รายงานการประชุมนั้นสำคัญเป็นเครื่องมือของผู้บริหารใช้สำหรับการติดตามงาน นอกจากนั้นยังใช้สำหรับการยุติความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในองค์กรอีกด้วย โดยหลักของเขา
จริงๆแล้วคือคนที่จะเข้ามาทำหน้าที่ในการจดรายงานการประชุมนั้นจะต้องเข้าใจหลักการที่จะจดและทำรายงานการประชุม เวลาที่จะจดรายงานการประชุมนั้น ควรจะจดเฉพาะ
ใจความสำคัญหมายความว่ารายละเอียดปลีกย่อยต่างๆเราไม่ใส่เข้ามาในรายงานการประชุม ยกเว้นยกเว้นการประชุมที่มีความสำคัญมากๆ หรือเป็นลักษณะของการประชุม
ใหญ่ๆ เช่น สภาผู้แทนราษฎรอย่างนี้จำเป็นเหลือเกินที่ต้องจดทุกคำพูด เรื่องสำคัญของการทำรายงานการประชุมคือเรื่องของภาษา เนื่องจากเวลาที่ประชุมกันจะใช้ภาษาพูด
ทั้งสิ้นในการประชุม แต่ผู้ที่ทำหน้าที่จดรายงานการประชุมนั้น จำเป็นที่จะต้องแปลงจากภาษาพูดที่เกิดขึ้นทั้งหมดในที่ประชุม ให้เป็นภาษาเขียนที่เป็นราชการและเป็นภาษา
เชิงบวก

ลักษณะรายงานประชุมที่ดี
          1. ผู้ที่จะทำการจดจะต้องเข้าใจก่อน เช่น จะต้องไม่จดคำพูดโต้แย้งในการประชุมลงไป แล้วก็ไม่จดในรายละเอียดปลีกย่อย แต่จะจดเฉพาะประเด็นที่เป็นประเด็นนำไป
สู่มติของที่ประชุมนั้นๆ เท่านั้น
          2. ตรงประเด็น การประชุมจะพูดกันด้วยสำนวนโวหารมากมาย พูดเก่งเป็นนักพูดแต่เวลาที่จดรายงานการประชุมนั้น จะไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยเยิ่นเย้อหรือสำนวนโวหาร
จะจดให้ตรงประเด็นของเรื่อง
          3. ความถูกต้อง ความถูกต้องนี้หมายความว่าในการจดรายงานการประชุมจะต้องมีการเขียน สรุปต้นเรื่องที่เป็นวาระการประชุมเสียก่อนพอให้เข้าใจว่าเป็นเรื่องอะไร มี
ประเด็นพิจารณาหรือไม่ ไปดึงว่าความเห็นของที่ประชุมนั้นมีกี่ฝ่าย และจะต้องใส่รายงานการประชุมลงไปถึงความเห็นของผู้คนแต่ละฝ่าย ก่อนที่จะสรุปเป็นมติท้ายที่สุดแล้วว่า
ที่ประชุมเห็นด้วยกับความคิดเห็นใด
          4. การสรุปความคิดเห็นในที่ประชุมได้ แต่ในบางเรื่องที่มีผู้อภิปรายมากๆ เลขาก็อาจจะงง ซึ่งประธานที่ประชุมจะช่วยได้มากในส่วนของการสรุปมติของที่ประชุม หรือถ้า
ประธานสรุปไม่ชัดเจนเลขามีสองทางเลือกคือ ถ้าเป็นเรื่องสำคัญมากๆสามารถยกมือเพื่อขอความชัดเจนได้ หรือถ้าเป็นเรื่องที่ไม่ได้มีความสำคัญว่าจะต้องสามารถที่จะกลับมา
แล้วสอบถามจากท่านได้ภายหลัง
          5. ความเที่ยงตรง ความเที่ยงตรงในที่นี้หมายความว่าจะต้องบันทึกการประชุมนั้นโดยปราศจากอคติ หมายความว่ามีผู้คนพูดคุยอะไรกันในที่ประชุมนั้น บางคนอาจจะ
เห็นพ้องด้วยกับความรู้สึกนั้นห้ามจดใส่ข้อมูลลงไปจะต้องวางตัวเป็นกลาง
          6. ความชัดเจน พูดกันง่ายๆ เรื่องของความชัดเจนก็หมายความว่า ใครก็ตามที่อ่านรายงานการประชุมฉบับนี้แล้วจะต้องเข้าใจถูกต้องตรงกัน ไม่ว่าผู้นั้นจะนั่งอยู่หรืออยู่
นอกห้องประชุมก็ตาม
          7. การใช้ภาษา รายงานการประชุมถือเป็นหนังสือราชการประเภทหนึ่ง ดังนั้นเวลาที่จะเขียนรายงานการประชุม จะต้องคำนึงถึงเรื่องของความสั้น กระชับ มัดประเด็น
แล้วก็เรื่องของความสุภาพคะ อีกประเด็นคือไม่ใช้ภาษาพูดแต่ต้องใช้ภาษาเขียนที่เป็นประโยคในเชิงบวก

คุณสมบัติของคนที่จะเป็นผู้จดรายงานการประชุม
          1. ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี อันนี้หมายความว่าเวลาที่อยู่ในที่ประชุมจะต้องฟังแบบใจจดใจจ่อ ฟังแบบตั้งสมาธิ ฟังแบบติดตาม ฟังอย่างรู้เท่าทัน จะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อจะต้องมี
ความรู้ในเรื่องที่พูดคุยกันในที่ประชุมว่าเรื่องนี้มีที่มาที่ไปอย่างไร นั่นหมายความว่าคนที่จะทำงานทางนี้ได้ดีต้องเป็นผู้ที่ทำการบ้านมาก่อน
          2. ต้องมีสมาธิดีตลอดการประชุมหมายความว่าเมื่อเวลาที่วอกแวกแป๊ปเดียวมติที่ประชุมก็ไม่มีแล้ว หายไปแล้วต้องติดตามการประชุมอย่างใกล้ชิดตลอดเวลา แล้วก็เป็น
ผู้มีทักษะในการสรุปประเด็นที่ดี ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่ เป็นเรื่องที่ต้องฝึกฝนหรือเขาเรียกว่าเป็นทักษะ ขออนุญาตบอกเคล็ดลับซักนิดนึงเกี่ยวกับการ
สรุปประเด็นที่ดี อาจจะใช้หลัก 5 W 1 H หรือถามว่าใครทำอะไรที่ไหนเมื่อไหร่อย่างไร แล้วสำหรับนักจดรายงานการประชุมมือใหม่จำเป็นที่จะต้องเขียนรายละเอียดทั้งหมด
ก่อนแล้วนำไปเรียบเรียงอีกครั้ง
          3. ต้องมีความเชี่ยวชาญในการใช้ภาษา ไม่ว่าจะเป็นภาษาไทยหรือว่าภาษาต่างประเทศจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีความชำนาญในเรื่องนี้ เพราะว่าเวลาที่เขาพูดกันในที่
ประชุม อาจจะมีสำนวนโวหารมากมาย ฝีปากดีเพียงใดก็ตาม คุณต้องเรียบเรียงมันให้เป็นภาษาสามัญที่เรียบง่าย อ่านแล้วเข้าใจทันทีแล้วก็ถูกต้องทุกตัวอักษรเพราะว่าอยู่ในที่
ประชุมนั้นพูดคือภาษาพูดอยู่แล้ว ดังนั้นเวลาที่จะเขียนออกมาเป็นภาษาเขียนจะต้องกลั่นกรองเช่น คำว่าเขาบอกว่า โครงการนี้จัดทำเสร็จหรือยัง แต่เวลาที่มาเขียนจะต้องเขียน
ว่า โครงการนี้ดำเนินการแล้วเสร็จหรือยัง อย่างนี้เป็นต้นโดยใช้ภาษาราชการจะแสดงให้เห็นถึงทักษะการใช้ภาษาที่ถูกต้อง

สูตรสำเร็จในการที่จะเป็นแนวทางในการพัฒนาตนเองสู่การเป็นเลขานุการในที่ประชุมที่ดี
          1. พัฒนาตนเองให้มีความรอบรู้ในเรื่องที่เขาจะจัดประชุมจะต้องหมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ ทั้งด้วยตัวเองและการเข้ารับฝึกอบรม หรือว่าโดยการที่เราได้พูด
คุยกับผู้ที่ทำหน้าที่นี้มาเพื่อให้รู้แบ็คกราวน์หรือที่มาของเรื่อง จะทำให้เราติดตามเรื่องนั้นต่อเนื่องได้ง่าย
          2. เป็นผู้ที่ติดตามความเปลี่ยนแปลงของโลกในยุคโลกาภิวัตน์ เพราะว่าจะมีเรื่องของเทคโนโลยีการสื่อสารเข้ามาช่วยในการจัดประชุมเช่น มีการนำระบบ e-meeting
มาใช้เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถที่จะ มีประโยชน์ในเรื่องของการลดปริมาณกระดาษและทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
          3. จะต้องปรับปรุงการประชุมให้มีความพร้อมอยู่ตลอดเวลา ประเด็นไหนที่อาจจะถูกวางแผนไม่ดีหรืออาจจะถูกติติงมาเมื่อคราวก่อน ครั้งนี้จะต้องวางแผนดำเนินการให้
ดีแล้วเรื่องของการพัฒนาความสามารถในการประสานงาน เพราะงานประชุมเป็นงานที่เกี่ยวกับการประสานโดยตรง จะต้องประสานงานด้วยออกมาลักษณะทางบวกทั้งสิ้น
          4. จะต้องมีการพัฒนาความรู้ด้านภาษาไทยและภาษาอังกฤษอย่างสม่ำเสมอ วันนี้โลกของก็จะไปสู่สมาคมอาเซียนเรื่องของภาษาคือเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง และผู้ที่จะ
ทำหน้าที่จดรายงานการประชุมจำเป็นที่จะต้องมีความชัดเจนในเรื่องของเรื่องนี้
          5. เรื่องของการพัฒนาบุคลิกภาพให้เหมาะสมทั้งบุคลิกภาพภายนอกและบุคลิกภาพภายใน ควบคุมอารมณ์ได้ดี มีความมั่นใจในตนเองและแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เก่ง
          เชื่อว่าท่านที่กำลังจะเข้ามาเขียนรายงานประชุม ถ้าคิดบวกก็จะมองว่าเป็นวิถีชีวิตที่น่าสนใจ เพราะจะทำให้เราเก่งฉลาดสามารถ โดยเฉพาะท่านวิทยากรย้ำว่าความ
สามารถทางภาษาเป็นเรื่องที่สำคัญยิ่ง และเหนือกว่านั้นต้องคิดบวก ท่านวิทยากรย้ำ เพราะบางทีอยู่ในการประชุมที่เครียด ต้องเลือกแต่ประเด็นที่สร้างสรร เนื่องจากรายงาน
การประชุมนั้นเป็นเอกสารที่ถูกบันทึกไว้ทั้งหมด ดังนั้นเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิง สิบปียี่สิบปีก็ยังคงใช้อยู่ผู้ที่จะทำหน้าที่จึงต้องบอกว่า ทุกอย่างที่ปรากฏในรายงานการประชุมพลาด
ไม่ได้ซักหน้าเดียว เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ถือว่าเป็นงานสำคัญที่มีผลต่อองค์กรและหน่วยงาน งานจะราบรื่นคล่องตัวอย่างเป็นขั้นเป็นตอนต้อง
อาศัยทักษะ อาศัยไหวพริบของเลขานุการ สำหรับการเป็นเลขานุการที่เพียบพร้อม และรับมือกับงานยากให้ลุล่วง