หน่วยที่ 10 การประชุมทางไกล


ตอนที่

10.1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมทางไกล
10.2 เทคโนโลยีที่ใช้ในการประชุมทางไกล
10.3 ประเภทของการประชุมทางไกล


แนวคิด


1. การประชุมทางไกลเป็นวิธีการประชุมที่นำเอาเทคโนโลยีทางการสื่อสารโทรคมนาคมมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกและเพื่อการประหยัดงบประมาณ ในการดำเนินการและการบริหารงานขององค์การ
2. เทคโนโลยีที่ใช้ในการประชุมทางไกลประกอบด้วยเทคโนโลยีทางเสียง เทคโนโลยีทางภาพ และเทคโนโลยีทางการสื่อสารโทรคมนาคม
3. การประชุมทางไกลแบ่งออกตามเทคโนโลยีที่ใช้ได้เป็น 3 ประเภทคือ การประชุมทางไกลด้วยเสียง การประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์ และการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์


วัตถุประสงค์


1. อธิบายถึงความหมาย ประโยชน์ ข้อจำกัด และอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลได้
2. อธิบายถึงเทคโนโลยีต่างๆ ที่ใช้ในการประชุมทางไกลได้
3. บอกประเภท รูปแบบของการต่อเชื่อมระบบ อุปกรณ์ที่ใช้ และวิธีการใช้งานการประชุมทางไกลแต่ละประเภทได้


ตอนที่ 10.1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมทางไกล


เรื่องที่ 10.1.1 แนวคิดเกี่ยวกับการประชุมทางไกล
1. ความเป็นมาของการประชุมทางไกล
แนวคิดเกี่ยวกับการประชุมทางไกลเริ่มมีมานานแล้ว ตั้งแต่ช่วงปี ค.ศ.1920 เมื่อห้องทดลองเบลล์ (Bell Laboratories) สาธิตการใช้โทรทัศน์ในรูปแบบของอุปกรณ์การสื่อสารสองทางนอกเหนือไปจากการใช้โทรศัพท์ที่ใช้กันอยู่ แต่ก็ไม่ได้รับความสนใจจากผู้ใช้มากเท่าใดนัก ในปี ค.ศ.1964 ห้องทดลองเบลล์ได้เปิดตัวโทรศัพท์ภาพ (picture telephone) ที่มีคุณสมบัติดีพอที่จะมาแทนที่โทรศัพท์ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบันได้ แต่ความเห็นของผู้บริโภคส่วนใหญ่กลับไม่ต้องการใช้เนื่องจากไม่ชอบการที่จะต้องเห็นหน้าของคนที่ไม่เคยรู้จักด้วยมาพูดคุยกัน ความพยายามที่จะพัฒนาโทรศัพท์ภาพจึงต้องล้มเลิกไป ดังนั้น ผู้พัฒนาระบบดังกล่าวจึงหันมายึดเอาการใช้งานเพื่อธุรกิจเป็นเป้าหมายหลัก โดยเน้นที่ระบบการประชุมทางวีดิทัศน์ (videoconference) โดยตั้งเป้าการใช้งานไว้เพื่อการประชุมของฝ่ายบริหาร การฝึกอบรมในองค์การ การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นต้น ผู้ใช้งานระบบในสมัยแรกๆ ต้องเสียเงินเช่าอุปกรณ์ เช่าช่องสัญญาณดาวเทียมหรืออุปกรณ์รับส่งสัญญาณไมโครเวฟ และจ้างบริษัทมาดำเนินการจัดประชุม ทำให้ต้องใช้เงินเป็นจำนวนมาก ดังนั้นในช่วงแรกๆ จึงมีผู้ใช้งานน้อยมาก
ปัจจุบันการประชุมทางไกลมีการใช้แพร่หลายมากขึ้น เนื่องจากมีการพัฒนาทางด้านต่างๆ เช่น การพัฒนาให้อุปกรณ์ต่างๆ มีขนาดเล็กลงและมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ราคาของอุปกรณ์ต่างๆ ลดลง อุปกรณ์สามารถใช้ร่วมกันได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้การประชุมทางไกลทำได้อย่างสะดวก ง่ายดาย รวดเร็วและมีค่าใช้จ่ายถูกลง
2. ความหมายของการประชุมทางไกล
การประชุมทางไกล คือ การที่ผู้ประชุมหรือกลุ่มผู้ประชุมมากกว่าสองกลุ่มขึ้นไปที่อยู่ในสถานที่ต่างๆ กัน ดำเนินการประชุมร่วมกันโดยผ่านระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่างๆ โดยจะต้องมีองค์ประกอบพื้นฐานของการประชุม ดังนี้
- สื่อสารสองทางด้วยภาพ เสียง หรือทั้งภาพและเสียง
- ใช้ช่องทางการสื่อสารโทรคมนาคมในการประชุม
- เชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่ 2 แห่งขึ้นไปเข้าด้วยกันโดยระบบโทรคมนาคม
- สื่อสารแบบสองทางที่ทำให้ผู้ร่วมประชุมสามารถมีปฏิสัมพันธ์กันได้
3. ความสำคัญของการประชุมทางไกล
ในอดีตการประชุมภายในประเทศ หรือระหว่างประเทศต้องใช้เวลาและการเตรียมการมาก ทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูง เพื่อให้การประชุมสามารถดำเนินการได้โดยมีความสะดวกรวดเร็วขึ้นและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลงจึงได้มีการพัฒนาการจัดการประชุมทางไกลขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้เข้าประชุมสามารถประชุมได้จากสถานที่ที่ตนเองอยู่โดยไม่ต้องเดินทางมาประชุมร่วมกัน
เรื่องที่ 10.1.2 อุปกรณ์ที่ใช้ในระบบการประชุมทางไกล
1. อุปกรณ์นำเข้าข้อมูล
อุปกรณ์นำเข้าข้อมูลเป็นอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อนำข้อมูลต่างๆ ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเสียง ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว หรือข้อมูลที่เป็นเอกสารสิ่งพิมพ์ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยผ่านทางระบบโทรคมนาคม อุปกรณ์เหล่านี้ได้แก่
1.1 โทรศัพท์
1.2 กล้องโทรทัศน์
1.3 ไมโครโฟน
1.4 คอมพิวเตอร์
1.5 โทรสาร
1.6 เครื่องกราดภาพ
2. อุปกรณ์เชื่อมต่อกับระบบโทรคมนาคม
ในการประชุมทางไกล ระบบที่เชื่อมโยงการประชุมจากสถานที่ต่างๆ เข้าด้วยกัน คือ ระบบเครือข่ายโทรคมนาคม เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัลหรือไอเอสดีเอ็น (Integrated Services Digital Network, ISDN) เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การหรือแลน (Local Area Network, LAN) เครือข่ายอินเทอร์เนต หรือเครือข่ายไมโครเวฟ เป็นต้น ในการส่งข้อมูลที่เป็นสัญญาณภาพ สัญญาณเสียงหรือข้อมูลในรูปแบบอื่นของการประชุมผ่านเข้าไปในระบบโทรคมนาคมนั้นจะต้องมีอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อแปลงสัญญาณดังกล่าวให้เป็นสัญญาณที่เหมาะสมกับระบบโทรคมนาคมที่ใช้ และเมื่อผ่านระบบโทรคมนาคมไปจนถึงผู้รับแล้วก็จะมีอุปกรณ์ที่จะใช้เพื่อแปลงสัญญาณเหล่านั้นให้กลับมาเป็นสัญญาณภาพและเสียงที่สามารถรับชมและรับฟังได้อีกครั้งหนึ่ง
3. อุปกรณ์แสดงผลข้อมูล
อุปกรณ์แสดงผลข้อมูล เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลที่ถูกส่งผ่านมาจากระบบสื่อสารโทรคมนาคมให้เป็นข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรับรู้ได้ อุปกรณ์เหล่านี้ได้แก่
3.1 ลำโพง
3.2 จอภาพ
3.3 เครื่องฉายภาพวีดิทัศน์ (video projector)
3.4 อุปกรณ์แสดงผลที่เป็นเอกสาร (hard copy)
สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการประชุมทางไกล คือ ห้องประชุม ซึ่งจะต้องมีการติดตั้งวัสดุซับเสียง เพื่อป้องกันเสียงก้องหรือเสียงสะท้อน
เรื่องที่ 10.1.3 ประโยชน์และข้อจำกัดของการประชุมทางไกล
1. ประโยชน์ของการประชุมทางไกล
การประชุมทางไกลมีประโยชน์ ดังนี้
1.1 การประหยัดเวลา เพราะไม่จำเป็นจะต้องเสียเวลาส่วนใหญ่ไปกับการเดินทางยิ่งถ้าเป็นการประชุมระหว่างประเทศก็จะเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
1.2 การประหยัดงบประมาณ เนื่องจากจะต้องมีการเตรียมการและมีค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมมากมาย หากสามารถจัดการประชุมทางไกลได้ก็จะเป็นการประหยัดงบประมาณได้เป็นจำนวนมาก
1.3 ความสะดวกในการดำเนินการ การจัดประชุมทางไกลสามารถจัดได้ในเกือบทุกสถานที่ที่มีเครือข่ายโทรคมนาคมไปถึง สามารถจัดได้ง่ายและบ่อยเท่าที่ต้องการ
1.4 การใช้งานได้หลากหลาย การประชุมทางไกลใช้ในการสัมมนา ประชาสัมพันธ์ ให้ข้อมูล ฝึกอบรม โดยไม่จำกัดว่าการประชุมทางไกลจะต้องใช้เฉพาะกับการประชุมเพื่องานธุรกิจเพียงอย่างเดียว
1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่ส่งผ่านระบบโทรคมนาคมในการประชุมทางไกล สามารถจะเข้ารหัสเพื่อป้องกันการลักลอบขโมยข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้
1.6 ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน การประชุมทางไกลจะช่วยให้หน่วยงานย่อยๆ ที่เป็นสาขามีความรู้สึกว่ายังเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ ไม่ได้แยกออกไปต่างหากอย่างโดดเดี่ยว
2. ข้อจำกัดของการประชุมทางไกล
2.1 โครงสร้างพื้นฐานของระบบสื่อสารโทรคมนาคม หากสถานที่ที่จะจัดให้มีการประชุมทางไกลไม่มีโครงสร้างพื้นฐานของระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่สามารถจะรองรับการจัดการประชุมทางไกลได้แล้ว ก็ไม่สามารถที่จะจัดให้มีการประชุมทางไกลได้
2.2 ขนาดของข้อมูล หากข้อมูลในการประชุมมีขนาดใหญ่กว่าที่ระบบการสื่อสารจะรองรับได้ ก็จะไม่สามารถส่งไปได้ หรือถ้าส่งได้ก็จะต้องใช้เวลามากกว่าปกติ
2.3 โครงสร้างของระบบสื่อสารโทรคมนาคม ระบบการสื่อสารโทรคมนาคมต่างๆ ที่มีอยู่ในปัจจุบันส่วนใหญ่ยังไม่สามารถรองรับการสื่อสารของข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ๆ
2.4 ระยะทาง ระยะทางในการประชุมห่างกันมากหรือจะต้องมีการใช้ดาวเทียมเพื่อเชื่อมโยงสัญญาณ ก็จะทำให้เกิดการหน่วงเวลาของสัญญาณ (delay) ได้
2.5 การประชุมแบบหลายแห่งพร้อมๆ กัน ในมีการประชุมทางไกล มีรูปแบบในการจัดการประชุมอยู่ 2 รูปแบบ คือ
2.5.1 การประชุมระหว่างจุดต่อจุด (point-to-point) เป็นการประชุมระหว่างสถานที่สองแห่ง คือ เป็นการจัดระหว่างจุดต่อจุด
2.5.2 การประชุมระหว่างจุดต่อหลายจุด (point-to-multipoint) มีลักษณะคล้ายกับการประชุมระหว่างจุดต่อจุด ต่างกันตรงที่ว่ามีสถานที่ในการจัดประชุมมากกว่าสองแห่งขึ้นไป โดยผู้เข้าร่วมประชุมในแต่ละจุดสามารถจะสนทนาโต้ตอบกันได้พร้อมๆ กันในทุกจุดตลอดเวลา
จะเห็นได้ว่าการประชุมทางไกลที่จัดขึ้นเพียงสองจุดจะไม่มีปัญหาในการประชุม แต่หากเป็นการประชุมพร้อมกันหลายๆ จุด ที่มีทั้งภาพและเสียง โดยผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดต่อสื่อสารกันได้พร้อมๆ กันทุกจุดทำได้ยาก และเสียค่าใช้จ่ายสูง
2.6 ความแตกต่างของเวลา เวลาของประเทศต่างๆ ในโลกแตกต่างกันไป เช่น ในขณะที่กรุงเทพฯ เป็นเวลาเที่ยงวันแต่ที่นิวยอร์คจะเป็นเวลาเที่ยงคืน ความแตกต่างของเวลาจึงทำให้เกิดปัญหาในการจัดประชุมได้
2.7 กฎระเบียบและความซ้ำซ้อนของหน่วยงานที่รับผิดชอบ ระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยนั้นมีทั้งระบบที่เป็นของรัฐบาลและที่เป็นของเอกชนก็ยังต้องอยู่ในการควบคุมดูแลของรัฐบาล ดังนั้นในการขอใช้บริการจึงมีกฏระเบียบอยู่มาก ทำให้ไม่สะดวกในการขอใช้บริการ


ตอนที่ 10.2 เทคโนโลยีที่ใช้ในการประชุมทางไกล


เรื่องที่ 10.2.1 เทคโนโลยีทางเสียง
1. เทคโนโลยีทางเสียงแบ่งตามประเภทของการสื่อสาร
1.1 การสื่อสารด้วยเสียงทางเดียว (simplex audio) เป็นการสื่อสารทางเดียวที่ผู้รับไม่สามารถจะสนทนาโต้ตอบได้ คือ ผู้ส่งก็ทำหน้าที่เฉพาะในการส่ง ผู้รับก็ทำหน้าที่รับเพียงเดียว การสื่อสารประเภทนี้จึงไม่สามารถนำมาใช้ในการประชุมทางไกลได้
1.2 การสื่อสารด้วยเสียงสองทางแบบครึ่งอัตรา (half duplex audio) เป็นการสื่อสารที่คู่สนทนาไม่สามารถสนทนาพร้อมๆ กันได้ กล่าวคือ ในขณะที่คนหนึ่งพูด อีกฝ่ายหนึ่งก็จะต้องรับฟังเพียงอย่างเดียวจนกว่าจะพูดจบ จึงจะสามารถพูดโต้ตอบกลับไปได้
1.3 การสื่อสารด้วยเสียงสองทางแบบเต็มอัตรา (full duplex audio) ผู้สนทนาทั้งสองฝ่ายสามารถที่จะสนทนาโต้ตอบกันได้ตลอดเวลาเหมือนกับการสนทนาตามปกติ โดยไม่ต้องรอให้อีกฝ่ายหนึ่งพูดจบเสียก่อนจึงจะพูดได้
2. เทคโนโลยีทางเสียงแบ่งตามรูปแบบของเสียง
2.1 เสียงแบบแอนะล็อก คือ เสียงที่อยู่ในรูปของคลื่นเสียงที่ผู้พูดเปล่งออกมา ซึ่งเมื่อใช้ไมโครโฟนรับเสียงนั้นคลื่นเสียงก็จะถูกเปลี่ยนให้ไปอยู่ในรูปของสัญญาณไฟฟ้า สัญญาณไฟฟ้านี้จะถูกส่งผ่านไปตามช่องทางการสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ และเมื่อถูกส่งผ่านเข้าไปในลำโพงสัญญาณไฟฟ้านั้นก็จะถูกแปลงกลับมาเป็นคลื่นเสียงที่สามารถรับฟังได้
2.2 เสียงแบบดิจิทัล เป็นการแปลงสัญญาณเสียงให้เป็นข้อมูลดิจิทัล โดยใช้อุปกรณ์ที่เรียกว่าตัวแปลงแอนะล็อกเป็นดิจิทัล หรือเอดีซี (Analog-to-Digital Converter, ADC) ซึ่งจะทำหน้าที่แปลงข้อมูลที่เป็นแอนะล็อกให้เป็นข้อมูลที่เป็นดิจิทัล และเมื่อต้องการที่จะใช้เสียงนั้นก็จะต้องทำการแปลงกลับมาอีกครั้งหนึ่งให้เป็นแอนะล็อกแล้วจึงสามารถได้ยินเสียงนั้นทางลำโพงได้ ข้อดีของเสียงแบบดิจิทัลคือสามารถบีบอัดข้อมูลให้มีขนาดเล็กลงได้ และมีคุณภาพดีกว่าแบบแอนะล็อกเนื่องจากปราศจากเสียงรบกวน (noise)
เรื่องที่ 10.2.2 เทคโนโลยีทางภาพ
1. ฟรีซเฟรมวิดีโอ
ฟรีซเฟรมวิดีโอ (freeze frame video) คือ ภาพวีดิทัศน์ที่ส่งออกไปในลักษณะที่เป็นภาพนิ่งทีละภาพ โดยอาจจะมีอัตราเร็วในการส่งประมาณ 6 หรือ 10 เฟรมต่อนาที ทำให้ข้อมูลของภาพที่ส่งออกไปมีขนาดเล็กจึงสามารถใช้ช่องทางการสื่อสารทางโทรศัพท์ในการส่งภาพได้ และเนื่องจากระบบโทรศัพท์เป็นระบบแถบความถี่แคบ ภาพที่ส่งไปจึงต้องใช้เวลาพอสมควรกว่าจะไปถึงผู้รับ
2. ภาพเคลื่อนไหวอย่างธรรมชาติ
ภาพเคลื่อนไหวอย่างธรรมชาติ (full motion video) เป็นภาพเคลื่อนไหวที่มีลักษณะเหมือนกับการเคลื่อนไหวจริงๆ ในธรรมชาติ ซึ่งจะต้องส่งภาพออกถึง 25 เฟรมต่อวินาที ทำให้ขนาดของข้อมูลใหญ่มาก จึงต้องส่งผ่านระบบโทรคมนาคมที่มีแถบความถี่กว้าง การส่งภาพเคลื่อนไหวอย่างธรรมชาตินั้นจะมีค่าใช้จ่ายสูงมาก การประชุมทางไกลที่เป็นการประชุมทางวีดิทัศน์ จึงไม่ส่งภาพในลักษณะที่เป็นภาพเคลื่อนไหวแบบเป็นธรรมชาติได้ เนื่องจากไม่คุ้มค่ากับการลงทุน แต่จะเป็นภาพที่มีรายละเอียดพอสมควรและส่งในแบบที่มีอัตราของเฟรม (frame rate) ต่ำ ซึ่งจะส่งผลให้ค่าใช้จ่ายลดลงตามไปด้วย แต่ทั้งนี้ภาพที่ได้จะมีรายละเอียดลดลงและจะมีการเคลื่อนไหวที่ไม่เป็นธรรมชาติ คือ ภาพจะมีอาการกระตุกอยู่บ้าง
3. วีดิทัศน์ที่บีบอัด
วีดิทัศน์ที่บีบอัด (compression video) นั้น สร้างขึ้นเพื่อให้สามารถส่งภาพที่มีการเคลื่อนไหวแบบธรรมชาติหรือใกล้เคียงธรรมชาติมากที่สุด และมีค่าใช้จ่ายไม่สูงมากนัก คือจะต้องลดขนาดของข้อมูลที่จะส่งไปให้มีขนาดเล็กลงโดยภาพที่ได้ยังจะต้องมีคุณภาพไม่ลดลงไปจากเดิมมากนัก ซึ่งทำได้โดยอาศัยเทคโนโลยีการบีบอัดสัญญาณ (compression technology) เทคโนโลยีนี้จะใช้ได้กับข้อมูลที่เป็นดิจิทัลเท่านั้น หากภาพเคลื่อนไหวที่จะใช้เป็นภาพแบบแอนะล็อกก็จะต้องแปลงให้อยู่ในรูปของข้อมูลแบบดิจิทัลเสียก่อนจึงจะทำการบีบอัดสัญญาณได้
เรื่องที่ 10.2.3 เทคโนโลยีทางการสื่อสารโทรคมนาคม
1. ระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่ใช้สาย
ระบบสื่อสารโทรคมนาคมประเภทที่ใช้สาย เป็นระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่อาศัยสายตัวนำสัญญาณเป็นสื่อในการเชื่อมโยงเครือข่ายการสื่อสารเข้าด้วยกัน สายตัวนำสัญญาณ ได้แก่
1.1 ยูทีพี (Unshielded-Twisted Pair, UTP) เป็นสายที่ทำมาจากลวดทองแดงสองเส้นที่นำมาพันเป็นเกลียวเข้าด้วยกัน เพื่อลดการรบกวนของสัญญาณจากภายนอก อัตราความเร็วในการส่งสัญญาณของสายยูทีพีจะส่งได้ช้าหรือเร็วขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่ต่อเชื่อมที่ปลายสายทั้งสองข้างและโปรแกรมที่ใช้ควบคุมและจัดการการสื่อสารนั้นๆ สายยูทีพีเป็นสายนำสัญญาณขนาดเล็กที่มีราคาไม่แพงและมีความเร็วในการส่งสัญญาณที่ดีพอสมควร แต่หากระยะทางในการเดินสายยาวมากจะทำให้เกิดการสูญเสียของสัญญาณได้
1.2 เอสทีพี (Shielded-Twisted Pair, STP) สายเอสทีพีเป็นสายนำสัญญาณที่มีลักษณะคล้ายสายยูทีพี ต่างกันตรงที่สายเอสทีพีจะประกอบด้วยคู่สายนำสัญญาณสองคู่ โดยที่คู่สายแต่ละคู่นอกจากจะนำมาพันกันเป็นเกลียวแล้วยังหุ้มด้วยแผ่นโลหะ (foil) บางๆ เพื่อป้องกันสัญญาณรบกวน แล้วใช้เส้นทองแดงที่ถักเป็นตาข่ายหุ้มทับคู่สายทั้งสองอีกชั้นหนึ่ง แล้วจึงมีเปลือกของสายสัญญาณที่เป็นฉนวนหุ้มอยู่ในชั้นนอกสุด
1.3 สายโคแอกเชียล (coaxial wire) นิยมเรียกกันสั้นๆว่า สายโคแอก (co-ax) เป็นสายที่มีสายนำสัญญาณเป็นสายเดี่ยวห่อหุ้มด้วยฉนวนเป็นแกน และหุ้มด้วยเส้นใยทองแดงที่ถักสานกันเป็นตาข่าย หรือห่อหุ้มไว้ด้วยโลหะบางๆ ทั้งนี้เพื่อป้องกันสัญญาณรบกวนจากภายนอก
1.4 เส้นใยนำแสง (fiber optics) เส้นใยนำแสงเป็นสายนำสัญญาณที่ใช้เทคโนโลยีในการนำสัญญาณที่แตกต่างไปจากสายประเภทอื่น กล่าวคือ สายนำสัญญาณทั่วๆ ไปจะเป็นสายที่ใช้นำสัญญาณไฟฟ้า แต่เส้นใยนำแสงจะเป็นสายสัญญาณที่ใช้นำคลื่นแสง (light pulse) ลักษณะของเส้นใยนำแสงจะมีแกนที่เป็นเส้นใยแก้วเส้นเล็กๆ เป็นตัวนำสัญญาณ เส้นใยนี้จะหุ้มด้วยพลาสติกแล้วใช้เส้นใยเคฟลา (kevlar) หุ้มทับอีกชั้นเพื่อความแข็งแรง เส้นใยนำแสงมีคุณภาพสูง แต่มีราคาสูงในการติดตั้ง
2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคมแบบไร้สาย
2.1 การใช้วิทยุโทรคมนาคม การสื่อสารในระบบนี้อาศัยคลื่นวิทยุเป็นตัวกลางในการสื่อสาร ข้อดีของการสื่อสารระบบนี้คือ ใช้งานง่าย ไม่ต้องอาศัยอุปกรณ์ที่สลับซับซ้อน แต่ข้อจำกัดคือ เป็นการสื่อสารด้วยเสียงแบบครึ่งอัตรา
2.2 การใช้ไมโครเวฟ การสื่อสารระบบไมโครเวฟเป็นการสื่อสารประเภทที่ผู้ส่งและผู้รับจะต้องอยู่ในแนวติดต่อกันที่เป็นเส้นตรงโดยไม่มีอะไรมาบัง (direct line-of-sight) ชุดรับ-ส่งสัญญาณไมโครเวฟจึงมักติดตั้งไว้บนอาคารสูง หรือติดตั้งไว้บนเสาสัญญาณสูงๆ การส่งสัญญาณในระยะทางไกลมากๆ สัญญาณก็จะถูกบดบังโดยความโค้งของผิวโลก ดังนั้นจึงต้องมีการติดตั้งสถานีถ่ายทอดสัญญาณเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว
2.3 การใช้ดาวเทียม ดาวเทียมมีคุณสมบัติหลายประการ เช่น ช่องสัญญาณดาวเทียมมีขนาดใหญ่ มีความสามารถในการครอบคลุมพื้นที่ในการสื่อสารกว้างขวาง ซึ่งพื้นที่ในการครอบคลุมของสัญญาณดาวเทียมเรียกว่า เขตสัญญาณบริการหรือฟุตพรินท์ (footprint) ดาวเทียมเพื่อการสื่อสารโทรคมนาคมจะเป็นดาวเทียมที่ใช้วงโคจรที่มีความสูงจากพื้นโลกประมาณ 22,300 ไมล์ในแนวเส้นศูนย์สูตร ดาวเทียมที่ความสูงระดับนี้สามารถโคจรไปพร้อมๆ กับการเคลื่อนที่ของโลก ข้อดีของดาวเทียมประเภทนี้ คือสามารถตั้งจานรับสัญญาณจากดาวเทียมไว้ได้อย่างถาวร โดยไม่จำเป็นต้องหันทิศทางของจานรับสัญญาณตามการเคลื่อนที่ของดาวเทียม
ดาวเทียมสื่อสารทำหน้าที่รับสัญญาณที่ส่งขึ้นมาจากสถานีดาวเทียมภาคพื้นดิน นำสัญญาณที่รับได้มาขยายแล้วจึงส่งกลับลงมายังสถานีรับสัญญาณภาคพื้นดิน โดยสัญญาณที่ใช้ในการรับส่งนั้นเป็นได้ทั้งสัญญาณแอนะล็อกและสัญญาณดิจิทัล ระบบการสื่อสารโดยใช้ดาวเทียมมีข้อดีคือ ใช้ในการสื่อสารระยะไกลๆ ได้เป็นอย่างดี สามารถใช้งานได้ในแทบทุกพื้นที่ในโลก แต่มีข้อจำกัดคือ มีค่าใช้จ่ายสูง และเนื่องจากสัญญาณต้องเดินทางจากพื้นโลกขึ้นไปสู่ดาวเทียมแล้วเดินทางกลับลงมาเป็นระยะทางประมาณกว่า 70,000 กิโลเมตร จึงทำให้เกิดการหน่วงของสัญญาณขึ้น


ตอนที่ 10.3 ประเภทของการประชุมทางไกล.


เรื่องที่ 10.3.1 การประชุมทางไกลด้วยเสียง
1. ความหมายของการประชุมทางไกลด้วยเสียง
การประชุมทางไกลด้วยเสียง (audio teleconference) เป็นการประชุมทางไกลที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสนทนาพูดคุยกันได้ โดยจะได้ยินแต่เสียงไม่สามารถที่จะเห็นภาพของผู้เข้าร่วมประชุมอีกฝ่ายหนึ่งได้ บางครั้งจำเป็นที่จะใช้ภาพประกอบการประชุม การประชุมในลักษณะนี้เรียกว่า การประชุมทางไกลด้วยเสียงประกอบภาพ (audiographics teleconference)
2. อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลด้วยเสียง
2.1 โทรศัพท์ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้แปลงเสียงของผู้พูดให้เป็นสัญญาณไฟฟ้า
2.2 ไมโครโฟนเพื่อการประชุม ไมโครโฟนประเภทนี้จะมีส่วนรับเสียงติดไว้รอบตัว เพื่อให้รับเสียงที่มาจากทิศทางต่างๆ รอบห้องได้
2.3 จอภาพ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการรับภาพนิ่ง หรือภาพที่เป็นสโลว์แกนทีวี
2.4 กล้องกราฟิก (graphic camera) เป็นกล้องโทรทัศน์ขนาดเล็กที่ติดไว้บนแท่น เพื่อใช้ในการถ่ายทอดภาพนิ่ง แผนภูมิ หรือแผนผังต่างๆ ที่ใช้ประกอบในการประชุม
2.5 โทรสาร
2.6 เอ็มซียู ในกรณีที่การประชุมทางไกลด้วยเสียงเป็นการประชุมพร้อมๆ กันมากกว่าสองแห่งขึ้นไป จำเป็นที่จะต้องมีอุปกรณ์เพื่อเชื่อมโยงสัญญาณ (bridge) จากจุดต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้ผู้เข้าประชุมในทุกจุดสามารถพูดและรับฟังได้พร้อมๆ กัน อุปกรณ์นี้เรียกว่า เอ็มซียู (Multipoint Control Unit, MCU)
3. การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยเสียง
การประชุมทางไกลด้วยเสียงใช้งานง่าย หากมีการติดตั้งระบบไว้เรียบร้อยแล้วผู้ใช้ก็เพียงแต่หมุนโทรศัพท์ติดต่อไปยังผู้ที่นัดหมายไว้ในการประชุม เมื่อติดต่อกันได้แล้วก็สามารถเริ่มประชุมได้เหมือนกับการประชุมทั่วๆ ไป ข้อดีของการประชุมทางไกลด้วยเสียงคือ มีค่าใช้จ่ายต่ำ สามารถจัดการประชุมได้ง่าย แต่มีข้อจำกัดคือ ไม่สามารถเห็นผู้เข้าร่วมประชุมในอีกที่หนึ่งได้
เรื่องที่ 10.3.2 การประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์
1. ความหมายของการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์
การประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์ เป็นการประชุมที่ประกอบด้วยเสียง ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว การประชุมประเภทนี้จะเป็นการประชุมที่ให้ความรู้สึกในการประชุมเหมือนกับการที่ผู้ร่วมประชุมเข้ามาประชุมร่วมกันจริงๆ (face-to-face meeting) มากที่สุด
การประชุมประเภทนี้สามารถจัดได้สองรูปแบบ คือ การประชุมในแบบที่เป็นการสื่อสารสองทางด้วยเสียงแต่สื่อสารทางเดียวด้วยภาพ (two-way audio/one-way video) และการประชุมในแบบที่เป็นการสื่อสารสองทางทั้งภาพและเสียง (two-way audio/two-way video)
2. อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์
2.1 ชุดการประชุมทางไกล ประกอบด้วย
2.1.1 กล้องโทรทัศน์ กล้องประเภทนี้เป็นกล้องขนาดเล็กที่มีคุณสมบัติหลายประการ ดังนี้
1) การควบคุมได้จากระยะไกล
2) การตั้งตำแหน่งและขนาดของภาพได้ล่วงหน้า (present position)
3) การจับภาพของผู้พูดได้โดยอัตโนมัติ (auto tracking)
2.1.2 จอภาพ ขนาดของจอภาพมีตั้งแต่ 29-34 นิ้ว
2.1.3 ไมโครโฟน เป็นไมโครโฟนที่มีความไวสูงในการรับเสียง มีความสามารถปรับระดับความดังของเสียงได้โดยอัตโนมัติ
2.1.4 อุปกรณ์โคแดก (CODEC) เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการผสม (multiplexing) ข้อมูลนำเข้าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นภาพ เสียง หรือตัวอักษรเข้าด้วยกันเพื่อส่งเข้าระบบโทรคมนาคม
ในกรณีที่เป็นการประชุมร่วมกันหลายจุดก็จะมีอุปกรณ์ต่อเชื่อมสัญญาณจากจุดต่างๆ เข้าด้วยกันหรือเอ็มซียู (MCU) รวมอยู่ด้วย
2.2 อุปกรณ์เสริม ได้แก่
- แทบเล็ต (tablet) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อเขียนข้อความหรือวาดภาพเพื่อให้ไปปรากฏบนจอภาพโดยตรง
- เครื่องกราดภาพ
- โทรสาร
- กล้องกราฟิก
- เครื่องเล่นและบันทึกเทปวีดิทัศน์ (Video Cassette Recorder, VCR)
3. การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์
การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์ก็มีวิธีการคล้ายๆ กับการประชุมทางไกลด้วยเสียงคือ ใช้วิธีติดต่อกันด้วยระบบโทรศัพท์ ข้อดีของการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์คือ ช่วยให้ผู้เข้าประชุมมีความรู้สึกเหมือนกับได้เข้าประชุมร่วมในที่เดียวกันจริงๆ แต่มีข้อจำกัดคือ ต้องการระบบโทรคมนาคมที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมสูงตามไปด้วย
เรื่องที่ 10.3.3 การประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
1. ความหมายของการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
การประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์ หมายถึง ระบบการประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์ และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เป็นสื่อในการประชุม การประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์มีหลายประเภทคือ ตั้งแต่การประชุมด้วยการส่งข้อความ การประชุมทางไกลด้วยเสียง และการประชุมทางไกลด้วยภาพและเสียง
2. อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
2.1 คอมพิวเตอร์ ควรจะเป็นคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถด้านมัลติมีเดีย (multimedia) ตามมาตรฐานเอ็มซีพี (Multimedia Personal Computer, MPC)
2.2 กล้องโทรทัศน์ กล้องที่ใช้กับคอมพิวเตอร์นี้จะเป็นกล้องขนาดเล็กที่สามารถวางไว้ได้บนคอมพิวเตอร์ หรือเป็นกล้องที่ติดอยู่กับแท่นและมีก้านเป็นข้ออ่อนที่สามารถดัดให้อยู่ในตำแหน่งต่างๆ ได้ตามต้องการ
2.3 โมเด็ม โมเด็มเป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการแปลงสัญญาณจากคอมพิวเตอร์ให้เป็นสัญญาณเสียงเพื่อให้สามารถรับส่งข้อมูลผ่านไปทางเครือข่ายโทรศัพท์ได้
2.4 โปรแกรมการประชุมทางไกล ทำหน้าที่ในการจัดการประชุม รับ ส่ง และแสดงผลข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่เป็นภาพ เสียงหรือข้อมูลในลักษณะอื่นๆ
3. การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
เนื่องจากอุปกรณ์ที่ใช้เป็นคอมพิวเตอร์ทั้งแบบตั้งโต๊ะและแบบโน้ตบุ๊กที่มีขนาดเล็ก ดังนั้น ลักษณะของการประชุมส่วนใหญ่จะเป็นการประชุมระหว่างบุคคล ข้อดีของการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์ คือ มีค่าใช้จ่ายต่ำ นอกจากนั้นยังใช้งานง่ายไม่ต้องต่อพ่วงอุปกรณ์อื่นๆ เพิ่มเติม สามารถทำการประชุมทางไกลในลักษณะเคลื่อนที่ได้อีกด้วย ส่วนข้อจำกัดคือ คุณภาพของภาพและเสียงที่ได้จะไม่ดีนัก จอภาพมีขนาดเล็กผู้เข้าประชุมในแต่ละข้างมีได้เพียง 1-2 คนเท่านั้น และความหนาแน่นของการใช้งานเครือข่ายบนอินเทอร์เนตอาจทำให้เกิดการสะดุดหรือเกิดความล่าช้าในการรับส่งข้อมูลได้
เรื่องที่ 10.3.4 การนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้ในองค์การ
ขั้นตอนในการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้ในองค์การ มีดังนี้
1. การสำรวจความต้องการ
การสำรวจความต้องการเริ้มจากการหาข้อมูลต่างๆ เช่น
- ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจขององค์การทำอยู่อย่างไร
- จะนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้ในกิจกรรมใดขององค์การได้บ้าง
- งบประมาณที่จัดไว้เพื่อการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้เป็นเท่าไร
- งบประมาณและเวลาที่จะประหยัดได้จากการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้
- ผลประโยชน์อื่นๆ ที่จะได้รับจากการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้
2. การออกแบบระบบการประชุมทางไกล
ในการออกแบบระบบการประชุมทางไกล นอกจากจะต้องออกแบบโดยกำหนดรูปแบบของการประชุมและเลือกวัสดุอุปกรณ์ให้สอดคล้องกับความต้องการในการใช้งานแล้ว ยังต้องคำนึงถึงการออกแบบระบบแสงสว่าง ระบบเสียง ระบบถ่ายเทอากาศ ระบบปรับอากาศ ตำแหน่งของห้องประชุม และการเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ในห้องประชุมให้เหมาะสมด้วย
3. การจัดการและการให้บริการระบบการประชุมทางไกล
เพื่อให้สามารถใช้งานระบบการประชุมทางไกลที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะต้องพิจารณาจัดระบบในเรื่องต่างๆ เหล่านี้ คือ
- การกำหนดแนวทางในการใช้งาน
- การจองใช้ห้องประชุม
- การจัดเจ้าหน้าที่ควบคุมอุปกรณ์
- การดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์
4. การประชาสัมพันธ์
เพื่อให้บุคคลากรในอง์การได้ใช้ประโยชน์จากระบบการประชุมทางไกลที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่ จะต้องมีการประชาสัมพันธ์ให้บุคคลากรในองค์การทราบถึงประสิทธิภาพและประโยชน์ของระบบ
5. การจัดฝึกอบรม
ในการใช้งานระบบการประชุมทางไกลจะต้องมีการฝึกอบรมทั้งผู้ใช้งานและผู้ที่ให้บริการ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้งานและผู้ให้บริการสามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. การประเมินผล
เมื่อได้นำระบบการประชุมทางไกลมาใช้งานแล้ว จะต้องมีการประเมินผลการใช้งานเพื่อนำผลการประเมินที่ได้ไปแก้ไขข้อบกพร่อง และปรับปรุงการใช้งานและการให้บริการให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น


บรรณานุกรม


Senn, James. Information Technology in Business. 2nd ed. New Jersy : Prentice-Hall Internation Inc., 1998.
William, Brian. Sawyer, Stacey and Hutchinson, Sarah. Using Information Technology : A Practice Introduction to Computers and Communications. Irwin Inc., 1995.
Laudon, Kenneth and Laudon, Jane. Management Information Systems : Organization and Technology. 3rd ed. Macmillan College Publishing Co., 1994.