ภาษาอังกฤษสำหรับการเขียนบัตรเชิญ
โดย... คุณดิษญา  ลิ้มตระกูล
เลขานุการผู้บริหารระดับสูง

(เนื้อหาและภาพประกอบเป็นความรับผิดชอบของผู้เขียน)


          หน้าที่อย่างหนึ่งของเลขานุการคือการจัดทำบัตรเชิญในโอกาสต่างๆ ซึ่งเป็นงานที่ต้องอาศัยความรู้ทางด้านภาษาที่ใช้ในการเขียน
และความละเอียดรอบคอบอย่างมาก เพราะหากเกิดความผิดพลาดก็จะกระทบกับภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของเจ้าภาพหรือองค์กร
ได้ ดังนั้นผู้ที่เป็นเลขานุการหรือผู้ที่ไม่ใช่เลขานุการแต่มีหน้าที่ในการจัดทำบัตรเชิญจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่ององค์ประกอบ
และสำนวนที่ใช้ในบัตรเชิญเป็นอย่างดี ก่อนจะลงมือเขียนในบัตรเชิญนั้นผู้จัดทำจะต้องรู้ก่อนว่างานเลี้ยงที่จะจัดนั้นเป็นงานประเภทใด
          งานเลี้ยงรับรอง หรือต้อนรับ a reception             งานเลี้ยงอาหารค่ำ a dinner
          งานเลี้ยงอาหารกลางวัน a lunch, a luncheon    งานเลี้ยงอาหารว่าง a brunch, a tea, a coffee
          งานเลี้ยงแบบค็อกเทล a cocktails                      งานเลี้ยงบุฟเฟต์ a buffet
          งานเลี้ยงอำลา a farewell party                          งานเลี้ยงแต่งงาน a wedding reception

โครงสร้างหรือองค์ประกอบของบัตรเชิญมีดังนี้

          1. ชื่อเจ้าภาพ ซึ่งอาจจะเป็นบุคคลหรือองค์กรก็ได้
          2. คำเชิญ
          3. ชื่อของผู้รับเชิญ
          4. รูปแบบของงานเลี้ยง
          5. วัตถุประสงค์ของการจัดงาน
          6. วันและเวลา
          7. สถานที่จัดงาน
          8. การแต่งกาย
          9. รายละเอียดการตอบกลับ
        10. คำขอพิเศษ
          อย่างไรก็ดีการจัดเรียงองค์ประกอบในข้างต้นอาจพบว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ในบางข้อก็สามารถสลับกันได้ ขึ้นอยู่กับ
ระดับความเป็นทางการและความเหมาะสม ในบรรทัดที่เป็นชื่อเจ้าภาพ ให้ใส่ชื่อของเจ้าภาพหากเป็นบุคคล แต่หากจัดในนามองค์กร
ให้ใส่ชื่อขององค์กรที่เป็นเจ้าภาพจัดงาน เช่น Mr. Somchai Wangdee, Nam Prik Thai Company Limited เป็นต้น

1. ชื่อเจ้าภาพ ซึ่งอาจจะเป็นบุคคลหรือองค์กรก็ได้
2. คำเชิญ
3. ชื่อของผู้รับเชิญ
4. รูปแบบของงานเลี้ยง
5. วัตถุประสงค์ของการจัดงาน
6. วันและเวลา
7. สถานที่จัดงาน
8. การแต่งกาย
9. รายละเอียดการตอบกลับ
10. คำขอพิเศษ
ตัวอย่างบัตรเชิญ
องค์ประกอบบัตรเชิญ

องค์ประกอบถัดมาคือคำเชิญและวัตถุประสงค์ของการจัดงาน โดยจะมีรูปแบบสำนวนดังต่อไปนี้

..request (s)
(หากเจ้าภาพเป็นบุคคลเพียงคนเดียว
หรือเป็นองค์กรเดียว ซึ่งจะเข้าข่ายเป็น
ประธานเอกพจน์ ต้องเติม s แต่หาก
เจ้าภาพมีหลายคนหรือหลายองค์กร
จะเข้าข่ายเป็นประธานพหูพจน์ ไม่ต้องเติม s)
the honor
the pleasure
of the company (of)...(ชื่อผู้รับเชิญ)
of your company (at)
of your presence (at)
of your participation (in)
of your attendance (at)

ในบางครั้งก็จะมีการระบุวัตถุประสงค์ในการจัดงานลงไปในส่วนนี้ด้วย เช่น
          เพื่อเลี้ยงรับรองหรือต้อนรับ       a reception of …(ชื่อบุคคล)
          เพื่อเลี้ยงอำลา                         a farewell party for…(ชื่อบุคคล)
          เพื่อฉลองครบรอบ                   on the occasion of 24th anniversary of ABC company
          เพื่อฉลองในโอกาสแต่งงาน      the wedding reception of Mr. …and Miss. …(ชื่อบุคคล)
          เพื่อเป็นเกียรติแก่บุคคล           in honor of …(ชื่อบุคคล)

ตัวอย่างการสร้างประโยค

          Jadi Company Limited requests the pleasure of your presence at a buffet dinner on the occasion of 15th
anniversary.
          Mr. Rakthai and Mrs. Jaidee Yoodee request the pleasure of the company of Miss. Arunee Yenjai at a
wedding reception of …

รูปแบบของการเขียนวันและเวลาก็มีความหลากหลายเช่นเดียวกัน แต่ควรจะใช้รูปแบบมาตรฐานสากลเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
การเขียนวันและเวลาจะมีการเรียงลำดับดังนี้

วัน
เดือน
วันที่
ปี
เวลา
On Saturday,
Sunday,
January
March
9th,
9th ,
2010
2011
at 19.00 hours
from 6.00-8.00 p.m.

          ในการเขียนสถานที่จัดงานจะเรียงจากสถานที่เล็กสุดไปหาสถานที่ใหญ่สุด เช่นในการจัดงานที่โรงแรม จะเริ่มจากการบอกชื่อ
ห้องแล้วจึงตามด้วยชื่อโรงแรม ดังตัวอย่างต่อไปนี้

at Benchamas Ballroom, Grand Luxury Hotel

          ในการเขียนระบุถึงเครื่องแต่งกายเป็นอีกส่วนที่สำคัญที่ต้องปรากฏในบัตรเชิญ โดยควรจะแยกให้ชัดเขนระหว่างบุรุษและสตรี
หรือไม่ก็ควรระบุให้ครอบคลุมแขกผู้รับเชิญทุกกลุ่ม คำศัพท์ภาษาอังกฤษสำหรับการระบุเครื่องแต่งกายมีดังนี้

ชุดประจำชาติ
National Dress ชุดสากล ิBusiness Attire, Lounge
Suit
ชุดราตรี Evening Dress ชุดลำลอง Casual, Informal
เครื่องแบบเต็มยศ Full Dress Uniform    

          ในบัตรเชิญจะมีรายละเอียดการตอบกลับ ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญเพราะถือเป็นมารยาทที่พึงปฏิบัติของผู้ที่ได้รับเชิญที่จะต้องตอบ
กลับไปยังเจ้าภาพว่าตนเองสามารถไปร่วมงานได้หรือไม่ เพื่อที่เจ้าภาพจะได้ทราบจำนวนผู้เข้าร่วมงานที่แน่นอน และจะได้ตระเตรียม
งานได้เหมาะสม โดยจะระบุข้อความอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

R.S.V.P ย่อมาจาก Repondez s’il vous plait ซึ่งเป็นภาษาฝรั่งเศสแปลว่าโปรดตอบ

Regrets only มีความหมายว่าหากมาไม่ได้ ให้แจ้งกลับ
ซึ่งเจ้าภาพเองก็จะต้องให้รายละเอียดการตอบกลับด้วยว่าจะให้ตอบกลับด้วย
วิธีใด เช่น

Tel. 02 222 0000
E-mail: RSVP@myfare.co.th

และในส่วนสุดท้ายของบัตรเชิญมักจะเป็นการระบุให้ผู้รับเชิญนำบัตรเชิญติดตัวมาในวันงานด้วย โดยจะใช้สำนวนดังต่อไปนี้

Please kindly bring this invitation card along
Kindly bring this card with you
Please present this invitation card

ดังที่ได้กล่าวไปในเบื้องต้นแล้วว่าในการเขียนบัตรเชิญนั้นมีรูปแบบสำนวนที่หลากหลาย การเลือกใช้ควรคำนึงถึงความเหมาะสมและ

Mr. Sean Robinson, Managing Director

requests the pleasure of your attendance at the dinner party

on the occasion of 10th anniversary of Games Power Company Limited

on Friday, June 25th ,2010

at 18.00 hours

at Jade Ballroom, Siam Royal Convention Hotel

Dress: Formal                                                                                                              R.S.V.P.
E-Mail: rsvp@gp.co.th

ตัวอย่างบัตรเชิญ


ระดับความเป็นทางการของงานเลี้ยง ซึ่งเลขานุการและผู้ที่รับผิดชอบด้านการเตรียมจดหมายเชิญควรพิจารณาและเลือกใช้ให้
เหมาะสม อย่างไรก็ดีสำนวนภาษาอังกฤษที่ใช้ในการเขียนบัตรเชิญที่นำมาเสนอในบทความนี้เป็นสำนวนที่ใช้กันโดยทั่วไป ที่ผู้อ่านนั้น
สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในโอกาสที่ตนต้องเขียนบัตรเชิญสำหรับงานเลี้ยงที่เป็นทางการ