1. บทนำ

โครงการเป็นกลุ่มของกิจกรรมต่างๆที่มีความเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบเพื่อการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยจะมีการกำหนดลำดับขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมที่ชัดเจนและแต่ละกิจกรรมจะไม่มีการทำซ้ำซ้อนกัน กิจกรรมต่างๆจะถูกกำหนดให้ต้องบรรลุผลสำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดและภายใต้งบประมาณที่จำกัด ในแต่ละโครงการอาจประกอบด้วยกิจกรรมจำนวนไม่มากเพียง 2-3 กิจกรรม หรืออาจประประกอบด้วยกิจกรรมจำนวนมากกว่า 100 กิจกรรมก็ได้ตามแต่ความจำเป็นเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการได้ตามกำหนดเวลาและงบประมาณ

ทั้งนี้ไม่ว่าโครงการจะมีกิจกรรมจำนวนมากหรือน้อยก็ตาม ผู้จัดการโครงการก็จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการติดตามประเมินผลการดำเนินกิจกรรมต่างๆหรือก็คือเครื่องมือในการติดตามประเมินผลโครงการนั้นเอง เพื่อให้สามารถติดตาม ประเมินความคืบหน้าของโครงการ ระบุปัญหาในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ และเข้าจัดการแก้ไขปัญหาในจุดต่างๆได้อย่างทันท่วงที ซึ่งหากผู้จัดการโครงการขาดเครื่องมือในการติดตามประเมินผลโครงการทำให้ไม่สามารถทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงทีแล้ว ก็อาจทำให้โครงการล่าช้ากว่ากำหนดการ เกิดการใช้งบประมาณบานปลายเกินเลยกว่าที่กำหนด กระทั่งอาจทำให้ไม่สามารถดำเนินโครงการได้สำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ นอกจากนั้นเจ้าของโครงการอาจต้องจ่ายค่าปรับเพิ่มเติมเมื่อโครงการไม่บรรลุผลตามแผนที่ตั้งไว้อีกด้วย

เครื่องมือที่ใช้ในการติดตามประเมินผลโครงการมีหลายแบบ เครื่องมือพื้นฐานที่ได้รับความนิยม ได้แก่ Gantt chart และ Program Evaluation and Review Techniques (PERT) เป็นต้น ซึ่งจุดเด่นของเครื่องมือพื้นฐานเหล่านี้ คือ มีลักษณะที่ไม่ยากเกินกว่าจะทำความเข้าใจนักและสามารถจัดทำใด้โดยไม่เสียเวลาในการจัดทำมากเกินไปนัก ซึ่งเครื่องมือที่ดีย่อมมีคุณสมบัติที่สามารถจัดทำได้โดยไม่สิ้นเปลืองเวลามาก โดยควรจะมีโครงสร้างที่สามารถทำความเข้าใจได้ไม่ยากนักเพื่อประโยชน์ในการใช้งานและการใช้ประกอบการสื่อสารกับทีมงานที่ต้องเป็นผู้ดำเนินกิจกรรมต่างๆของโครงการในภาคปฏิบัติ เพื่อให้ทีมงานทั้งหมดมีความเข้าใจในเป้าหมายของโครงการ วัตถุประสงค์ของกิจกรรม และข้อจำกัดทางงบประมาณและเวลาของกิจกรรมที่ตนรับผิดชอบ รวมถึงผลกระทบของการดำเนินกิจกรรมของตนอย่างมีประสิทธิภาพต่อความสำเร็จของโครงการในภาพรวม