งานสารบรรณที่ดีทำได้อย่างไร
โดย... นายทันดร  ธนะกุลบริภัณฑ์
เลขานุการสำนักการศึกษาต่อเนื่อง
มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2551)

ความสำคัญของงานสารบรรณ
          งานสารบรรณในที่นี้หมายถึงงานหนังสือราชการต่าง ๆ ที่แบ่งเป็นหลาย ๆ ประเภทตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน
สารบรรณ ที่ว่าปัจจุบันใช้ฉบับปี พ.ศ. 2526 งานสารบรรณเป็นงานที่สำคัญมากในระบบราชการเพราะว่าสำหรับประเทศไทย เอกสาร
ต่าง ๆ ที่จะฟ้องร้องกันได้ในศาลต้องเป็นหนังสือต้องมีเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นงานสารบรรณในที่นี้คือมีความสำคัญต่อผู้บริหาร
ต่อผู้ปฏิบัติงานและก็ต่อระบบการทำงาน โดยมีความหมายคือว่าผู้บริหารก็เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้บริหารในด้านต่าง ๆ ในการ
จัดทำเอกสารเพื่อติดต่อสื่อสารในระหว่างหน่วยงาน ต่อผู้ปฏิบัติงานในที่นี้ก็หมายถึงการนำข้อมูลเอกสารไปใช้ในการดำนินงาน มีการ
เก็บรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อเสร็จแล้ว และสำคัญต่อระบบงานก็คือเป็นศูนย์กลางเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้คือ
ความสำคัญ


ภาพจาก Web Site
http://www.cpc.ku.ac.th/news/comsumpan/may51/cspmay51.htm
ณ วันที่ 4-11-53

ประเภทของงานสารบรรณ
          1. การรับเอกสาร
          2. การส่งเอกสาร
          3. การปฏิบัติงานเกี่ยวกับการส่งหนังสือออก
          4. การส่งจดหมาย
          5. ส่งเอกสาร
          6. การเก็บหนังสือเอกสาร
          7. การรักษาหนังสือ
          8. ขั้นสุดท้ายการทำลายเอกสาร
          การทำลายหมายถึงเอกสารนั้นหมดความสำคัญไปแล้ว การทำลายเอกสารมีหลายขั้นตอน เช่น เรื่องเกี่ยวกับการเงินต้องเก็บไว้
10 ปี ถ้าเรื่องทั่วไปเก็บไว้ 1 ปี การทำลายก็หลายวิธีนำไปบดย่อยหรือว่านำไปทำลายรูปแบบอื่น ๆ แล้วแต่ว่าความเหมาะสมของเอกสาร
แต่ถ้าสำคัญมาต้องนำไปเข้าระบบย่อยนำไปรีไซเคิล

หลักการบรรณงานสารบรรณที่ดี
          1. เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานต้องมีความรอบรู้เกี่ยวกับการดำเนินการทางด้านเอกสาร เช่น การจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพต้อง
ครอบคลุมกระบวนการต่าง ๆ ตั้งแต่การผลิต การเผยแพร่ การใช้ การค้น การกำจัด
          2. ในการสื่อสารในสำนักงานและขององค์การ เช่น เอกสารลับ ถ้ารั่วไหลไปความเสียหายจะเกิดกับองค์การเป็นอย่างมาก สิ่งนี้
มีความสำคัญจะต้องทำให้ครอบคลุมทุกกระบวนการ


ภาพจาก Web Site
http://www.cpc.ku.ac.th/news/comsumpan/may51/cspmay51.htm
ณ วันที่ 4-11-53

          3. ระบบการผลิตเอกสารต่าง ๆ เช่น การประมวลคำ อาจจะใช้หลาย ๆ อย่าง ระบบการพิมพ์เอกสารไว้ในคอมพิวเตอร์ พิมพ์ด้วย
มือแล้วทำสำเนาไว้เก็บใส่แฟ้มใส่ไฟล์ก็แล้วแต่ประเภทของสื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ หรือว่าการค้นคืนก็จะต้องครอบคลุมระบบ ต่าง ๆ
ที่ช่วยให้สามารถค้นคืนนำมาใช้ได้ ไม่ใช่เก็บแล้วเก็บเลยไม่สามารถจะนำเอกสารนั้นมาใช้ได้อีก รวมถึงว่าต้องมีการกำหนดอายุไว้บน
เอกสารด้วยว่าเรื่องนี้ปฏิบัติเสร็จแล้วเก็บ 1 ปี แล้วก็รอทำลาย เรื่องการเงินเก็บ 10 ปี เป็นหลักฐานและก็จะทำลายปีไหนก็จะมีระบบ
เก็บต่อไป
          4. เอกสารที่เก็บไว้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงอย่างรวดเร็ว สะดวกและก็ทันต่อสถานการณ์
          5. ระเบียบของราชการไทยให้ทุกหน่วยงานควรมีการทำ 5 ส

แนวทางการเก็บเอกสารที่ดี
          1. ถ้าเป็นคำสั่งเป็นบันทึกต่าง ๆ ก็จะมีพิมพ์ชื่อ เรียน วันที่ที่ออก เรื่องเก็บไว้เป็นพัน ๆ เรื่องไว้ในเครื่องเวลาจะเพิ่มเรื่องพิมพ์
ใหม่หัวข้อใกล้เคียงกันแล้วก็ค้นจากคอมพิวเตอร์ไปเจอมาก็เปลี่ยนวันที่ เปลี่ยนหัวข้อ เปลี่ยนคนลงนามก็นำมาใช้ได้ พิมพ์เรียกด้านต้น
แบบเป็นเทมเพล็กของเอกสารต่าง ๆ
          2. การเก็บเป็นเอกสารส่วนใหญ่ก็จะเก็บใส่แฟ้มแล้วก็ไปเรียงไว้ในห้องเก็บเอกสาร และเอกสารลับไม่ค่อยมีเดี๋ยวนี้น้อยเพราะว่า
โปร่งใส ปัจจุบันลักษณะข้อมูลเอกสารประชาชนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกข้อมูล แม้แต่การสอบของมหาวิทยาลัยเดี๋ยวนี้ถ้านักศึกษาจะ
มาขอดูก็ต้องให้เขาดู เพราะมีพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารหน่วยงานต้องปฏิบัติตามระเบียบ

ระยะเวลาของการเก็บเอกสาร
          เอกสารทั่วไปจะเวลาเก็บ 1 ปี มาตรฐาน แต่ถ้าเป็นเอกสารลับพอปฏิบัติภารกิจแล้วเสร็จก็ไม่ลับแล้ว ทิ้งได้ เช่น งานพระราชทาน
ปริญญาบัตร ลับที่สุดก็จะมีออกประมาณ 200 ฉบับ ถึงทุกคนที่ทำหน้าที่เกี่ยวข้อง เช่น งานรักษาความปลอดภัย งานอารักขา ชั้นความ
ลับทั้งหลายจก็จะหมดไปแม้จะเป็บลับที่สุดก็ตามมีระยะเวลาในตัวอยู่ เช่น การเลื่อนขั้นช่วงของการเลื่อนขั้นเงินเดือน เดือนเมษายน
ตอนที่ยังไม่เปิดเผยยังไม่ผ่านที่ประชุม กพอ. ก็ยังเป็นลับอยู่พอประกาศผลออกมาแล้วทุกอย่างก็ไม่ลับสามารถขอดูได้ คะแนนได้เท่าไร
ประเมินยังไง สิ่งนี้ก็เพื่อการทักท้วงก็ไม่เป็นความลับ ส่วนใหญ่เอกสารจะลับเฉพาะก่อนปฏิบัติพอปฏิบัติเสร็จแล้วก็เปิดเผยได้การใช้
ภาษาในงานสารบรรณภาษาราชการไม่ใช่ภาษาพูดที่ใช้พูด ๆ กันแม้แต่การรายงานการประชุมก็มีรูปแบบและวิธีการเขียนที่เป็นทาง
การ ซึ่งมีแบบฟอร์มแล้วก็มีหนังสือที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องการดำเนินการทางด้านนี้การเขียนหนังสือราชการก็โดยสำนักงาน กพ. ออกมา
หลายเล่ม ท่านประวี ณ นคร ก็เขียนมาไว้หลายเล่มเหมือนกันที่เกี่ยวกับข้อแนะนำในการบริหารจัดการทางด้านการเขียนหนังสือ การ

แนะนำการขึ้นต้น การลงท้าย และก็ข้อความในช่วงวรรค ช่วงตอนในแต่ละวรรคเขาก็มี มีตัวอย่างให้ว่าแบบไหนควรใช้ ไม่ควรใช้ ใช้
ศัพท์ไม่ถูก การขึ้นต้นราชาศัพท์หรือว่าถึงพระสงฆ์ คำขึ้นต้นลงท้ายตามสมณศักดิ์ก็ไม่เหมือนกัน ต้องมีความระมัดระวังและก็คนที่ทำ
งานตรงนี้ต้องมีความรอบรู้ สำนักงานส่วนใหญ่จะมีพจนานุกรมเล่มใหญ่ ๆ และคู่มือการเขียนไว้ให้ตรวจสอบโดยเฉพาะหัวหน้างาน
อำนวยงานที่มีหน้าที่ดูตรวจเอกสารจะต้องมีคู่มือทางด้านพจนานุกรมไว้ดูด้วยว่าพิมพ์มาถูกต้องไหม แล้วก็มีระเบียบงานสารบรรณ
26 คำขึ้นต้นลงท้ายถูกไหม


ภาพจาก Web Site
http://www.champa.kku.ac.th/sc/new_more.asp?flag=event&p=13
ณ วันที่ 4-11-53

ประโยชน์ของงานสารบรรณ
          1. เอกสารมีการเข้าถึงข้อมูลได้หลายประเภท เช่น เอกสารลับมาก เอกสารปกปิด เอกสารลับที่สุด อันนี้ก็เป็นเอกสารที่จะต้องมี
การเก็บไว้อย่างดี ก็แต่ละหน่วยงานเขาจะตั้งเจ้าหน้าที่เอกสารลับประจำหน่วยงานมีการจัดเก็บ
          2. ปัจจุบันการจัดเก็บของอิเล็กทรอนิกส์ก้าวหน้าการขโมยข้อมูลกันผ่านอิเล็กทรอนิกส์หรือว่าไปเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ก็อาจจะ
มีปัญหา
          3. เอกสารที่ดีมีกระบวนการเก็บที่ดีก็ต้องมีการแบ่งออกเป็น เช่น การวางแผน การกำหนดโครงสร้างของเอกสาร กำหนดโครง
สร้างอายุ การออกแบบการเก็บ มีการกำหนดไว้ มีการเก็บรักษาก็ต้องไปเก็บของก็มีจัดเป็นห้องเก็บมีชั้นเก็บมีกล่องใส่แล้วก็มีเขียน
ลายละเอียดแปะหน้ากล่องแล้วก็มีให้รหัสเป็นเลขไว้เมื่อวันที่เท่าไร ของหน่วยงานไหนแล้วก็มีการควบคุมในลักษณะนี้ มีการให้รหัส
ไว้จะได้สามารถนำออกมาเพื่อการทำลายได้ถูกต้อง เมื่อครบอายุแล้วจะจัดเป็นโซน ๆ สิ่งนี้คือการบริหารงานเอกสาร

ข้อควรระวังสำหรับการทำงานสารบรรณ
          เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณต้องมีความละเอียดรอบคอบในการทำงาน ถ้าได้คนที่เผอเรอบ่อย ๆ ลงเลขผิด
รับผิด ป้อนข้อมูลผิดก็จะเกิดความเสียหายกับการทำงาน สิ่งเหล่านี้ก็เป็นกระบวนการที่จะต้องมีการดูแลรักษาอย่างดีต้องได้คนที่มี
บุคลิกลักษณะมีความรู้ หรือมีความชำนาญ มีไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการทำงาน เช่น บางครั้งเจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร
สำเนาไว้ก็หาตัวสำเนานั้นไม่พบ ปัจจุบันเกิดจากคิดว่าบันทึกในไว้ไฟล์คอมพิวเตอร์ที่เซฟลงในเครื่องไม่ว่าจะเป็นไดรฟ์ซี หรือไดร์ฟดี
และคิดว่าไม่มีปัญหา เนื่องจากทำแต่ต้นฉบับไว้เพียงแผ่นเดียวส่งออกไปหน่วยงานเป้าหมาย แต่พอกลับมาตรวจสอบอีกทีไฟล์ที่เขา
เซฟไว้ในโฟลเดอร์ไว้อย่างดีแล้ว ปรากฎว่าเป็นเอมตี้ โฟลเดอร์งานหายไปก็ไม่มีทางที่จะไปกู้คืน ดังนั้นการแก้ปัญหาต้องติดต่อหน่วย
งานที่ส่งไปแล้วขอสำเนาคืนว่าจะไปเก็บไว้เป็นต้นฉบับ

           ความหมายของงานสารบรรณก็คือว่า เป็นขั้นตอนของการเกี่ยวกับเริ่มตั้งแต่การผลิตการจัดทำ พิจารณา คิด ร่าง เขียน ตรวจ
ร่าง พิมพ์ ทาน ทำสำเนา นำเสนอ แล้วก็ส่ง การส่งหมายถึงว่าตรวจสอบ ลงทะเบียน ลงวันที่ บรรจุซอง แล้วก็นำส่ง นำส่งหลายวิธี ส่งทาง
ไปรณณีย์ เป็นต้น ต่อไปก็เสนอไปตามขั้นตอนแล้วพอวินิจฉัยจากผู้มีอำนาจทางบริหารงานหน่วยงานนั้นก็กลับมาแจกจ่ายไปสู่การปฏิบัติ
ิในที่สุดก็จัดเก็บรักษา สุดท้ายพอครบอายุก็ทำลาย


        อุษณีย์ จูฑะศิลป์    ผู้เรียบเรียง
(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2551)