หน่วยที่ 6 การจัดการเอกสาร


ตอนที่


6.1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร
6.2 ระบบการผลิตเอกสารในสำนักงาน
6.3 ระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร


แนวคิด


1. ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่างๆ นับตั้งแต่การผลิต การเผยแพร่ การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืนและการกำจัด เพราะเอกสารถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การ เอกสารเป็นสื่อที่บรรจุสารสนเทศ เพื่อช่วยให้สำนักงานดำเนินการได้ตามภารกิจที่ได้วางไว้
2. ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็น ระบบประมวลคำ ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้งโต๊ะ และระบบการจัดทำสำเนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบหรือสื่อประเภทใด
3. ระบบจัดเก็บและค้นคืนครอบคลุมระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกำหนดวิธีการในการค้นคืน
4. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สะดวกและทันต่อเหตุการณ์


วัตถุประสงค์


1. บอกความหมายและประโยชน์ของการจัดการเอกสารได้
2. อธิบายความสำคัญของเอกสารในสำนักงานได้
3. อธิบายความหมาย ประเภท และลักษณะของระบบการผลิตเอกสารได้
4. อธิบายความหมาย ประเภท และลักษณะของระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารได้


ตอนที่ 6.1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร


เรื่องที่ 6.1.1 วิวัฒนาการ ความหมาย และความสำคัญของการจัดการเอกสาร
1. วิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร
ในระยะต้น การจัดการเอกสารทำด้วยมือ ต่อมาในช่วงปลายศตวรรษที่ 19 มีการประดิษฐ์เครื่องพิมพ์ดีด ต่อมามีการประดิษฐ์เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า (ค.ศ. 1932) เครื่องประมวลคำ และคอมพิวเตอร์เข้าสู่งานสำนักงานอย่างกว้างขวางและรวดเร็วนับแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1980 ซึ่งมีการคาดการณ์ว่า ต่อไปเทคโนโลยีจะทำให้สำนักงานมีสภาพเป็นสำนักงานที่ไร้กระดาษ เพราะเอกสารต่างๆจะอยู่ในรูปที่คอมพิวเตอร์อ่านได้หมด
2. ความหมายของการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสาร เป็นการดำเนินการเอกสารที่ใช้ในสำนักงานให้เป็นระบบ นับตั้งแต่การผลิต การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืน และการกำจัด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารจากภายใน หรือภายนอก โดยมีกระบวนการในการจัดการเอกสาร พร้อมทั้งการนำเทคโนโลยีต่างๆมาใช้ เพื่อให้บริการในด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารภายในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ความสำคัญของการจัดการเอกสาร
3.1 ช่วยในการบริหารงานในยุคที่มีการแข่งขันกันทั่วโลก
3.2 ช่วยลดเวลาและทรัพยากรในการดำเนินงาน
3.3 เป็นหลักฐานกิจกรรมและการดำเนินงานของหน่วยงาน
3.4 กฎหมาย
3.5 เป็นเอกสารจดหมายเหตุ
เรื่องที่ 6.1.2 การจัดการภาพกราฟิก
1. แบ่งตามแหล่งที่มาของเอกสาร
1.1 เอกสารภายนอกสำนักงาน เช่น ใบสั่งซื้อจากลูกค้า ใบส่งสินค้าคืนจากลูกค้า
1.2 เอกสารภายในสำนักงาน เช่น ประกาศวันหยุด หนังสือเวียนตามหน่วยงาน
2. แบ่งตามสื่อที่จัดเก็บ
2.1 กระดาษ
2.1.1 ข้อดี มีความคุ้นเคย ใช้กันแพร่หลาย มีราคาถูก
2.1.2 ข้อจำกัด ไม่คงทนถาวร สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ ราคาจัดส่งแพง
2.2 วัสดุย่อส่วน หรือไมโครฟอร์ม
2.2.1 ข้อดี ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ มีความคงทน สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้
2.2.2 ข้อจำกัด ต้องใช้เครื่องอ่านโดยเฉพาะ ต้องเลื่อนอ่านตามลำดับ ไม่เหมาะในการนั่งทำงานเป็นเวลานาน
2.3 สื่อแม่เหล็ก
2.3.1 ข้อดี มีความสะดวก ใช้แพร่หลาย สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้ หรือภาพเคลื่อนไหวได้
2.3.2 ข้อจำกัด เสื่อมสภาพใน 5-10 ปี ต้องใช้ความระมัดระวังในการจัดเก็บ
2.4 สื่อแสง เช่น ออปติคอลดิสก์ วิดีโอดิสก์ หรือเลเซอร์ดิสก์
เรื่องที่ 6.1.3 วงจรเอกสารในสำนักงาน
วงจรเอกสารในสำนักงาน ประกอบด้วย
1. การผลิตเอกสาร เป็นการผลิตเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการผลิตเอกสารใหม่ ด้วยการพิมพ์ การเขียน การบอกจด และการจัดทำสำเนาเอกสาร
2. การเผยแพร่เอกสาร เป็นการจัดส่งเอกสารไปยังผู้รับ ไม่ว่าจะเป็นผู้รับภายในหรือภายนอกสำนักงาน
3. การใช้เอกสาร เป็นการนำเอกสารไปใช้ในการดำเนินงาน
4. การจัดเก็บเอกสาร เป็นการจัดเก็บเพื่อการใช้งานต่อไป โดยมีการประเมิน และการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบระเบียบ
5. การกำจัดเอกสาร เป็นการประเมินคุณค่าเอกสารว่าเอกสารประเภทใด กลุ่มใด ที่เมื่อพ้นกระแสการใช้งานแล้วไม่จำเป็นต้องจัดเก็บต่อไป


ตอนที่ 6.2 ระบบการผลิตเอกสารในสำนักงาน


เรื่องที่ 6.2.1 วิวัฒนาการ ขั้นตอน และความสำคัญของระบบการผลิตเอกสาร
1. วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสาร
วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสารเริ่มจากการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครื่องประมวลคำ เครื่องถ่ายเอกสาร ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่างๆ และระบบสำนักงานอัตโนมัติแบบบูรณาการ อุปกรณ์รับภาพกราฟิกประเภทอื่นๆ
2. ขั้นตอนและความสำคัญของระบบการผลิตเอกสาร
2.1 การจัดเตรียมเอกสาร
2.2 การพิจารณาวัตถุประสงค์
2.3 การจัดเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์
2.4 การควบคุมการผลิตเอกสารและบุคลากรผู้รับผิดชอบ
เรื่องที่ 6.2.2 ระบบประมวลคำและระบบดีทีพี
1. เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบประมวลคำและระบบดีทีพี
1.1 ฮาร์ดแวร์ ประกอบด้วย คอมพิวเตอร์ สื่อที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสาร เครื่องพิมพ์
1.2 ซอฟต์แวร์ อาจใช้ส่วนต่อประสานผู้ใช้เชิงกราฟิก (Graphical User Interface) ไวซิวิก (What You See Is What You Get,WYSIWYG) เวิรลด์ ไวด์ เว็บ
2. งานประมวลคำ เช่น โปรแกรมจุฬาเวิร์ด ไมโครซอฟต์เวิร์ด อามิโปร เป็นต้น ระบบประมวลผลคำ ยังสามารถช่วยให้มีการแก้ไขข้อความ การพิมพ์ การจัดรูปแบบเอกสาร และคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ
3. งานดีทีพี ระบบดีทีพีเป็นระบบที่ใช้ในการผลิตเอกสารเช่นเดียวกับระบบประมวลคำ สามารถผลิตเอกสารที่มีคุณภาพและมีความสวยงามได้โดยไม่จำเป็นต้องส่งไปจัดพิมพ์ที่โรงพิมพ์ ซอฟต์แวร์เช่น เพจเมกเกอร์ เวนชูร่า ควาก เอกซ์เพรส ยังสามารถช่วยให้มีการแก้ไขข้อความ การพิมพ์ การจัดรูปแบบเอกสาร และคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ เช่นใช้เป็นเครื่องกราดภาพ เครื่องถ่ายภาพดิจิทัล
เรื่องที่ 6.2.3 การจัดทำสำเนาเอกสารในสำนักงาน
1. ความสำคัญของการจัดทำสำเนาเอกสาร
การจัดทำสำเนาเอกสาร ช่วยให้สามารถเผยแพร่สารสนเทศที่อยู่ในรูปของเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีบทบาทสำคัญต่อการสื่อสารทั้งภายนอกและภายในสำนักงาน และมีความจำเป็นต้องจัดส่งสารสนเทศ หรือข้อมูลไปยังสาธารณะ หรือผู้รับจำนวนมากในเวลาเดียวกัน
2. เทคโนโลยีสำคัญในการจัดทำสำเนาเอกสาร
สามารถแบ่งกระบวนการสำคัญออกเป็น 2 ประเภท คือ
2.1 กระบวนการถ่ายภาพสำเนา โดยปัจจุบันได้มีวิวัฒนาการเป็นเครื่องถ่ายเอกสารภาพสี และจัดเรียงหน้าเอกสารโดยอัตโนมัติ
2.2 กระบวนการพิมพ์
2.2.1 การพิมพ์ออฟเซต เป็นกระบวนการทำสำเนาโดยเริ่มจากการนำภาพต้นฉบับของเอกสารที่จะจัดทำสำเนาเสียก่อน เมื่อได้ภาพต้นฉบับแล้ว จึงค่อยจัดทำสำเนาจากต้นฉบับ
2.2.2 การพิมพ์ตามความต้องการ โดยใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ความเร็วสูง มักนิยมใช้กับการจัดพิมพ์จดหมายเวียน จดหมายประชาสัมพันธ์ลูกค้า


ตอนที่ 6.3 ระบบการจัดเก็บและค้นคืน


เรื่องที่ 6.3.1 วิวัฒนาการ ความหมาย และความสำคัญของระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
1. วิวัฒนาการของระบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
ระยะต้นของการจัดเก็บเอกสารภายในตู้เอกสาร ซึ่งปัญหาเรื่องพื้นที่จัดเก็บทำให้พยายามจัดเก็บเอกสารในรูปที่มีการใช้พื้นที่น้อยลง จึงมีการพัฒนาทั้งวิธีการจัดเก็บ เครื่องมือจัดเก็บ ปรับเปลี่ยนลักษณะของเอกสารมาอยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อมีคอมพิวเตอร์พัฒนามารองรับความต้องการต่างๆ การจัดเก็บเอกสารจึงได้พัฒนาให้มีขนาดการจัดเก็บที่จำกัด มีประสิทธิภาพสูง ใช้งานคงทนเป็นเวลานาน
2. ความหมายของการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในสำนักงาน
การจัดเก็บเอกสาร เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่เอกสาร การจัดเก็บจะต้องเอื้อให้สามารถสืบค้นข้อมูลและใช้เอกสารได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายนอกหรือภายใน และไม่ว่าเอกสารที่เผยแพร่จะอยู่ในรูปกระดาษ วัสดุย่อส่วน หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ
3. ความสำคัญของการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในสำนักงาน
3.1 จัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต่อการดำเนินงานและการบริหารองค์การอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่จำกัดว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ วัสดุย่อส่วน หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์
3.2 ค้นคืนข้อมูลที่อยู่ในเอกสารและตัวเอกสารได้อย่างถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์ สะดวก และมีประสิทธิภาพ
รักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารตามลำดับความสำคัญของเอกสาร
3.3 ประหยัดทรัพยากรที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นคืน และใช้ทรัพยากรเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ วัสดุและทรัพยากรมนุษย์
เรื่องที่ 6.3.2 ลักษณะของการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในสำนักงาน
1. ลักษณะของการจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน
1.1 การจัดเก็บตามกระแสการใช้งาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1.1.1 เอกสารที่อยู่ในกระแสงาน
1.1.2 เอกสารกึ่งกระแสการใช้งาน
1.1.3 เอกสารที่พ้นหรือสิ้นสุดกระแสการใช้งาน
1.2 การจัดเก็บตามระยะเวลาในการจัดเก็บ
1.2.1 เอกสารที่จัดเก็บชั่วคราว เช่น การนัดหมาย การขอข้อมูล การฝากข้อความ
1.2.2 เอกสารที่จัดเก็บระยะยาว เช่น
1.2.2.1 เอกสารที่จัดเก็บไว้ถาวร เช่น บัญชีรายรับรายจ่าย หนังสือสัญญา สิทธิบัตร
1.2.2.2 เอกสารที่จัดเก็บไว้ตามระยะเวลานานตามอายุของเอกสารจะสิ้นสุดลง
2. ลักษณะของการค้นคืนเอกสารในสำนักงาน
2.1 การค้นคืนข้อมูลที่ปรากฏในเอกสาร เช่น หมายเลขใบสั่งซื้อ วันที่ออกใบสั่งซื้อ จำนวนที่สั่งซื้อ
2.2 การค้นคืนตัวเอกสารต้นฉบับ ซึ่งการนำเข้าเอกสารอาจมีวิธีดังนี้
2.2.1 การนำเข้าเป็นภาพกราฟิก
2.2.2 การนำเข้าเป็นข้อความ
2.2.3 การนำเข้าเป็นอิเล็กทรอนิกส์
เรื่องที่ 6.3.3 การจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. รูปแบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.1 ระบบคอมพิวเตอร์แม่ข่ายการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
1.1.1 ระบบจัดการฐานข้อมูล
1.1.2 ระบบแฟ้มข้อมูลเอกสาร
1.2 เครือข่ายสื่อสารภายในองค์การ
2. ตัวอย่างการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 การค้นคืนข้อมูลจากเอกสารโดยไม่ต้องการดูเอกสารต้นฉบับต้นฉบับทั้งหมด
2.1.1 การดึงข้อมูลจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยตรง
2.1.2 การพิมพ์ข้อมูลดัชนี หรือแอตทริบิวต์เข้าสู่ระบบการจัดการฐานข้อมูล
2.2 การค้นคืนข้อมูลจากเอกสารและต้องการดูเอกสารต้นฉบับทั้งหมด
3. ข้อควรคำนึงในการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 มาตรฐานในการจัดเก็บ
3.2 ฐานข้อมูล
3.3 แผนการดำเนินงาน


บรรณานุกรม


AIIM International http://www.aiim.org/
Bielawski,Larry and Boyle,Jim. Electronic Document Management System : A User Centered Approach for Creating,Distributing and Managing Online Publications. Upper Saddle River,NJ ; Prentice Hall PTR,1997.
Boyle , James. A blueprint for managing documents. Byte Manazine,May 1997.