Welcome!

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการภาษาอังกฤษ

แนวคิด

• ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติมตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. ๒๕๔๘ ภาคผนวก 4 หนังสือราชการภาษาอังกฤษ แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ (1) หนังสือที่ลงชื่อ ได้แก่ หนังสือราชการที่เป็นแบบพิธี หนังสือราชการที่ไม่เป็นแบบพิธี และหนังสือกลาง และ (2) หนังสือที่มิต้องลงชื่อ ได้แก่ บันทึกช่วยจำและบันทึก
• หนังสือราชการภาษาอังกฤษแต่ละประเภทมีวิธีการใช้ รูปแบบและส่วนประกอบที่แตกต่างกัน  นอกจากนี้ยังมีข้อกำหนดเกี่ยวกับคำขึ้นต้น คำลงท้าย ชื่อตำแหน่งและสถานที่ของผู้รับ การกำหนดเลขที่หนังสือออกและการออกหนังสือราชการของส่วนราชการที่ประจำในต่างประเทศ และรายละเอียดรหัสตัวเลขประจำของเจ้าของเรื่อง และหลักเกณฑ์การพิมพ์หนังสือราชการภาษาอังกฤษและการจ่าหน้าซองเป็นการเฉพาะ

       ตอนที่ 1 นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อปูพื้นความรู้เกี่ยวกับหนังสือราชการภาษาอังกฤษ ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติมตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. ๒๕๔๘ ซึ่งเป็นความรู้พื้นฐานทั่วไปที่สำคัญส่วนหนึ่งก่อนที่จะทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อควรคำนึงและการใช้ภาษาในหนังสือราชการภาษาอังกฤษ ตลอดจนการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษเพื่อจุดประสงค์ต่างๆ ในตอนที่ 2 และ 3 ตามลำดับต่อไป
      ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 หมวดที่ 1 ชนิดของหนังสือ กำหนดไว้ว่า หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

       หนังสือราชการที่จะกล่าวถึงในที่นี้คือหนังสือในข้อ 1 และข้อ 2 ซึ่งก็คือจดหมายภาษาอังกฤษที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการของไทยกับส่วนราชการของต่างประเทศ หรือหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกที่อยู่ในประเทศไทยและต่างประเทศ

หลักการเขียนและการใช้ภาษาในหนังสือราชการภาษาอังกฤษ

       ตอนที่ 2 นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความตระหนักและให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการเขียนและการใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการ ซึ่งรวมถึงการใช้ภาษาที่ถูกต้อง การใช้เครื่องหมายวรรคตอน อักษรตัวใหญ่ และการระบุจำนวนและตัวเลข ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเขียนของผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของภาษาอังกฤษและการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น การใช้ภาษาที่ชัดเจน สั้น กระชับ กะทัดรัด แสดงสัมพันธภาพ เป็นทางการ สุภาพ และให้ความหมายเชิงบวก ทั้งนี้เพื่อการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษนั้นบรรลุวัตถุประสงค์และเป็นผลดี

การเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษเพื่อจุดประสงค์ต่างๆ

       ตอนที่ 3 นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับแนวทางทั่วไปในการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษ การใช้สำนวนภาษาและประโยคสำเร็จรูปในหนังสือราชการภาษาอังกฤษ และการเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษเพื่อจุดประสงค์ต่างๆ ในที่นี้จะครอบคลุมจุดประสงค์หลักในการเขียน ได้แก่ การเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษเพื่อแจ้งให้ทราบ การเขียนหนังสือราชการภาษาอังกฤษเพื่อร้องขอ และการเขียนหนังสือราชการเพื่อตอบกลับ ซึ่งในแต่ละจุดประสงค์หลักนั้น จะได้นำเสนอหนังสือราชการภาษาอังกฤษเพื่อจุดประสงค์ย่อยต่างๆ กันไปด้วย เพื่อเป็นแนวทางและตัวอย่างในการเขียน ซึ่งผู้ศึกษาสามารถนำความรู้และทักษะการเขียนที่ได้รับไปประยุกต์ใช้ตามความเหมาะสมและความต้องการของแต่ละบุคคลและแต่ละหน่วยงานต่อไป