Search this page
Module 3
The Six Cs of Writing (concrete, concise, clear, complete, correct, and considerate)
หลัก 6C ของการเขียน (เป็นรูปธรรม กระชับ ชัดเจน สมบูรณ์ ถูกต้อง และคำนึงถึงผู้อ่าน)

หลัก 6C ของการเขียน มีดังนี้

 

การเขียนให้เป็นรูปธรรม (concrete)

การเขียนให้เป็นรูปธรรม หมายถึงการเขียนที่มีลักษณะเป็นธรรมชาติและน่าสนใจ ซึ่งอาจทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

  1. ใช้ภาษาที่มีลักษณะคล้ายภาษาพูด หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่เข้าใจยากหรือที่เป็นนามธรรม เช่น ใช้คำว่า first แทน initial เป็นต้น
  2. ใช้สรรพนามบุรุษที่ 1 และ 2 เช่น I, we, you ในการเขียนจดหมายธุรกิจ จะช่วยทำให้จดหมายฟังดูเป็นธรรมชาติ เป็นกันเอง และน่าสนใจ
  3. หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำสำนวนเก่า ๆ ที่ใช้กันจนติดปาก เพราะจะทำให้งานเขียนจืดชืด ไม่มีชีวิตชีวา เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า Attached herewith is the information you requested on Siamese Twins.
    ควรเขียนว่า Here is the information you requested on Siamese Twins.

^Top


การเขียนให้กระชับ (concise)

การเขียนให้มีความกระชับ หมายถึงการเขียนที่ครอบคลุมเนื้อหาหรือใจความที่ต้องการสื่อความหมายอย่างครบถ้วน โดยใช้คำจำนวนน้อยที่สุด การเขียนให้กระชับมีประโยชน์หลายประการ เช่น สื่อความหมายได้ชัดเจน ประหยัดเวลาในการเขียน การอ่าน และการพิมพ์ ประหยัดค่ากระดาษ ค่าหมึก และค่าที่เก็บเอกสาร การเขียนที่ไม่กระชับจะทำให้งานเขียนด้อยคุณค่าลง นอกเหนือจากทำให้สิ้นเปลือง วิธีเขียนให้กระชับมีหลักดังนี้

  1. ใช้คำ adjective และ adverb เฉพาะในกรณีที่คำเหล่านั้นสามารถเพิ่มความหมายให้กับข้อความ เช่น ข้อความว่า very perfect ควรตัด very ออก เพราะ very ไม่ได้เพิ่มความหมายให้กับ perfect (สมบูรณ์แบบ) แต่อย่างใด
  2. ใช้คำแทนวลี ซึ่งจะทำให้ใช้คำน้อยลงและทำให้ข้อเขียนกระชับขึ้น เช่น
    With regard to the question of insurance, we are informed that premium rates have been raised.
    เพื่อให้ข้อความกระชับ ควรใช้คำว่า Concerning แทนวลี With regard to
  3. ใช้วลีแทนอนุประโยค เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า Files which are left in the old office should be carefully marked.
    ควรเขียนว่า Files left in the old office should be carefully marked.
  4. หลีกเลี่ยงการใช้คำหรือข้อความที่มีความหมายซ้ำกันในประโยคเดียวกัน เช่น The manager has returned back to the office.
    คำว่า return มีความหมายว่า กลับมาอยู่แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องมีคำว่า back อีก
    Professors should prepare their lesson plans in advance.
    คำว่า in advance อาจตัดทิ้งได้ เพราะคำว่า plan หมายถึง สิ่งที่วางแผนไว้ล่วงหน้าอยู่แล้ว
    We should repeat what the prime minister said again.
    คำว่า again ควรตัดทิ้ง เพราะ คำว่า repeat หมายถึงการทำซ้ำอยู่ในความหมายของคำอยู่แล้ว
  5. หลีกเลี่ยงการใช้คำที่สื่อความหมายที่ทราบได้อยู่แล้วจากส่วนอื่น ๆ ของประโยค เช่น As the president strolled back, the sun was setting in the west.
    ข้อความ the sun was setting ทำให้ผู้อ่านทราบได้ทันทีอยู่แล้วว่า จะต้องเป็นทิศตะวันตก เพราะดวงอาทิตย์จะไม่ตกทางทิศอื่น จึงไม่จำเป็นต้องใส่ข้อความ in the west
  6. หลีกเลี่ยงการใช้ passive voice โดยไม่จำเป็น เพราะ passive voice ทำให้ต้องใช้คำมากขึ้นและยังทำให้ข้อความชัดเจนน้อยลงด้วย เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า The project was brought to a conclusion by the foreman.
    ควรเขียนว่า The foreman brought the project to a conclusion.
    อนึ่ง passive voice อาจใช้ในกรณีต่าง ๆ ต่อไปนี้
    - ในกรณีที่ไม่ต้องการเน้นผู้กระทำ เช่น Lunch is being served.
    - ในกรณีที่ต้องการให้ฟังดูนุ่มนวลขึ้น เช่น แทนที่จะเขียนว่า I want a prompt reply. ซึ่งฟังดูห้วน ควรเขียนว่า A prompt reply would be appreciated.
    - ในกรณีที่ต้องการหลีกเลี่ยงการต่อว่าอย่างตรงไปตรงมา เช่น แทนที่จะเขียนว่า You made several errors. ควรเขียนว่า Several errors were made.
  7. หลีกเลี่ยงการเขียนเยิ่นเย้อ เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า This post is not so attractive so far as salary is concerned.
    ควรเขียนว่า This post is not so well paid.

    อนึ่ง ในการเขียนให้กระชับนั้น ควรระวังม่ให้ผิดความหมายไปและไม่ให้งานเขียนขาดความสมบูรณ์ในด้านเนื้อหาที่ต้องการสื่อความ ผู้เขียนต้องฝึกถามตนเองว่า คำหรือข้อความต่าง ๆ ที่ใช้นั้นจำเป็นหรือไม่ เพิ่มความหมายให้กับงานเขียนหรือไม่ ทำให้ผุ้อ่านเข้าใจดีขึ้นหรือไม่ และจะช่วยให้ผู้อ่านตอบสนองตามที่ผู้เขียนต้องการหรือไม่ หากคำตอบที่ได้คือไม่ ก็ควรตัดคำหรือข้อความนั้น ๆ ออก

^Top


การเขียนให้ชัดเจน (clear)

ความชัดเจนของงานเขียนจะช่วยทำให้ผู้อ่านเข้าใจงานเขียนได้ทันที งานเขียนที่ชัดเจนจะต้องสื่อความหมายได้เพียงความหมายเดียว ซึ่งก็คือความหมายที่ผู้เขียนต้องการจะสื่อกับผู้อ่าน วิธีเขียนให้ชัดเจนจะต้องระมัดระวังในส่วนของคำ ประโยค และย่อหน้า
1. คำ มีข้อควรปฏิบัติและข้อควรหลีกเลี่ยงดังนี้

1.1 เลือกใช้คำที่สั้นและง่าย แทนคำหรือข้อความยาว ๆ เช่น

ใช้ do แทน accomplish
decide แทน come to a decision
soon แทน in the near future

1.2 เลือกใช้คำที่ตรงกับความหมายที่ต้องการสื่อจริง ๆ เช่น ไม่เขียนว่า I am writing to advise you. เมื่อต้องการสื่อความว่า I am writing to inform you.

1.3 เลือกใช้คำที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง แทนคำที่มีความหมายกว้าง ๆ เช่น
แทนที่จะเขียนว่า Please communicate with us no later than November 17.
ควรเขียนว่า Please write us no later than November 17.
คำว่า communicate มีความหมายกว้างเกินไป ผู้อ่านอาจสงสัยว่าต้องการให้ติดต่อด้วยวิธีใด

1.4 เลือกใช้คำที่เป็นรูปธรรมแทนคำที่เป็นนามธรรม (abstract noun) เพราะจะช่วยทำให้งานเขียนชัดเจนและเข้าใจง่ายขึ้น เช่น
แทนที่จะเขียนว่า Your entitlement to a pension will be dependent upon length of service.
ควรเขียนว่า Whether or not you are entitled to a pension will depend upon length of service.

1.5 หลีกเลี่ยงการวางคำสรรพนามไว้ในตำแหน่งที่อาจทำให้เกิดปัญหาในการตีความ เช่น
The workers exhibit a positive attitude toward the supervisors because they are fair.
They อาจหมายถึง the workers หรือ the supervisors ก็ได้ จึงควรปรับแก้ประโยคเสียใหม่ หากต้องการพูดว่า supervisors เป็นคนยุติธรรม ก็ควรเขียนว่า
The workers feel that the supervisors are fair. As a result, they exhibit a positive attitude toward the supervisors.

1.6 หลีกเลี่ยงการใช้คำซ้ำที่มีความหมายต่างกันภายในประโยคเดียวกัน เพราะอาจทำให้เกิดความสับสนได้ง่าย เช่น
แทนที่จะเขียนว่า How do you account for the fact that the account is wrong?
ควรเขียนว่า How do you explain the fact that the account is wrong?

2. ลักษณะประโยค มีข้อควรปฏิบัติดังนี้

2.1 วางส่วนประโยคที่สัมพันธ์กันมากไว้ใกล้กัน เพราะจะช่วยให้ข้อความที่เขียนชัดเจนขึ้น เช่น
แทนที่จะเขียนว่า I can recommend Bill for any post he applies for with complete confidence.
ควรเขียนว่า I can recommend Bill with complete confidence for any post he applies for.

ข้อความ with complete confidence ขยาย recommend Bill หากวางข้อความ with complete confidence ไว้หลัง any post he applies for จะตีความได้ว่าตำแหน่งที่เขาสมัครด้วยความมั่นใจอย่างยิ่ง แทนที่จะเป็น “ฉันขอแนะนำ Bill ด้วยความมั่นใจอย่างยิ่ง”

2.2 หลีกเลี่ยงการใช้ประโยค passive โดยไม่จำเป็น ทั้งนี้เพราะประโยค passive มีความชัดเจนและมีน้ำหนักน้อยกว่าประโยค active เช่น
แทนที่จะเขียนว่า The mistake is regretted.
ควรเขียนว่า We regret the mistake.

3. ลักษณะย่อหน้า ควรใช้ย่อหน้าที่มีขนาดสั้น เพราะจะช่วยให้ชัดเจน น่าอ่าน และเข้าใจง่าย ส่วนประโยคในย่อหน้ามีทั้งประโยคยาวและสั้นคละเคล้ากันไป การใช้ประโยคยาวทั้งหมดจะทำให้งานเขียนขาดความชัดเจนและอ่านยาก ส่วนการใช้ประโยคสั้นทั้งหมดก็อาจทำให้ขาดอรรถรสในการอ่านหรือฟังดูไม่รื่นหู

^Top


การเขียนให้สมบูรณ์ (complete)

การเขียนที่มีความสมบูรณ์ หมายถึงการเขียนที่บรรจุรายละเอียดทุกอย่างครบถ้วนตามประเภทของงานเขียนนั้น ๆ เช่น ในการเขียนจดหมายเสนอขายสินค้า ผู้เขียนจะต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับสินค้าชนิดนั้น ๆ รวมทั้งราคา วิธีการสั่งซื้อ ตลอดจนวิธีการชำระเงิน ถ้าเป็นจดหมายสั่งซื้อสินค้า จะต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการสั่งซื้อ เช่น หมายเลขสินค้าในแคตาล็อก สี ขนาด จำนวน ตลอดจนข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็น ผู้ขายสินค้าจะไม่สามารถส่งสินค้าไปให้หากข้อมูลที่ได้รับจากผู้สั่งซื้อไม่สมบูรณ์

^Top


การเขียนให้ถูกต้อง (correct)

ความถูกต้องเป็นคุณสมบัติที่สำคัญในการเขียน การเขียนที่ไม่ถูกต้องไม่เพียงแต่จะเป็นอุปสรรคต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ในการเขียน แต่ยังอาจทำให้ผู้อ่านเกิดความเข้าใจผิด เกิดความรำคาญ เกิดความรู้สึกที่ไม่ดีต่อผู้เขียน หรืออาจเกิดความเสียหายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการเขียนเพื่อการสื่อสารธุรกิจหรือกรณีเกี่ยวกับข้อมูล ตัวเลข และจำนวนเงิน การเขียนภาษาอังกฤษจะต้องมีความถูกต้องในด้านต่าง ๆ ต่อไปนี้

  1. ความถูกต้องด้านข้อมูล เช่น วันที่ ตัวเลข จำนวนเงิน รายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูล ผู้เขียนจะต้องตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ อย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้งานเขียนถูกต้องตรงกับความเป็นจริง
  2. ความถูกต้องด้านการพิมพ์ เช่น พิมพ์ถูกต้อง ครบถ้วน ไม่ตกหล่น เรียบร้อย ไม่สกปรกเลอะเทอะ
  3. ความถูกต้องด้านการใช้เครื่องหมายวรรคตอน เครื่องหมายวรรคตอนแต่ละชนิดมีวิธีใช้และสื่อความหมายแตกต่างกัน เช่น เครื่องหมาย full stop (.) ใช้เมื่อจบประโยคบอกเล่า เครื่องหมาย question mark (?) ใช้เมื่อจบประโยคคำถาม เครื่องหมาย comma (,) ใช้แยกคำหรือกลุ่มคำที่เรียงกันอยู่ เครื่องหมาย semi-colon ใช้เชื่อมประโยคที่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด การใช้เครื่องหมายวรรคตอนผิดจะทำให้ข้อเขียนขาดความถูกต้อง และบางครั้งอาจทำให้สื่อความหมายผิดหรือคลาดเคลื่อนไปจากที่ผู้เขียนต้องการได้ ขอให้ศึกษาประโยคตัวอย่างต่อไปนี้เปรียบเทียบกัน
    (1) For dessert, women tend to prefer sherbet; men, pie and ice cream.
    (2) For dessert, women tend to prefer sherbet, men, pie and ice cream.
    ประโยค (1) ใช้เครื่องหมาย semicolon (;) เชื่อมประโยค 2 ประโยคต่อไปนี้เข้าด้วยกัน โดยมีการละข้อความที่ซ้ำกันซึ่งพิมพ์ด้วยตัวเอนเพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซาก
    For dessert, women tend to prefer sherbet. และ
    For dessert, men tend to prefer pie and ice cream.
    ประโยค (1) หมายความว่า “ส่วนของหวานนั้น ผู้หญิงมีแนวโน้มว่าจะชอบเชอร์เบ็ตมากกว่าอย่างอื่น ในขณะที่ผู้ชายจะชอบขนมพายและไอศกรีม”
    ส่วนประโยค (2) ใช้เครื่องหมาย comma (,) หลังคำว่า sherbet แทน semicolon (;) ความหมายจะผิดเพี้ยนไป กลายเป็นสื่อความว่า “ส่วนของหวานนั้น ผู้หญิงมีแนวโน้มว่าจะชอบเชอร์เบ็ต ผู้ชาย ขนมพายและไอศกรีมมากกว่าอย่างอื่น” กล่าวคือ สิ่งที่คั่นด้วยเครื่องหมาย , ล้วนเป็นรายการของสิ่งที่ผู้หญิงชอบ
  4. ความถูกต้องด้านรูปแบบ การเขียนที่ดีต้องใช้รูปแบบให้เหมาะสมกับลักษณะของงานเขียนแต่ละประเภท เช่น การเขียนเรียงความ การเขียนจดหมาย การเขียนบันทึกข้อความ เป็นต้น
  5. ความถูกต้องด้านการสะกดคำและการใช้ตัวอักษรเล็กใหญ่ การสะกดคำและการใช้ตัวอักษรเล็กใหญ่ได้อย่างถูกต้องช่วยให้งานเขียนราบรื่น ผู้อ่านไม่เกิดความรำคาญหรือสะดุด บางครั้งการสะกดคำผิดอาจทำให้ความหมายคลาดเคลื่อนไปจากที่ต้องการหรืออาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่างานเขียนนั้นไม่น่าเชื่อถือมากนัก
  6. ความถูกต้องในการเลือกใช้คำ คำแต่ละคำมีความหมายและวิธีใช้ของตนเอง การใช้คำผิดจะทำให้สื่อความหมายผิดไปด้วย การเลือกใช้คำต้องมีความถูกต้องในแง่ของความหมายตามที่ต้องการ นอกจากนี้ต้องเลือกใช้ชนิดของคำให้ถูกต้องตามตำแหน่งของคำนั้น ๆ ในประโยค เช่น คำนาม คำกริยา คำคุณศัพท์ หรือคำกริยาวิเศษณ์ เป็นต้น ขอให้ศึกษาประโยคตัวอย่างต่อไปนี้
    (1) In the library, there are many books such as textbooks, novels, newspapers, and magazines.
          In the library, there are many printed materials such as textbooks, novels, newspapers, and magazines.

    คำว่า books แคบเกินไป เพราะหมายถึงหนังสือเย็บเล่มเท่านั้น ไม่ครอบคลุมตัวอย่างทั้งหมดที่ยกมา กรณีนี้จึงควรใช้คำว่า printed materials ซึ่งแปลว่า สิ่งตีพิมพ์

    (2) The student is clever. He got straight As this semester.
          The student is intelligent. He got straight As this semester.

    คำว่า clever มีความหมายแฝงในทางไม่ดี (connotation) หมายความว่า ฉลาดแกมโกง กรณีนี้หากต้องการสื่อความหมายว่า ฉลาด เพราะมีสติปัญญานี้ ควรใช้คำว่า intelligent แทน

    (3) There are fish in the vowel.
          There are fish in the pond.

    คำว่า vowel หมายถึง สระ เช่น สระ -ะ -า ในภาษาไทย หรือ a e i o u ในภาษาอังกฤษ ซึ่งเป็นคำพ้องรูปกับคำว่า สระ ซึ่งหมายถึง สระน้ำ (pond) การเลือกใช้คำผิดในกรณีนี้อาจเกิดจากการเปิดดูคำศัพท์จากพจนานุกรมโดยไม่ได้ศึกษารายละเอียดให้ครบถ้วน

    (4) My friends could not entrance the university.
          My friends could not pass the university entrance exam.

    entrance เป็นคำนาม ไม่สามารถใช้ในตำแหน่งของคำกริยา แปลว่า สอบเข้าได้ เมื่อต้องการสื่อความหมายว่าสอบเข้าได้ ควรใช้ pass an entrance exam และเนื่องจากเป็นการสอบเข้ามหาวิทยาลัย จึงขยายความเป็น pass the university entrance exam

    (5) There are many problems in our social.
          There are many problems in our society.

    social เป็นคำคุณศัพท์ ซึ่งใช้ในตำแหน่งนี้ของประโยคไม่ได้ เพราะตำแหน่งตรงนี้ หลังคำบุพบท in ต้องใช้คำนามหรือคำกริยาเติม ing ซึ่งเรียกว่า gerund ทำหน้าที่เหมือนคำนาม ในที่นี้จึงต้องใช้ society จึงจะถูกต้อง ส่วน our เป็นคำคุณศัพท์แสดงความเป็นเจ้าของ ขยายหน้าคำนาม society
  7. ความถูกต้องด้านไวยากรณ์ ซึ่งในที่นี้หมายถึงกฎเกณฑ์ของภาษาหนึ่ง ๆ การใช้ภาษาผิดไวยากรณ์โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการเขียน ทำให้เกิดปัญหาในการทำความเข้าใจเนื้อหาสาระ บางครั้งอาจทำให้เกิดการตีความคลาดเคลื่อนไปจากที่ผู้เขียนต้องการ อีกทั้งอาจทำให้ผู้อ่านขาดความเชื่อถือในตัวผู้เขียนหรือเนื้อหาสาระ
    การเขียนผิดไวยากรณ์ที่พบเสมอ ๆ เช่น การใช้คำกริยาไม่สอดคล้องกับประธาน การใช้คำกริยาแท้ซ้อนกัน การใช้ tense และความสม่ำเสมอของ tense ที่ใช้ การใช้คำขยายและคำนามหลัก passive voice, relative clause, participial phrase เป็นต้น ขอให้ศึกษาตัวอย่างการเขียนผิดไวยากรณ์บางประการต่อไปนี้

    (1) The director with his secretary are visiting the factory.
          The director with his secretary is visiting the factory.

    ประธานของประโยคคือ The director ส่วน with his secretary เป็นส่วนขยายประธาน เมื่อประธานเป็นเอกพจน์ กริยาจึงต้องเป็น is ไม่ใช่ are

    (2) Yesterday the manager gives an impressive speech.
          Yesterday the manager gave an impressive speech.

    เหตุการณ์เกิดขึ้นในอดีต กริยาของประโยคจึงต้องใช้รูป past tense

    (3) We have three objectives for next year: (1) increasing production, (2) to raise wages, and (3) the training of employees.
          We have three objectives for next year: (1) increasing production, (2) raising wages, and (3) training employees. หรือ
          We have three objectives for next year: (1) to increase production, (2) to raise wages, and (3) to train employees.

    การกล่าวถึงสิ่งต่าง ๆ เป็นชุด ๆ เรียงกันไปในประโยคเดียวกันจะต้องใช้โครงสร้างแบบเดียวกัน เช่น ใช้ gerund ซึ่งเป็นกริยาเติม –ing ทั้งหมด หรือใช้ to infinitive ซึ่งเป็นกริยาที่ยังไม่ผันที่อยู่หลัง to ทั้งหมด เป็นต้น

    อนึ่ง นักศึกษาอาจศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาที่พบเสมอด้านไวยากรณ์และการเขียนได้จากตอนที่ 6 เพื่อให้เกิดความตระหนัก ความเข้าใจ และการหลีกเลี่ยงปัญหาต่าง ๆ พร้อมฝึกฝนการเขียนที่ถูกต้องจนเกิดความชำนาญ

^Top


การเขียนที่คำนึงถึงผู้อ่าน (considerate)

การเขียนที่ดี ต้องคำนึงถึงผู้อ่าน มีลักษณะสุภาพและทำให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเขียนในงานธุรกิจ หากผู้อ่านเกิดความรู้สึกที่ดี ก็สามารถช่วยส่งเสริมให้ธุรกิจดีตามไปด้วย การเขียนที่คำนึงถึงผู้อ่านและช่วยทำให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกที่ดีอาจทำได้ดังนี้

  1. ใช้ถ้อยคำสำนวนที่สุภาพ เช่น Would you please …?, Could you please …?, May I …?, We would appreciate it if …., We are sorry …., Thank you., Thank you very much for ….
    ตัวอย่าง
    We would appreciate it if you could send us a copy of your latest catalogue.
    Thank you very much for your catalogue and price list.

  2. ใช้ถ้อยคำที่ให้ความรู้สึกในทางบวก เช่น happy, pleasure, service, convenience, hope, ability, punctual
    ตัวอย่าง
    We will be happy to look into any suggestions you can provide.
    It’s always a pleasure to serve you.


  3. เขียนโดยคำนึงถึงผู้อ่านเป็นหลัก กล่าวคือ ให้ผู้อ่านเห็นว่าจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง แทนที่จะเขียนว่าผู้เขียนจะได้รับประโยชน์อย่างไร เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า We are in need of funds and that is why your overdue bill must be paid by the end of this month.
    ควรเขียนว่า To maintain your excellent credit reputation, please remit your payment by the end of this month.

  4. เขียนให้ฟังดูสร้างสรรค์ เช่น แทนที่จะบอกว่าทำอะไรให้ลูกค้าไม่ได้ ควรจะบอกว่า ทำอะไรให้ลูกค้าได้บ้าง หรือแทนที่จะเขียนว่า อย่าทำสิ่งนั้นสิ่งนี้ ให้เขียนว่าควรทำอะไรบ้าง
    ตัวอย่าง
    แทนที่จะเขียนว่า Our manager cannot see you before Tuesday.
    ควรเขียนว่า Our manager can see you on Wednesday.

    แทนที่จะเขียนว่า You should not use form B for skilled employees.
    ควรเขียนว่า You should use form A for skilled employees.

  5. หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำสำนวนที่ให้ความรู้สึกในทางลบ เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า You failed to list the model number.
    ควรเขียนว่า Please list the model number desired.

    แทนที่จะเขียนว่า We hope you won’t find our product unsatisfactory.
    ควรเขียนว่า We are sure you will find our product satisfactory and profitable.

  6. หลีกเลี่ยงการเขียนแบบเสียดสีประชดประชัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการเขียนในงานธุรกิจ เช่น
    แทนที่จะเขียนว่า I have received the 30 raincoats I ordered almost 2 years ago. Unfortunately, they arrived too late for the rainy season.
    ควรเขียนว่า Thank you for the 30 raincoats that I ordered some time ago. Unfortunately, they arrived too late for the rainy season.

อนึ่ง นอกจากการเขียนเพื่อการสื่อสารจะต้องเป็นรูปธรรม กระชับ ชัดเจน สมบูรณ์ ถูกต้อง และคำนึงถึงผู้อ่านดังที่ได้กล่าวข้างต้นแล้ว ยังจะต้องมีการใช้ภาษาที่เหมาะสมกับประเภทของงานที่เขียน วัตถุประสงค์ในการเขียนและผู้อ่าน ประโยคและข้อความต่าง ๆ จะต้องมีความกลมกลืนเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกันด้วย

^Top



Copyright © 2003-2005 STOU Sukhothai Thammathirat Open University. All rights reserved.