| เลขานุการมืออาชีพ โดย...คุณสุธี ไชยวัตสุ เลขานุการสำนักบัณฑิตศึกษา สำนักบัณฑิตศึกษา มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2555) |
ในการทำงานอาชีพที่สาว ๆ ส่วนใหญ่มักจะพูดถึงบ่อย ๆ ก็คือ เลขานุการหรือในภาษาอังกฤษว่า Secretary ซึ่งเป็นงานที่มีความสำคัญมากไม่น้อยไปกว่าผู้บริหารตัวจริง
จึงถือได้ว่างานเลขานุการนั้นมีความสำคัญกับองค์การและหน่วยงานมาก
|
ความสำคัญของเลขานุการ
ยุคสมัยใหม่เขามักจะพูดว่า ผู้บริหารทุกคนจะเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องมีเลขานุการที่มีความสามารถเพื่อเอาไว้เคียงข้างที่จะช่วยแบ่งเบาภาระในการ
ทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะที่เป็นภาวะเศรษฐกิจที่มีการแข่งขันสูง จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะไม่มีเวลาสำหรับที่จะมำนั่งทำงานในรายละเอียด แต่เขาจะรักษาเวลาของ
เขาไว้เพื่อจะไปทำงานที่สำคัญ ๆ เช่น ในเรื่องของการวางแผน หรือการทำกำหนดกลยุทธนโยบายต่าง ๆ ทั้งในหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ผู้บริหาราจึงมีความจำเป็นที่จะต้อง
มีผู้ช่วยที่มีความสามารถมาช่วยแบ่งเบาภาระอันนี้ของเขาไป
ถ้าจะมองไปถึงความหมายของเลขานุการก่อนซึ่งถ้าหากดูจากรากของเขาแล้ว เลขานุการนั้นมาจากคำสนธิ ที่มาจากคำว่าเลขาบวกอนุการ ซึ่งจริง ๆ แล้วหมายถึงผู้ที่ทำ
หน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง แต่คนส่วนใหญ่ก็เลยมองไปว่า เลขานุการนั้นอาจจะทำงานเพียงแค่งานเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือเป็นงานที่จะต้องทำตามที่นายสั่ง
เท่านั้น ในความเป็นจริงแล้วหน้าที่ของเลขานุการนั้นล้ำลึกและก็แฝงไปด้วยศิลปะและการสื่อสารมากมาย จริง ๆ แล้วเขามีคำกล่าวด้วยว่า เลขานุการที่ดีนั้นเปรีบยเสมือนกระจก
สะท้อนไปยังคนที่เป็นผู้บังคับบัญชาด้วย
ลักษณะหรือคุณสมบัติของเลขานุการ
ลักษณะหรือคุณสมบัติที่เป็นสุดยอดของการเป็นเลขานุการ คือ ข้อที่ 1 เรื่องของการเก็บทุกอย่างเป็นความลับ เรื่องนี้ไม่ใช่ว่าทุกคนจะทำได้ เราจะเห็นว่าเหล่าเลขาต่าง ๆ
หรือแม้แต่ในภาพยนต์หรือละครก็ยังมาทำเป็นละครเรื่องเลขานินทานายอย่างที่เราได้เคยพบเห็นกัน ชื่อตำแหน่งภาษาอังกฤษของเลขาทุกคนคงทราบดีว่า คือ Secretary ซึ่งถ้า
มองไปแล้วจะพบว่ามี คุณสมบัติแรกของเลขาอยู่ในนั้นเลย ก็คือคำว่า Secret ซึ่งเป็นความลับ เรื่องนี้จึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่เป็นคุณสมบัติแรกที่เลขาทุกคนต้องมี
|
อีกสิ่งหนึ่ง คือ เรื่องของความซื่อสัตย์ ซื่อสัตย์ต่อตนเอง ซื่อสัตย์ต่อเพื่อนร่วมงาน ซื่อสัตย์ต่องาน ซื่อสัตย์ต่อคนที่เป็นนาย และก็ซื่อสัตย์ต่อองค์กร เรื่องนี้ก็เป็นสิ่งที่มีความสำคัญอีก
อย่างหนึ่งด้วย ประการสำคัญอีกสิ่งหนึ่ง ก็คือ เรื่องของการที่จะต้องเป็นผู้ที่หมั่นเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ซึ่งเราจะเห็นได้ว่าตอนนี้ผู้ที่มาเป็นเลขาน้องใหม่อาจจะเรียกว่าเลขาจูเนียร์
แต่จริง ๆ แล้วเมื่อเวลา 5 ปีผ่านไป เขาจะสั่งสมประสบการณ์เป็น ซีเนียร์ และเมื่อวันเวลาผ่านไปประสบการณ์ของเขาจะทำให้เขาเป็นเลขานุการที่เรียกว่าขั้นสุดยอด หรือที่เรา
เรียกว่า Executive หรือเลขานุการผู้บริหารต่อไปได้ในอนาคต
บทบาทและหน้าที่ของเลขานุการ
จะเห็นได้ว่าการเป็นเลขานุการมีความสำคัญต่อภาครัฐและภาคเอกชน เพราะเลขาต้องมีบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นบทบาทที่สำคัญ และเป็นบทบาทที่ทุกคนรู้จัก
และเข้าใจ คือ บทบาทแรกเลยเขาจะต้องทำหน้าที่เกี่ยวกับด้านของงานสารบรรณ งานธุรการต่าง ๆ ต้องทำได้ และงานพิมพ์มาเป็นอันดับแรก ถ้านายสั่งให้พิมพ์งานแล้วไปบอก
ให้คนอื่นพิมพ์ให้ คนโน่นคนนี้ทำให้หน่อยคงทำไม่ได้ เพราะเลขานุการจะต้องมีความคล่องตัวในตัวเอง พิมพ์ได้ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ การใช้โปรแกรมสำนักงานอัตโนมัติ
ต่าง ๆ การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่เป็นความรับผิดชอบที่เลขานุการทุกคนต้องมี อีกเรื่องหนึ่งที่เป็นเรื่องสำคัญก็เป็นเรื่องของการจัดเก็บและดูแล
รักษาเอกสาร เพราะเอกสารในระบบราชการหรือแม้แต่เอกชนก็ตาม จะเป็นเอกสารที่เป็นลักษณะของชั้นความลับอยู่ ซึ่งตรงนี้ที่เลขานุการจะต้องดูแลให้เป็นหมวดหมู่ สิ่งสำคัญ
ต้องค้นหาง่าย และอีกอย่างหนึ่งก็คือ เรื่องของการจัดเตรียม ที่เป็นสิ่งสำคัญ คือ การจดรายงานการประชุม บริหารการประชุม ซึ่งจะประกอบกันทั้ง 3 ส่วน ตั้งแต่ก่อนการประชุม
ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดระเบียบวาระการประชุม การส่งหนังสือเชิญประชุมต่าง ๆ และในระหว่างการประชุมเลขาจะต้องมีหน้าที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่มาประชุม
เตรียมความพร้อมทุก ๆ ด้าน และเมื่อเริ่มการประชุมจะต้องเป็นผู้ที่สามารถจับประเด็นของวาระการประชุมให้ สามารถจดรายงานการประชุมได้
|
เมื่อจบการประชุมเลขานุการที่ดีจะต้องทำรายงานการประชุมให้เสร็จตามเวลาที่ได้รับมอบหมาย แล้วแจ้งมติที่ประชุมและจัดเก็บเพื่อเป็นหลักฐานและการอ้างอิงอย่าง
เป็นระเบียบ อีกหน้าที่หนึ่งของคนที่เป็นเลขานุการก็คือ เรื่องของหลักในการร่างหนังสือโต้ตอบราชการ เลขาจะต้องรู้จักว่าจะร่างอย่างไรให้ถูกรูปแบบ ถูกเนื้อหาถูกภาษา ซึ่งเรื่อง
นี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก อีกเรื่องเป็นเรื่องของการจัดทำตารางนัดหมาย มีหลายครั้งที่เราจะพบว่าเกิดความวุ่นวายเกิดขึ้นในสำนักงานอันเนื่องมาจาก เลขานุการขาดการมีระบบที่ดี
ในเรื่องของการนัดหมาย นัดเวลาชนกัน หรือว่าคนที่ไม่ได้นัดก็มาแซงคนที่นัดไว้อะไรทำนองนี้ การที่จะเป็นเลขานุการที่ดีได้ความรับผิดชอบส่วนหนึ่งก็คือ ต้องเป็นผู้ช่วยในการ
วางแผนเตรียมการณ์และช่วยในการบริหารงานภายในองค์กรได้ ช่วยในเรื่องของตามร้องขอของเจ้านาย คือ ถ้านายต้องการให้ทำอะไร ช่วยเหลืออะไร ก็สามารถที่จะบริการและ
ให้ความช่วยเหลือนั้นได้ ส่วนบางเรื่องเป็นเรื่องของการค้นคว้าหาข้อมูลเพิ่มเติมมาเพื่อประกอบการตัดสินใจ อันนี้เลขานุการที่ดีก็จะต้องมีความรู้คล่องตัว รู้จักแหล่งสาระสนเทศ
ที่จะสามารถดึงมาใช้ประโยชน์ได้ ซึ่งถือว่าเป็นบทบาทและความรับผิดชอบที่สำคัญของเลขานุการ
IT กับเลขานุการ
|
เลขานุการบางคนมีความสามารถทางด้าน IT ดีมาก แต่เรื่องของการร่างหนังสือเป็นเรื่องของระบบความคิด เพราะการเขียนหนังสือเป็นเรื่องของการใช้ความคิด ซึ่ง
คอมพิวเตอร์ยังคิดไม่ได้ในเวลานี้ เพราะฉะนั้นถ้าหากเลขานุการมีการคิดในเชิงระบบเกี่ยวกับการร่างหนังสือราชการได้ถูกต้อง ก็จะสามารถทำให้การร่างหนังสือนั้นดีขึ้น แต่
จริง ๆ แล้วคอมพิวเตอร์อาจจะช่วยได้ในส่วนของการเป็นแพทเทิน รูปแบบที่เป็นรูปแบบที่ดีไว้เพื่อเป็นตัวอย่าง แต่ระบบคิดนั้นยังต้องอาศัยเลขานุการที่ดีอยู่
การจะเป็นเลขานุการที่ดี
หน้าที่ของเลขานุการนั้นมีมากมาย ตั้งแต่งานเอกสาร งานประชุม งานนัดหมาย หลายเรื่องมาก และก็ยังมีงานอื่น ๆ ที่เข้ามาการที่จะมาเป็นเลขานุการที่ดีจะต้องอาศัย
ทักษะความสามารถมาประกอบ ซึ่งทักษะความสามารถของเลขานุการนั้นมีอยู่มากมายหลายประการ แต่ที่เป็นหลัก ๆ ก็มี ประการแรก คือ ความสามารถในการใช้เทคโนโลยี
สมัยใหม่ เพราะตอนนี้ไม่ว่าจะหันไปทางไหนก็มีแต่ระบบ E ทั้งนั้น นำมาใช้เพื่ออะไร ก็เพื่ออำนวยความสะดวก และเพื่อลดระยะเวลาในการทำงาน ส่วนทักษะประการที่สอง ที่
ควรจะมีเป็นทักษะที่สำคัญมากก็คือ ทักษะการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธภาพและให้เกิดประสิทธิผล และทักษะเรื่องของการเขียน การพูดและการฟัง ถ้าไม่เขียน ไม่พูด ไม่ฟัง
ภาษากายก็ยังเป็นทักษะหนึ่งที่จำเป็นต้องมีในตัวของเลขานุการ
ถ้าพูดถึงเรื่องการเขียนเป็นลำดับแรก การเขียนนั้นจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และหลักการเขียนหนังสือที่ดี และเรื่องของการใช้ภาษาที่ถูกต้อง ต้องสละสลวยด้วย ถ้าหากจะ
กล่าวถึงเรื่องการพูดทักษะในเรื่องนี้ สิ่งแรกเลยต้องพูดเป็น คือ ไม่ใช่พูดมาก ไม่ใช่พูดเยอะ พูดเป็น พูดทางบวก สิ่งสำคัญ คือ คิดก่อนพูดทุกครั้ง อีกเรื่องหนึ่งก็คือ เรื่องของ
มารยาทในการพูด อันนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เรื่องของน้ำเสียงที่ใช้หรือการสื่อสารทางโทรศัพท์นี้สำคัญที่สุด เพราะว่าเราจะไม่เห็นหน้าตากัน แต่น้ำเสียงของเราสามารถ
แสดงความเป็นมิตรไมตรีได้ สำหรับทักษะเรื่องการฟัง เขาบอกว่าเมื่อไหร่ก็ตามที่เราเป็นคนที่จะต้องฟัง เราจะต้องฟังอย่างจับใจความ ฟังอย่างตั้งใจและก็เข้าใจในเรื่องนั้น
ส่วนทักษะประการต่อไป ทักษะเรื่องการปรับตัวให้เข้ากับผู้อื่น รู้จักตนเอง รู้จักผู้อื่น และการมีทัศนคติที่ดี
การวางตัวสำหรับการเป็นเลขานุการเป็นเรื่องที่ยาก จัดเป็นเรื่องของทักษะที่จะต้องใช้เวลาในการฝึกฝน Skill ส่วนมารยาทนั้นเป็นเรื่องที่จะต้องใช้ประสบการณ์ในการแก้
ปัญหา หรือการที่จะทำกริยาใดที่เหมาะกับสถานการณ์ใด แต่จริง ๆ แล้วโดยสรุป เลขานุการที่ดีนั้นจะต้องบริหารงาน บริหารคน และบริหารตนเองได้ดี คือ เก่งทั้งงาน เก่งทั้งคน
และเก่งดูแลตัวเองให้ดี
การเรียนรู้อุปนิสัยของนายก็จะต้องนำเอาประสบการณ์มาใช้ซึ่งมีอยู่มากมาย เพราะว่าการที่เราจะอยู่กับนายให้สามารถทำงานกันได้อย่างราบรื่น เราจะต้องรู้ว่าอารมณ์ไหน
ที่จะเป็นอารมณ์ที่เราสามารจะพูดเรื่องนี้ได้ อารมณ์ไหนที่เป็นอารมณ์ที่เราจะสามารถเข้าไปขอรับคำปรึกษาในเรื่องใด ๆ และจะต้องใช้สถานะการณ์ที่ถูกต้องตามเวลาที่เหมาะ
สม จะต้องมีกาละเทศะด้วย อันนี้เป็นเรื่องที่สำคัญอีกเรื่องหนึ่ง
การทำหน้าที่เป็นเลขานุการที่ดี
ผู้ที่จะทำหน้าที่เลขานุการให้ดีนั้นจะต้องมีการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลาและจะอยู่นิ่งเฉยไม่ได้ ไม่ใช่ทำไปเรื่อย ๆ ไม่ได้ ในการพัฒนาตนเองเรื่องแรก คือ เรื่องการใช้
เทคโนโลยี เรื่องที่สอง คือ เรื่องของความรับผิดชอบ ทั้งงานประจำและงานที่ได้รับมอบหมายต้องเต็ม 100 % เรื่องของการทำงานต้องตรงตามที่นายคาดหวัง มีวิสัยทัศน์ รู้จัก
บริหารงาน บริหารคน มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ สามารถปรับตัวให้เข้ากับทุกสถานการณ์ได้ และที่สำคัญต้องมีวุฒิภาวะทางอารมณ์ค่อนข้างสูง ทั้ง IQ EQ ต่าง ๆ มีบุคลิกภาพ
ที่เหมาะสม เนื่องจากเราต้องติดต่อกับผู้คนมากมาย
|
การที่จะประสบกับความสำเร็จในหน้าที่เลขานุการได้นั้น เราจะต้องรักในงานที่เราทำ สนุกสนานกับงานที่ทำ เพราะว่าจะทำให้เกิดแรงขับ ทำให้เราทำงานนั้น ๆ ทำอย่าง
มีความสุข สนุกสนานจึงจะประสบความสำเร็จได้ มีความมุ่งมั่นสู่ความสำเร็จด้วยความเพียรพยายาม และความเชื่อมั่นในตนเอง กล้าคิด กล้าทำ กล้าแสดงออก กล้ารับผิดชอบ
และอีกอย่างหนึ่งคือ มีความคิดสร้างสรรค์ คิดใหม่ ทำใหม่ คิดนอกกรอบ เรายิ่งต้องมีการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา ความคิดก็ต้องเป็นความคิดเชิงบวก การสื่อสารอย่างมี
ประสิทธิภาพ เราสามารถใช้เทคนิคการสื่อสารแบบ 2 ทางอยู่ตลอดเวลา เป็นคนที่มีระเบียบวินัย ตรงต่อเวลา ถือเป็นสิ่งสำคัญมาก ปฏิบัติตัวตามกฎ ระเบียบ เพื่อเป็นตัวอย่างที่ดี
และเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับนายและองค์กรด้วย
คุณสมบัติเด่นของเลขานุการ
เลขานุการที่ดีต้องมีคุณสมบัติ คือ มีลักษณะที่โดดเด่น Look Right a Girl คือ คล่องตัว คล่องแคล้ว ว่องไว กระตือรือร้น Act Right a Lady หมายความว่าบุคลิกภาพ
พฤติกรรมที่แสดงออกมานั้นเหมือนหญิงสาวที่สวยงาม Think Right a Man หมายความว่า ความคิดการตัดสินใจ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเฉียบคม Speak Right a Bird
วาจาไพเราะอ่อนหวานมีเสน่ห์ ใครก็อยากเข้าใกล้ และสุดท้าย Work Right a Horse หมายความว่า ทำงานหนัก อดทน ว่องไว เข้มแข็ง จะทำให้ประสบความสำเร็จได้โดยไม่
ยากในการทำหน้าที่เป็นเลขานุการ
ข้อคิดสำหรับเลขานุการ
กลยุทธในการทำงานเลขานุการให้ประสบความสำเร็จ นอกจากความเก่งและความรักในงานที่ทำ การมองเห็นคุณค่าของงาน คือ สิ่งที่สำคัญที่สุด เพราะเวลาที่เราทำงาน
ใด ๆ ไปแล้ว ผลสัมฤทธิ์ของงานจะบ่งบอกถึงคุณภาพและคุณค่าที่มาพร้อมกับความภาคภูมิใจด้วย ดังนั้น ถ้าเราทุกคนที่ทำงานเลขานุการเราจะทำแบบมืออาชีพ คือ จะทำงาน
อย่างฉานฉลาด มิใช่ทำงานหนักขึ้น ซึ่งตรงกับคำว่า Work Smart ไม่ใช่ Work Hard
ทั้งหมดนี้คือสูตรสำเร็จของการเป็นเลขานุการที่ดี ได้แก่ ความน่าสนใจ คุณสมบัติ และหน้าที่ของเลขานุการ ซึ่งเมื่อเราได้พบแนวทางแห่งความสำเร็จ คุณก็สามารถจะนำ
ไปใช้ได้โดยไม่ต้องรี่รอในตำแหน่งเลขานุการมืออาชีพ ซึ่งถือว่าเป็นกุญแจสำคัญต่อองค์กรและหน่วยงานในปัจจุบัน ซึ่งทำให้งานราบรื่น มีระบบถูกต้อง ชัดเจน เพราะต้องใช้ทั้ง
ความเป็นศาสตร์และศิลปควบคู่กันไปไม่ง่ายอย่างที่เราเข้าใจกันเลย สำหรับตำแหน่งเลขานุการที่ดี
นางสาวเยาวลักษณ์ ศิริสุวรรณ
ผู้เรียบเรียง
(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2555)