การบริหารงานกับการเปลี่ยนแปลง

โดย รองศาสตราจารย์ ดร.พาณี สีตกะลิน

        ปัจจุบันสิ่งแวดล้อมมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ในการบริหารงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะต้องมีการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ซึ่งเกิดจากการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างสิ่งแวดล้อมและองค์การ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะมีธรรมชาติพื้นฐานที่เกิดขึ้น ดังนั้น ผู้บริหารจึงต้องพิจารณาและสังเกตพื้นฐานของการเปลี่ยนแปลงภายในองค์การที่บริหารอยู่ว่ามีลักษณะพื้นฐานประเภทใด ดังนี้

        1. มีลักษณะความสัมพันธ์เชิงเส้นตรง เกิดจากความสัมพันธ์ระหว่างปัจจัยหรือองค์ประกอบสองสิ่งที่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน เช่น เมื่อสิ่งหนึ่งเพิ่มขึ้นอีกสิ่งก็จะเพิ่มขึ้นด้วย ซึ่งจะคาดการณ์ความเปลี่ยนแปลงในความสัมพันธ์เชิงเส้นตรง เป็นต้น

        2. ลักษณะแบบแยกส่วน  ความสัมพันธ์ของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะเกิดจากส่วนต่างๆ ที่ทำงานแยกออกจากกัน แต่จะมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กันในภาพรวม

        3. ลักษณะเชิงระบบ  เมื่อพิจารณาดูอย่างลึกซึ้งจะพบว่า การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะมีการปฏิสัมพันธ์ระหว่างความเป็นธรรมและความเกี่ยวข้องกัน

        4. ลักษณะแบบทฤษฎีความยุ่งเหยิงหรือ Chaos theory กล่าวคือ เกิดจากการปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการย่อยหลายกระบวนการ และมีผลกระทบต่ออีกกระบวนการ ซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อน

        5. ลักษณะระบบการปรับตัวเชิงซ้อน  เกิดจากปัจจัยนำเข้าหลายปัจจัยของระบบหรือกระบวนการ และเป็นกระบวนการหรือระบบเชิงซ้อน ทำให้คาดการณ์ผลที่เกิดขึ้นได้ยาก เนื่องจากแต่ละปัจจัยจะมีการปรับตัวหรือปฏิสัมพันธ์กับปัจจัยอื่นตลอดเวลา และระบบหรือกระบวนการเกิดการปรับตัวเชิงซ้อน

        จากลักษณะพื้นฐานทั้ง 5 ประการดังกล่าวข้างต้น เป็นสิ่งที่ผู้บริหารจะต้องสังเกต ศึกษา และคาดการณ์ว่า การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายในองค์การ ซึ่งผู้บริหารจะต้องทำความเข้าใจก่อนที่จะดำเนินการลงมือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จะเกิดขึ้น

        เมื่อผู้บริหารพิจารณาและลักษณะพื้นฐานแล้วว่า องค์การจะมีการเปลี่ยนแปลงลักษณะใด ซึ่งบางครั้งต้องผสมผสาน 2-3 ลักษณะรวมกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบทขององค์การ

นอกจากลักษณะการเปลี่ยนแปลงขององค์การและสิ่งที่ต้องพิจารณาประเภทการเปลี่ยนแปลงขององค์การที่ผู้บริหารจะต้องตระหนักเมื่อต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

ประเภทของการเปลี่ยนแปลง มีดังนี้

        1. กระบวนการทำงาน  ภายในองค์การทุกองค์การจะมีกระบวนการทำงาน กระบวนการทำงานเกิดจากการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนกับคนในการทำงาน แต่ละองค์การมีกระบวนการทำงาน/ การปฏิบัติงานในหน่วยงานย่อยมากกว่า 1 หน่วย ผลลัพธ์ของแต่ละกระบวนการทำงาน/ การปฏิบัติงานมีความสัมพันธ์และส่งผลกระทบต่ออีกกระบวนการหนึ่ง ซึ่งอาจมีความเชื่อมโยงทั้งในระบบย่อยและระบบใหญ่ขององค์การ บางครั้งเกิดความขัดแย้งหรือสวนทิศทางกับวิสัยทัศน์ขององค์การ การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน/ การปฏิบัติงาน ผู้บริหารองค์การจะมุ่งเน้นการเชื่อมต่อหรือการเชื่อมรอยต่อที่เรียก “seamless” และให้ทุกกระบวนการเกิดการประสานกัน (aligment) ในการเชื่อมต่อและประสานกันอย่างสนิททุกกระบวนการ เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์องค์การที่ตั้งไว้

        2. ระบบ  ในที่นี้หมายถึง ระบบวิธีการปฏิบัติงาน ระบบการบริหารงานบุคคล ระบบการให้รางวัลและลงโทษ ระบบการให้บริการ เป็นต้น ระบบในที่นี้ หมายถึง กลุ่มงานของวิธีการปฏิบัติงานที่ผูกพันกันเป็นร่างแห เชื่อมโยงกันและไม่สามารถแยกออกมาเป็นกลุ่มได้ แต่การเปลี่ยนแปลงระบบงานใดระบบงานหนึ่งอาจทำแบบขุดรากถอนโคนแต่ไม่ส่งผลกระทบต่อระบบหรือกลุ่มงานอื่นหรือภาพรวมขององค์การ

        3. โครงสร้าง  โครงสร้างขององค์การในที่นี้หมายถึง โครงสร้างทางการบริหาร สายบังคับบัญชา โครงสร้างการประสานงาน โครงสร้างหรือผังองค์การจะทำให้ทราบลำดับขั้นการบังคับบัญชา กำหนดอำนาจการดำเนินการแต่ละตำแหน่งหน้าที่ นอกจากนี้ ยังทำให้ทราบความเชื่อมโยงของแต่ละหน่วยงาน ในยุคปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและการแข่งขันสูง ผู้บริหารจะพิจารณาการปรับเปลี่ยนโครงสร้างที่เหมาะสมกับสภาวการณ์ ซึ่งอาจมีการยุบเลิก ควบรวมบางหน่วย ส่งผลทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนตำแหน่ง ยกเลิก หรือเลิกจ้างบุคลากร การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การที่เรียก “re-structuring”

        4. วัฒนธรรมพื้นฐาน  วัฒนธรรมองค์การเป็นแบบแผนพฤติกรรมของคนในองค์การแสดงถึงการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนภายในองค์การ วัฒนธรรมองค์การเป็นสิ่งที่คนสร้างขึ้นร่วมกันมาจนซ้ำๆ กัน จนเป็นแบบแผนที่เป็นเอกลักษณ์ของคนในองค์การ วัฒนธรรมองค์การจะยึดเป็นเอกลักษณ์ขององค์การที่มาผสมผสานกับเอกลักษณ์ประจำตนของบุคคลในองค์การ การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การจึงต้องเริ่มกันที่ระดับบุคคลก่อน โดยเริ่มจากการปรับเปลี่ยนเจตคติ ความเชื่อ ทัศนคติก่อน นอกจากนี้ ยังมีอีกวิธี คือ การบังคับหรือกึ่งบังคับให้ปรับเปลี่ยนพฤติกรรม ถึงแม้ว่าบุคคลภายในองค์การยังไม่มีความเชื่อว่า การเปลี่ยนแปลงจะนำไปสู่ในสิ่งที่ดีกว่า

        จากประเภทของการเปลี่ยนที่ผู้บริหารจะต้องคำนึงถึง เพื่อให้เกิดการทำสิ่งใหม่หรือเริ่มต้นลงมือเปลี่ยนแปลงจากสิ่งเดิม แนวทาวการทำงานแบบเดิม โดยบุคลากรภายในองค์การยังไม่มีความเชื่อว่า การเปลี่ยนแปลงจะนำไปสู่ในสิ่งที่ดีกว่าเดิม บุคลากรจะมีความรู้สึกอึดอัด กลัว ต่อต้าน เพราะคิดว่าสิ่งที่เคยทำอยู่ก็ดีอยู่แล้ว มีความเคยชินกับสิ่งเดิมๆ ตลอดจนคิดว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดผลดีแต่เฉพาะผู้บริหาร ผลประโยชน์ต่อผู้บริหารเท่านั้น นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงยังอาจเกิดจากการถูกให้ทำสิ่งที่ไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติ การให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแก่บุคลากรทุกระดับเพื่อสร้างความเข้าใจ เปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็น จะเป็นการเสริมสร้างให้เกิดการยอมรับการเปลี่ยนแปลง

        เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในองค์การ ผู้บริหารจะต้องสังเกตและคำนึงถึงทางด้านจิตวิทยาของสมาชิกในองค์การทางด้านความรู้สึก ความคิด การแสดงออกทางด้านพฤติกรรมต่างๆ เนื่องจากสมาชิกแต่ละคนจะมีเอกลักษณ์ของตนเองที่ผสมผสานกับเอกลักษณ์ขององค์การ และยึดถือว่า คือ ความมั่นคงร่วมกับความรู้สึกที่ปลอดภัยในการงานที่ทำ การเปลี่ยนแปลงขององค์การที่เกิดขึ้นจากลักษณะพื้นฐานหรือจากปัจจัยทั้งภายในและสภาวะแวดล้อมภายนอกขององค์การที่ต้องทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง สมาชิกขององค์การจะเกิดความกลัว อึดอัดในสิ่งที่แตกต่างไปจากเดิม บางกลุ่มอาจยอมรับหรืออยากท้าทายสิ่งใหม่ที่จะนำไปสู่สิ่งที่ดี เมื่อสังเกตพฤติกรรมของสมาชิกจะพบพฤติกรรม ดังนี้

        1. ความกังวล ในสิ่งใหม่ที่จะเกิดขึ้น สมาชิกองค์การจะมีคำถามเกี่ยวกับข้อมูลของการเปลี่ยนแปลงมากมาย สิ่งแรกที่สมาชิกองค์การต้องการทราบคือผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับตนในเรื่องต่างๆ เช่น ความมั่นคงในหน้าที่การงาน การยอมรับนับถือ ผลประโยชน์ต่างๆ ความก้าวหน้า รวมทั้งการปรับเปลี่ยนวิถีชีวิตในการทำงาน เป็นต้น

        2. การเปลี่ยนแปลงทางอารมณ์ ภายหลังได้รับข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลง สมาชิกจะมีความรู้สึกและเกิดอารมณ์ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ตั้งแต่ตกใจจนถึงขั้นช็อก การปฏิเสธไม่ยอมรับ หลีกเลี่ยงไม่เชื่อว่าเป็นความจริง การโกรธ โมโห แล้วพยายามหาทางต่อรองหาทางออกให้ตนเอง เมื่อหลีกเลี่ยงไม่ได้ก็ต้องยอมรับ จึงเกิดความซึมเศร้าต่อสิ่งที่เกิดการเปลี่ยนแปลง และต้องการหาทางออกไป เพื่ออยู่กับโลกแห่งความเป็นจริง และต้องยอมรับกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในสถานการณ์ปัจจุบัน

        3. การตอบสนองที่ยอมรับ  ในสิ่งที่เกิดขึ้นในเชิงบวกที่เกิดความตื่นเต้นยินดีต่อการเปลี่ยนแปลง โดยมองโลกในแง่ดี คาดหวังว่าจะเกิดสิ่งดีๆ สิ่งใหม่ๆ ในชีวิตขึ้น พร้อมที่จะเดินก้าวไปข้างหน้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างความเชื่อมั่น มีความสุข และสนุกต่อการเรียนรู้สิ่งใหม่ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลง ใช้ศักยภาพที่มีอยู่ของตนเองให้มากอย่างเต็มที่ เพื่อการขับเคลื่อนขององค์การ

        ผู้บริหารยุคใหม่ขององค์การจะต้องเตรียมพร้อมในเรื่องการให้ข้อมูลแก่สมาชิกขององค์การ เมื่อท่านต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลง โดยต้องศึกษาในประเด็นพื้นฐานดังกล่าวข้างต้น และยอมรับในสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมตั้งรับกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นแก่สมาชิกขององค์การ ในตอนต่อไปจะกล่าวถึงจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

………………………………..

บรรณานุกรม

Cohen, A. (2002).  “Mainstreaming corporate entrepreneurship: Leadership at every level of organization.” Retrieved July 18, 2010, from http://www.lifelessordinary.com/emails/images/Enterprenerualism/  Mainstreaming-Corporate-Entrepreneurship-Leadership-at-Every-Level-of-the-Organization.pd
Patsula Media. (2001). “Developing Leadership & Managerial Skills.”  Retrieved July 18, 2010, from http://www.smbtn,com.books/gb5.pdf
Retrieved from http://www.brandage.com/Modules/DesktopMoudles/ Article/ArticleDetail.aspx?tabID=2&ArticleID=552&ModuleID=21&GroupID=296

………………………………….