เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้

โดย อาจารย์อรวรรณ น้อยวัฒน์
           

        เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ถูกสร้างขึ้นมาโดยมีจุดมุ่งหมายหลักเพื่อนำไปใช้ในการถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้  โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ ได้แก่  เครื่องมือที่ช่วยในการเข้าถึงความรู้  เหมาะกับความรู้ประเภทความรู้เด่นชัด (Explicit knowledge)  ซึ่งเป็นความรู้ที่เป็นเหตุเป็นผล สามารถรวบรวมและถ่ายทอดออกมาในรูปแบบต่าง ๆ   และเครื่องมือที่ช่วยในการถ่ายทอดความรู้  เหมาะกับความรู้ประเภทความรู้ที่อยู่ในตัวตน (Tacit knowledge)  ซึ่งเป็นความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล เกิดจากประสบการณ์ การเรียนรู้ หรือพรสวรรค์  ความรู้ชนิดนี้พัฒนาและแบ่งปันกันได้ และเป็นความรู้ที่ก่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน   นอกจากนี้แล้ว เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้มีหลากหลายประเภท แต่ละประเภทมีความแตกต่างกันซึ่งผู้ปฏิบัติควรเลือกเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ให้เหมาะสมกับแต่ละกิจกรรม  รายละเอียดเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ (บุญดี  บุญญากิจ  และคณะ, 2549; พิเชฐ บัญญัติ, 2555). มีดังต่อไปนี้

1. ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of practice : CoP) 

        เป็นเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการ เกิดจากความใกล้ชิด ความสนใจในเรื่องเดี่ยวกันและพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน  เครื่องมือจัดการความรู้ประเภทชุมชนนักปฏิบัตินี้จะเอื้อต่อการเรียนรู้และการสร้างความรู้ใหม่ๆ เพราะมีลักษณะแบบไม่เป็นทางการ

2.  การทบทวนหลังปฏิบัติการหรือการถอดบทเรียน (After action review : AAR) 

        เป็นการคุยกันถึงกิจกรรมที่ช่วยให้แต่ละคนเรียนรู้ด้วยตนเองเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นว่าเป็นไปตามที่คาดหวังไว้หรือไม่  เรื่องที่เป็นสิ่งดี  เรื่องที่ควรปรับปรุง  และบทเรียนที่ได้จากการทำงานเรื่องหนึ่งเรื่อใดแล้วเสร็จ   การถอดบทเรียน มี 3 รูปแบบ คือ 1) แบบเป็นทางการ  โดยการประชุมทันที หลังเสร็จกิจกรรมมีการตั้งคำถาม และให้ผู้ร่วมกิจกรรมบันทึกคำตอบอย่างสั้น ๆ ลงในกระดาษแผ่นน้อย แล้วรวบรวมสรุปเป็นบทเรียน 2) แบบไม่เป็นทางการ โดยการประชุมหรือนำเสนอหลังเสร็จกิจกรรมย่อยในโครงการ ใช้การพูดคุยสั้น ๆ เป็นกันเองตรงไปตรงมา  แต่ควรมีบันทึกเก็บไว้เป็นบทเรียนของตนเอง  ประเภทสุดท้าย 3) แบบเป็นส่วนตัว คือ ถามตัวเอง หรือเพื่อนสนิทที่ร่วมกิจกรรมหรือโครงการ 2 – 3 คน ถามคำถามสั้น ๆ ง่าย ๆ แล้วบันทึกไว้เป็นบทเรียนของตนเองเช่นเดียวกัน

3.  เรื่องเล่าเร้าพลัง (Springboard storytelling) 

         เป็นการถอดความรู้โดยการมอบหมายให้บุคคลที่มีผลงานเด่นหรือจากมุมมองคนสำคัญคนใดคนหนึ่งของการทำกิจกรรมนั้น  มาเล่าให้คนอื่นฟังว่าทำอย่างไร โดยเล่าสิ่งที่ตนเองทำจริงแบบเข้าใจง่าย  มีการสอดแทรกแนวคิด เป็นเรื่องสั้นๆ หนึ่งเรื่องมีหนึ่งประเด็น  เพื่อเป็นตัวเชื่อมต่อความรู้ความเข้าใจให้ผู้ฟังเกิดความคิดใหม่ๆ  และกระตุ้นให้ผู้ฟังนำบทเรียนที่ได้ไปใช้กับงานของตน

4.  เวทีเสวนาหรือสุนทรียสนทนา (Dialogue)

        เป็นการปรับฐานความคิดโดยการฟังจากผู้อื่นทำให้เกิดความหลากหลายทางความคิด  ผู้ที่รับฟังเห็นภาพที่ใกล้เคียงกัน  เวทีเสวนาเป็นการพูดคุยโดยไม่มีหัวข้อหรือวาระล่วงหน้า ไม่มีประธาน ไม่เหมือนการประชุมอย่างมีเป้าหมายเพื่อหาข้อสรุป เป็นการพูดคุยกันระหว่างคนสองคน หรือเป็นกลุ่ม เป็นการพูดออกมาจากใจ จากความรู้สึก จากประสบการณ์โดยตรง และฟังอย่างลึกซึ้งไม่ตัดสินถูกผิด ไม่แย้งแต่ฟังไปจนจบโดยยังไม่ตัดสินใจ  หลังจากนั้น  เราจึงจัดประชุมหรืออภิปรายเพื่อแก้ปัญหาหรือหาข้อยุติต่อไปได้โดยง่าย และผลหรือข้อยุติที่เกิดขึ้นจะเกิดจากการที่เราเห็นภาพในองค์รวม

5.  เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer assist)  

        เป็นการเชิญทีมอื่นหรือบุคคลอื่นมาแบ่งปันประสบการณ์ดีๆ (Best practice)  โดยมีการเสนอแนะ  การสอน  การเล่าให้ฟังเกี่ยวกับกิจกรรมที่ปฏิบัติเพื่อจะได้นำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือการดำเนินงานในครั้งต่อไป

6. การเรียนรู้โดยการปฏิบัติ (Action Learning)

        เป็นการรวมกลุ่มกันของผู้ปฏิบัติเพื่อจะแก้ไขปัญหาใดปัญหาหนึ่ง โดยการวิเคราะห์สาเหตุและทางเลือก เลือกที่เหมาะสมแล้วนำไปปฏิบัติ พร้อมทั้งติดตามประเมินผลเพื่อปรับให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

7. มาตรฐานเปรียบเทียบ (Benchmarking) 

        เป็นการตกลงกันเองในกลุ่มผู้ปฏิบัติ  โดยกำหนดประเด็นร่วมกันแล้วนำมาเปรียบเทียบ  เพื่อร่วมมือกันในการยกระดับงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ ในการเปรียบเทียบมี 2 แบบ คือ เปรียบเทียบกระบวนการ (Process benchmarking)  และเปรียบเทียบผลลัพธ์ (Result benchmarking)  เป็นการเปรียบเทียบให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกันเพื่อพัฒนางานไม่ใช่เปรียบเทียบเพื่อแข่งขันเอารางวัล 

8.  ฐานความรู้บทเรียนและความสำเร็จ (Lesson learned and best practices databases)

        เป็นการจัดการองค์ความรู้ในองค์กรได้มีการจัดเก็บองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นจากประสบการณ์ ทั้งในรูปแบบของความสำเร็จ ความล้มเหลวและข้อเสนอแนะในเรื่องที่สนใจในรูปฐานข้อมูล  โดยมีช่องทางการเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา เช่น ระบบอินเตอร์เน็ต หรือระบบอินทราเน็ต หรือระบบอื่นๆ  เป็นต้น ซึ่งการค้นหาข้อมูลจะมีความสะดวกและถูกต้องเป็นหลักการสำคัญ

        นอกจากนี้ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ยังมีอีกหลายประเภท  เช่น   เวทีกลุ่มเฉพาะ (Focus group)  การศึกษาดูงาน (Study tour)  การเรียนรู้ร่วมกันหลังงานสำเร็จ (Retrospect)   การค้นหาสิ่งดีรอบตัวหรืสุนทรียสาธก (Appreciative inquiring)  การสอนงาน (Coaching)   การเป็นพี่เลี้ยง (Mentoring)    ฟอรัม ถาม – ตอบ (Forum) ซึ่งเครื่องมือแต่ละประเภทมีลักษณะ  ข้อดี  ข้อควรคำนึงและผลที่ได้จากการจัดการความรู้แตกต่างกัน  ผู้ที่นำไปใช้ควรเลือกให้เหมาะกับกิจกรรมที่ปฏิบัติและจุดมุ่งหมายของกิจกรรมที่ต้องการ  จึงจะเป็นการใช้เครื่องมือจัดการความรู้เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด

……………………………….
เอกสารอ้างอิง

พิเชฐ บัญญัติ. (2555). “KM Tools : เครื่องมือการแลกเปลี่ยนเรียนรู้”. ค้นคืนจาก http://gotoknow.org/blog/practicallykm/119306
บุญดี  บุญญากิจ  และคณะ.  (2549). การจัดการความรู้ จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติ. กรุงเทพมหานคร:  สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ,  บริษัท ซีเอ็ดยูเคชั่น จำกัด (มหาชน). 

ภาพประกอบ banner จาก ; http://growmap.com/online-business-tools/