| เทคนิคการจัดฝึกอบรมให้กับหน่วยงาน โดย...คุณเมธี ปิยะคุณ หัวหน้าฝ่ายวิเคราะห์โครงการและหลักสูตรการฝึกอบรม สำนักการศึกษาต่อเนื่อง มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมธิราช (เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2555) |
เดี๋ยวนี้หน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นส่วนราชการหรือองค์กรเอกชนต่างยอมรับกันว่า กิจกรรมที่เรียกกันว่าการฝึกอบรมเป็นกิจกรรมที่สำคัญ เพราะว่าการฝึกอบรมสามารถ
เพิ่มพูนความรู้ เพิ่มทักษะ และความสามารถของบุคลากรได้ นั้นจึงเท่ากับเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่องค์กร และนอกจากนั้นการฝึกอบรมยังช่วยทำให้บุคลากรเกิดเจตคติ
ที่ดีต่อองค์กรด้วย ดังนั้น ในมุมของผู้จัดการฝึกอบรม จึงต้องมาพิจารณาวางแผนการจัดกิจกรรม การเลือกรูปแบบการจัดกิจกรรมให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่ม ซึ่งก็
คือบุคลากรขององค์กรหรือว่าหน่วยงาน ต่าง ๆ นั่นเอง
|
ความหมายและความสำคัญของการจัดหลักสูตรฝึกอบรม
ภาระกิจหลักในภาพรวมของมหาวิทยาลัยมีอยู่ 4 ภาระกิจ คือ การสอน การวิจัย การบริการวิชาการแก่สังคม และการทะนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ซึ่ง 2 ภาระกิจหลังจะอยู่ใน
บทบาทหน้าที่ของสำนักการศึกษาต่อเนื่อง การให้บริการวิชาการแก่สังคมโดยวิธีการที่กระทำกันและเป็นที่นิยม ก็คือ การฝึกอบรมนั่นเอง
การฝึกอบรมถือว่าเป็นวิธีการหนึ่งที่ทำให้เกิดการพัฒนาการเรียนรู้กับบุคคลในองค์กร ต่าง ๆ ในส่วนของสำนักการศึกษาต่อเนื่องได้พยายามที่จะดำเนินทำกิจกรรมการ
ฝึกอบรมให้มีมาตรฐานคุณภาพ ซึ่งสำนักได้รับการรับรองคุณภาพมาตรฐาน ISO 9001 ในเรื่องของการฝึกอบรมมาแล้ว ซึ่งสำนักก็ใช้แนวทางวิธีการซึ่งเป็นหัวใจของการ
ฝึกอบรมในการที่จะรักษามาตรฐานคุณภาพของการฝึกอบรมในการทำหลักสูตร ให้สอดคล้องตรงกับเป้าหมายของผู้ที่ จะได้รับการฝึกอบรม โดยจะมีการกำหนดประเภทของ
หลักสูตรการฝึกอบรมซึ่งมีอยู่ 3 ประเภทหลัก ๆ คือ หลักสูตรทั่วไป หลักสูตรร่วมกับหน่วยงาน และหลักสูตรฝึกอบรมทางไกล ในส่วนของหลักสูตรทั่วไปจะเป็นหลักสูตรที่สำนัก
จัดขึ้นมาประมาณ 60 70 หลักสูตร และให้ประชาชนผู้สนใจเข้ามาสมัครโดยการรับลงทะเบียน
ส่วนหลักสูตรร่วมกับหน่วยงาน คือหลักสูตรที่เป็นความต้องของหน่วยงาน โดยจะมีวิธีการขั้นตอนของการศึกษาความต้องการและความจำเป็นว่า หน่วยงานนั้นมีความต้อง
การที่จะให้จัดการฝึกอบรมขึ้นมา คือ เมื่อจัดฝึกอบรมแล้วสามารถแก้ปัญาที่เกิดขึ้นในหน่วยงานนั้นได้ ซึ่งสำนักจะมีวิธีการในการที่จะเข้าไปช่วยในการที่ทำให้ปัญหาของหน่วย
งานนั้นลุล่วงไปได้ หลักสูตรสุดท้าย คือ หลักสูตรฝึกอบรมทางไกล อันนี้จะเป็นในลักษณะของหลักสูตรที่สำนักทำให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ที่มีคนจำนวนมากและอยู่แบบกระจัด
กระจายกันทั่วประเทศ สำนักจะใช้วิธีในลักษณะของสื่อประสมหลาย ๆ รูปแบบ โดยเฉพาะในปัจจุบันนี้จะมีสื่อในลักษณะของอิเลค โทรนิกส์เข้ามาเกี่ยวข้อง นี่คือ ในลักษณะของ
หลักสูตรการฝึกอบรมของสำนักการศึกษาต่อเนื่อง ฉะนั้นในลักษณะของหลักสูตรถ้าพูดให้ตรงหลัก ถือว่าหลักสูตรนี้เป็นหัวใจของการฝึกอบรม ซึ่งจะประกอบด้วยเนื้อหาสาระวิธี
การที่จะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้เกิดการเรียนรู้ และเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมเกิดความรู้ เมื่อเกิดความรู้แล้วก็ลึกเข้าไปมีความ
เข้าใจในลักษณะของการทำงานที่เกิดขึ้น เมื่อเกิดความเข้าใจก็จะมีลักษณะของความชำนาญ คือทักษะ เครื่องไม้เครื่องมือ กลไกต่าง ๆ มีการฝึกปฏิบัติ มีการเรียนรู้มากขึ้น
สุดท้ายเพื่อความผูกพันและความรักองค์กร ต้องมีทัศนคติที่ดีสำหรับบุคลากรถึงจะทำงานอย่างมีความสุข ลักษณะของการฝึกอบรมในหน่วยงานต่าง ๆ ที่สำนักเข้าไปช่วย
ฝึกอบรมจะมีตั้งแต่ การเข้าไปปฐมนิเทศน์ให้กับบุคคลต่าง ๆ ที่เพิ่งเข้ามาทำงานใหม่ หรือก่อนที่จะเข้ามาทำงาน เข้าไปสู่ในกิจกรรมหรือการทำงานตรงนั้น โดยมีการให้การ
อบรมก่อนการปฏิบัติงาน เมื่อปฏิบัติงานไปสักระยะหนึ่งแล้วก็อาจจะมีในลักษณะของความรู้หรือเทคนิคใหม่ ๆ สำนักก็จะมีการอบรมให้ระหว่างการปฏิบัติงาน สุดท้าย คือ ผู้บริหาร
เป็นตัวจักรสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรก็ต้องให้ความสำคัญ ในการที่จะมาเติมเต็มในแง่ของความรู้ ซึ่งเป็นภาพหน้าตาของลักษณะหลักสูตรที่เป็นหัวใจสำคัญของการฝึกอบรม
|
การฝึกอบรมถือเป็นหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาทุกระดับชั้นที่จะต้องทำอย่างมีระบบ คำว่ามีระบบ คือ ต้องมีการวางแผนก่อนและมีการเตรียมการ มีผู้รับผิดชอบในการดำเนิน
การ และจำเป็นว่าในหน่วยงานต้องสามารถที่จะรู้ว่ามีปัญหาอะไรที่เกิดขึ้นจากการฝึกอบรมและสามารถนำไปแก้ไขได้จากการฝึกอบรม ซึ่งการจัดในแต่ละครั้งต้องใช้เงินจำนวน
มาก ถ้าผลที่ได้ไม่คุ้มค่ากับสิ่งที่ลงทุนไปจะเปรียบเสมือนการตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ คือ ความสูญเปล่า และอีกหนึ่งวิธีต้องจัดให้กับพนักงานทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็นระดับต้น ระดับ
กลาง หรือผู้บริหาร สำนักจะต้องมีการให้ความรู้ โดยวิธีการฝึกอบรม เมื่อฝึกอบรมเสร็จกลับไปทำงาน ก็ต้องมีการสร้างบรรยากาศเพื่อสนับสนุนในการทำงานให้เกิดการเรียนรู้
เช่น ในพนักงานระดับต้นได้รับการฝึกอบรมทักษะทางด้านเทคนิค คือด้านคอมพิวเตอร์ มีโปรแกรมต่าง ๆ พออบรมเสร็จก็ต้องมีเครื่องไม้ เครื่องมือ พวกเครื่องคอมพิวเตอร์
หรือโปรแกรมที่เขาไปอบรมมา ให้เขาสามารถนำไปใช้งานได้ นี่คือทักษะของกลุ่มในระดับต้น ส่วนในระดับผู้บริหารจะเน้นทักษะทางด้านความคิด หรือลักษณะของการบริหาร
ส่วนผู้บริหารระดับกลางหรือในลักษณะของผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ส่วนใหญ่จะเน้นทางด้านทักษะการบริการ ทักษะทางด้านมนุษย์สัมพันธ์ ลักษณะของการพัฒนาองค์กร ก็จะเป็น
ทักษะซึ่งเป็นหลักสูตรในการอบรมแต่ละระดับ ส่วนใหญ่ก็จะมุ่งเน้นในแต่ละทักษะ และจะมีลักษณะรูปแบบ คือ เมื่อมาติดต่อกับสำนักสิ่งแรก สำนักจะค้นหาความจำเป็นให้ได้ก่อน
เมื่อสามารถที่จะรู้ว่าเป็นความจำเป็น แก้ปัญาด้วยการฝึกอบรมได้ สำนักก็จะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของหลักสูตร เมื่อวัตถุประสงค์ของหลักสูตรเสร็จก็กำหนดหัวข้อวิชา ซึ่งหัว
ข้อแต่ละวิชาจะต้องสอดคล้องกับหลักสูตรที่กำหนดขึ้นมา กับมีการกำหนดวัตถุประสงค์ย่อยลงไปอีก คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชาด้วยหลังจากนั้นก็จะมีประเด็นสำคัญ
ของเนื้อหาต่าง ๆ ในแต่ละหัวข้อวิชา ซึ่งก็จะทรอดแทรกเทคนิควิธีการในแต่ละประเด็นนั้น ๆ ว่าจะใช้เทคนิคอะไรในการอบรม และระยะเวลาในแต่ละหัวข้อวิชา พร้อมกับต้องมี
การประเมินผลในการเรียนรู้ด้วยว่า เมื่ออบรมเสร็จจะใช้วิธีการประเมินผลอย่างไร เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ สอดคล้องกับมาตรฐานคุณภาพที่สำนักได้เคยได้รับการรับรองมาแล้ว
หลังการฝึกอบรม
ผู้มาอบรมเมื่อเขาได้รับการอบรมเสร็จแล้ว เมื่อกลับไปทำงานซึ่งหน่วยงานก็สนับสนุนให้นำผลการฝึกอบรมมาใช้ปฏิบัติ เมื่อมีปัญหาเขาก็จะแจ้งมาให้สำนักทราบ ถือเป็น
สิ่งสำคัญมาก ในลักษณะของการอบรม สำนักจะแก้ปัญหา โดยจะไปเข้าไปดูว่าหน่วยงานนั้น ๆ มีปัญหาอะไร เพื่อจะช่วยแก้ปัญหาให้ถูกจุด นอกจากการแก้ปัญหาเสร็จก็ต้องมีวิธี
ป้องกันปัญหาด้วย เพื่อไม่ให้ปัญหานั้นเกิดขึ้นได้อีก เมื่อรู้วิธีการป้องกันปัญหาแล้วอีกอย่างหนึ่งก็คือ เป็นการเพิ่มเติมความรู้ คนทำงานมาเป็นระยะเวลานาน น่าจะมีการปัดฝุ่น
หรือในการที่จะทำให้เขามีโลกทัศน์ มีมุมมองใหม่ ๆ กว้างขึ้น ก็มาเข้ารับการอบรม และสุดท้ายคือการเปลี่ยนแปลงทัศนะคติ การทำงานเมื่อทำ ไป ๆ จะมีปัญหาขัดแย้งกันเกิด
ขึ้นได้ในองค์กร ซึ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับตัวบุคคล จึงต้องไปเติมเต็มให้เขาให้มีความรู้สึกที่ดี ๆ ในแง่ของความคิดต่อองค์กรนั้น ๆ ในลักษณะของสิ่งที่ได้รับเป็นผลจากการอบรม
สำนักจะแนะนำให้หน่วยงานเป็นผู้คอยติดตามดูเขาเมื่ออบรมเสร็จแล้ว ประการสำคัญคือจะต้องสร้างความพึงพอใจให้กับหน่วยงานนั้น ๆ เมื่อสร้างความพึงพอใจแล้วสำนักก็จะมี
การติดตามถามผู้เข้ารับการอบรมว่าสามารถจะนำเอาความรู้ที่ได้รับการอบรมไปใช้ให้เกิดประโยชน์มากน้อยแค่ไหน และถือว่าไม่ใช่วิธีการตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ เกิดจากเป็น
ความจำเป็นจริง ที่จะต้องมีการอบรมจริง ๆ และก็ต้องการให้เกิดอะไร หรือมีการเปลี่ยนแปลงอะไร เมื่อการอบรมแล้วเสร็จ ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเนื้อหาของหลักสูตรก็
ต้องสอดคล้องกับเป้าหมายวัตถุประสงค์ที่เรากำหนดไว้ ซึ่งการจัดหลักสูตรต้องกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเป็นสิ่งที่สำนักได้ดำเนินการมาโดยตลอด
จุดเด่นของการจัดกิจกรรม
สำนักการศึกษาต่อเนื่องเป็นผู้ให้บริการด้านการจัดหลักสูตรต่าง ๆ เพื่อการฝึกอบรมให้แก่หน่วยงานภายนอก โดยการจัดฝึกอบรมสำนักจะเน้นให้ผู้เข้ารับการอบรมเป็น
ศูนย์กลาง ในการที่สำนักจะถ่ายทอดความรู้ ให้ประสบการณ์การเรียนรู้เกิดขึ้น หลังจากนั้นเมื่อหน่วยงานจบหลักสูตรกับทางสำนักแล้ว สำนักก็จะมีเอกสารประกอบการอบรมที่มี
คุณภาพเนื้อหาที่สอดคล้องกับสิ่งที่สำนักได้คุยกับหน่วยงานเอาไว้ เพื่อนำมาใช้แก้ปัญหาให้สำเร็จแก่องค์กรนั้น ๆ ใช้เทคนิคการฝึกอบรมแบบประสมประสาน ไม่ว่าจะเป็นการ
บรรยาย การอภิปราย กรณีศึกษา บทบาทสมมุติจะมีทุกรูปแบบที่สามารถจะนำเอามาใช้ ให้ผู้เข้าอบรมได้เกิดการเรียนรู้ สิ่งที่สำคัญสำนักจะคัดเลือกวิทยากรที่มีความรู้
ประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ๆ และมีความสามารถในการถ่ายทอดความรู้ได้เป็นอย่างดี โดยจะมีวิทยากรหลากหลายทั้งภายในและภายนอกของมหาวิทยาลัยประเด็น
สำคัญคือจะต้องเป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญอย่างแท้จริง ถือเป็นจุดเด่นของสำนัก และจะมีการประเมินผลการฝึกอบรมซึ่งเป็นหัวใจเป็นจุดเด่นของการอบรม เมื่อผู้เข้ารับการ
อบรมๆ เสร็จจะเกิดประสบการณ์การเรียนรู้อะไร มีความพึงพอใจมากน้อยแค่ไหน ผู้จัดมีประสบการณ์การเรียนรู้ มีความพึงพอใจครั้งนี้มากน้อยแค่ไหน สำนักก็จะเอาผลจากการ
ประเมินแต่ละส่วนมาสรุปผลการวิเคราะห์ เพื่อให้เกิดการพัฒนา แล้วจะแจ้งให้หน่วยงานที่เข้ามาจัดอบรมกับสำนักได้รับทราบผลการประเมินตรงนี้อย่างชัดเจนและเป็น
รูปธรรมด้วย
|
ดังนั้นคนที่ทำงานเกี่ยวกับการจัดฝึกอบรมมีหน้าที่พัฒนาบุคลากร เกี่ยวกับการจัดฝึกอบรมบุคลากรจะได้รับประโยชน์และสามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งประโยชน์ของการ
ฝึกอบรมมีหลายอย่าง เช่น ทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความรู้ใหม่ ๆ มีทักษะเพิ่มขึ้น มีทัศนะคติที่ดี การฝึกอบรมเป็นประสบการณ์ระหว่างข้อมูลข่าวสารใหม่ ๆ และเรียนรู้จาก
ประสบการณ์ จะทำให้พนักงานหรือบุคลากรมีโอกาสเปลี่ยนแปลงและได้พัฒนาตนเอง.
นางสาวเยาวลักษณ์ ศิริสุวรรณ
ผู้เรียบเรียง
(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2555)