หน่วยที่ 13 การเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ


ตอนที่

13.1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
13.2 การประเมินเพื่อเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ


แนวคิด


1. การเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติมีหลายแนวทาง และขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ
2. การประเมินเพื่อเลือกสรรระบบ หรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย การประเมินด้านเทคนิค การนำไปใช้ และค่าใช้จ่าย


วัตถุประสงค์


1.อธิบายถึงแนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติได้
2.อธิบายถึงแนวทางการประเมินเพื่อเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติได้


ตอนที่ 13.1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 13.1.1 ความหมายและองค์ประกอบของการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1. ความหมายของการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
การเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เป็นการใช้เทคนิคในการเปรียบเทียบหรือการเทียบเคียงเพื่อให้เห็นความแตกต่าง แล้วตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดเพื่อให้ได้มาซึ่งระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ทันสมัย มีประสิทธิภาพ สามารถใช้งานได้ตามความต้องการ
2. องค์ประกอบของการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
2.1 รายละเอียดของระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ต้องการ เช่น พื้นที่ ผังห้อง ระบบไฟฟ้า แสงสว่าง เสียง ระบบควบคุมอุณหภูมิและความชื้น
2.2 เวลาที่จะใช้ในการดำเนินการเลือกสรร
2.3 ผู้ที่จะดำเนินการเลือกสรร
2.4 วิธีการเลือกสรร เช่น กำหนดวัตถุประสงค์ กฎเกณฑ์ที่ได้กำหนดไว้ ความโปร่งใสในการดำเนินการ ความเหมาะสม ความง่ายต่อการทำความเข้าใจ
2.5 ราคาของระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติอยู่ในวงเงินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
2.6 ความคุ้มค่าในการใช้งาน
เรื่องที่ 13.1.2 แนวทางในการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1. การจัดทำเอกสารประกอบการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1.1 ข้อกำหนดหรือคุณสมบัติของระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานที่จะจัดหา เช่น สถานที่ติดตั้ง การติดตั้งระบบปฏิบัติการ ระบบโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน การระบุสิ่งแวดล้อมที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เป็นต้น
1.2 กำหนดการหรือสถานที่ที่เกี่ยวข้อง เช่น กำหนดวันเปิดซองประมูล
1.3 คุณสมบัติของผู้เสนอราคา
1.4 หลักฐานของบริษัทผู้ขายที่จะต้องใช้ประกอบการเสนอราคา
1.5 การเสนอราคา
1.6 หลักเกณฑ์หรือเงื่อนไขและสิทธิ์ในการพิจารณาเลือกสรรเป็นไปตามที่องค์การกำหนด
1.7 การทำสัญญาซื้อขาย
1.8 อัตราค่าปรับ
1.9 การรับประกันความชำรุดบกพร่อง
1.10 การชำระเงินและส่งมอบระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1.11 ข้อสงวนสิทธิ์ในการเสนอราคา และอื่นๆ
2. แนวทางในการประเมินเพื่อเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
2.1 การประเมินในเชิงคุณสมบัติ เช่น การประเมินความน่าเชื่อถือของบริษัทผู้ขาย
2.2 การประเมินในเชิงคุณภาพ เช่น การประเมินด้านเทคนิคและการนำไปใช้
2.3 การประเมินในเชิงผสม เป็นการประเมินผสมระหว่างสองข้อแรก
3. ขั้นตอนการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
3.1 การกำหนดเกณฑ์ เงื่อนไข ปัจจัย หรือองค์ประกอบต่างๆ
3.1.1 เกณฑ์ที่ใช้ในการกลั่นกรองคุณสมบัติเบื้องต้น สาเหตุที่องค์การควรประเมินบริษัทผู้ขายเพื่อประกอบการพิจารณาเลือกสรรมี 3 ประการ ดังนี้
1. เพื่อลดปัญหาความซับซ้อนในการประเมิน
2. ลดขอบเขตของค่าที่เป็นไปได้ของเกณฑ์หรือเงื่อนไข
3. การจัดส่งเอกสารประกอบการเลือกสรร
3.1.2 เกณฑ์ประกอบเพิ่มเติมที่ใช้ในการพิจารณาในขั้นต่อไป เช่น กำหนดเงื่อนไขการพิจารณาสมรรถนะการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ กำหนดเกณฑ์หรือเงื่อนไขย่อย
3.2 กำหนดน้ำหนักตามความสำคัญให้แก่เกณฑ์ตามข้อย่อย(2)ในข้อ 3.1
3.3 กำหนดหน่วยและวิธีการที่ใช้ในการวัดสำหรับทุกเกณฑ์หรือเงื่อนไขย่อยของเกณฑ์ตามข้อย่อย(2)ในข้อ 3.1
3.4 เลือกสรรผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดที่ผ่านการประเมินซึ่งสามารถวัดตามเกณฑ์หรือเงื่อนไขที่ต้องการ โดยพิจารณาความสามารถในการขยายประสิทธิภาพ การให้ความสนับสนุนทางการบำรุงรักษา ราคา ระดับคุณภาพของการให้ความสนับสนุนแก่ลูกค้า ความง่ายในการใช้คู่มือแนะนำการใช้ระบบด้านเทคนิค
เรื่องที่ 13.1.3 ประโยชน์ของการเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1. เป็นการเสริมความมั่นใจต่อองค์การ และบุคลากรในองค์การว่าได้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ดี เพราะได้ผ่านกระบวนการกลั่นกรอง และเลือกสรรมาแล้ว เช่น
1.1 การประเมินในด้านเทคนิค และการนำไปใช้งาน จะทำให้องค์การได้รับ
1.1.1 ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ได้มาตรฐาน มีคุณภาพดี มีประสิทธิภาพ ใช้งานง่าย ตรงตามวัตถุประสงค์
1.1.2 ได้ระบบใหม่ที่สามารถเชื่อมต่อ และสามารถทำงานร่วมกับระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่มีอยู่แล้ว ได้เป็นอย่างดี มีความยืดหยุ่นต่อการขยายระบบ หรือสามารถรองรับเทคโนโลยีที่ทันสมัยต่อไปในอนาคตได้
1.1.3 การบริการและสนับสนุนที่ดีจากบริษัทผู้ขาย
1.2 การประเมินในด้านค่าใช้จ่าย จะทำให้องค์การได้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติในราคาที่สมเหตุภายในวงเงินที่กำหนด
2. การกำหนดวิธีการที่ใช้ในการเลือกสรรโปร่งใสเปิดเผยได้ จะทำให้องค์การสามารถตอบคำถามในทุกขั้นตอนของกระบวนการเลือกสรร
3.ในขั้นตอนของกระบวนการเลือกสรร หากองค์การกำหนดให้บริษัทผู้ขายสาธิตประสิทธิภาพ และการใช้งานระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ต้องการจัดหา ก็จะทำให้
3.1 องค์การเชื่อมั่นว่าจะได้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ดีตรงตามความต้องการ สามารถใช้งานได้จริง
3.2 ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ได้ใช้งานง่ายซึ่งจะลดความเสี่ยงต่อการที่จะได้รับระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ หรือใช้งานไม่ได้
4. ในการแข่งขันประกวดราคา บริษัทผู้ขายอาจมีข้อเสนอพิเศษที่จะทำให้องค์การได้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย หรือมีประสิทธิภาพสูงกว่าที่องค์การกำหนดไว้ หรืออาจได้รับบริการพิเศษเพิ่มเติมจากบริษัทผู้ขาย
5. การเลือกสรรได้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ดี มีประสิทธิภาพมาใช้ในการปฏิบัติงาน จะทำให้องค์การสามารถ
5.1 ใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
5.2 เพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน
5.3 ลดต้นทุนในการดำเนินการ หรือต้นทุนในการผลิต
5.4 ลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน
6. จะทำให้บุคลากรในองค์การมีโอกาสในการพัฒนาความรู้และประสบการณ์ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย
7. การเลือกสรรได้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ดีจะส่งผลต่อ
7.1 การเพิ่มคุณภาพในการจัดการ การตัดสินใจ งาน บริการ และผลิตภัณฑ์
7.2 การเพิ่มประสิทธิภาพหรือศักยภาพขององค์การ
7.3 ภาพพจน์ในด้านการใช้เทคโนโลยีขององค์การดีขึ้น
7.4 การพัฒนาทักษะในการใช้ระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ


ตอนที่ 13.2 การประเมินเพื่อเลือกสรรระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 13.2.1 การประเมินด้านเทคนิคและการนำมาใช้ของระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1. ข้อพิจารณาประกอบการประเมินด้านเทคนิคและการนำไปใช้
1.1 เกณฑ์หรือเงื่อนไขที่มักใช้ในการประเมินบริษัทผู้ขายที่สำคัญ
1.1.1 ความพร้อมในการให้การฝึกอบรมการใช้ผลิตภัณฑ์
1.1.2 การให้การสนับสนุนด้านการติดตั้ง
1.1.3 เวลาที่ใช้ในการจัดส่ง
1.1.4 เวลาที่ใช้ในการให้บริการหลังการขาย
1.1.5 บริการสายด่วนปรึกษาปัญหา
1.1.6 จำนวนช่างเทคนิคในการให้บริการ
1.2 เกณฑ์หรือเงื่อนไขในการประเมินฮาร์ดแวร์
1.2.1 เนื้อที่ที่ใช้ในการติดตั้งฮาร์ดแวร์
1.2.2 ระยะเวลารับประกัน
1.2.3 ความครอบคลุมของการบำรุงรักษา
1.2.4 ความสามารถในการขยายหรือเพิ่มประสิทธิภาพ
1.2.5 สภาพแวดล้อมที่ระบบหรืออุปกรณ์ต้องการ
1.2.6 ความเร็วในการทำงาน
1.2.7 ความจุของหน่วยความจำ
1.2.8 เวลาเฉลี่ยที่คาดว่าระบบหรืออุปกรณ์นี้จะเสีย
1.2.9 ความพร้อมของระบบหรืออุปกรณ์สำรอง
1.2.10 ประวัติการซ่อม
1.3 เกณฑ์หรือเงื่อนไขในการประเมินซอฟต์แวร์
1.3.1 เกณฑ์หรือเงื่อนไขสำคัญในการประเมินซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ที่ควรพิจารณามีดังนี้
- บุคลากรที่ใช้ระบบ
- ขอบเขตการทำงานของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
- ประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
- ขอบเขตการทำงานของโปรแกรมอรรถประโยชน์
- ประสิทธิภาพของโปรแกรมอรรถประโยชน์
- การควบคุมการเข้าถึงระบบ
- โปรแกรมแนะนำการใช้ระบบ
- คำแนะนำการใช้ระบบ
- ความพร้อมทางด้านเอกสารหรือคู่มือที่เกี่ยวข้อง
- คุณภาพของเอกสารหรือคู่มือที่เกี่ยวข้อง
- ผู้ใช้อ่านแล้วสามารถเข้าใจได้ง่ายหรือไม่
- การให้บริการของผู้ขาย
- บริการสายด่วน
- เวลาที่ใช้ในการจัดส่ง
1.3.2 เกณฑ์หรือเงื่อนไขสำคัญในการประเมินโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน
- คุณภาพของเอกสาร
- ขอบเขตของการใช้โปรแกรม
- ประสิทธิภาพของโปรแกรม
- ความสามารถในการขยายหรือปรับปรุง
- ความพร้อมในการฝึกอบรม
- เวลาที่ใช้ในการจัดส่ง
- เวลาที่ตอบสนองในการบำรุงรักษา
- การสนับสนุนพิเศษอื่นๆ
เรื่องที่ 13.2.2 การประเมินด้านค่าใช้จ่ายของระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
1. ราคาฮาร์ดแวร์
เกณฑ์หรือเงื่อนไขในด้านราคาของฮาร์ดแวร์ ได้แก่ ราคาของระบบหรืออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ ราคาของอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ราคาของระบบการสื่อสารข้อมูล ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา ค่าจ้างหรือเงินเดือนของบุคลากร ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม เป็นต้น
2. ราคาซอฟต์แวร์
2.1 ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป มีเกณฑ์หรือเงื่อนไขในด้านราคา คือ ค่าใช้จ่ายสำหรับลิขสิทธิ์ ค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสารคู่มือ ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการสายด่วน ค่าใช้จ่ายสำหรับค่าธรรมเนียมในการทำสำเนา เป็นต้น
2.2 โปรแกรมประยุกต์ใช้งาน มีเกณฑ์หรือเงื่อนไขในด้านราคา คือ ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์ระบบงาน ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบงาน ค่าใช้จ่ายสำหรับลิขสิทธิ์ขององค์การ ค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสารคู่มือ ค่าใช้จ่ายสำหรับการฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายสำหรับบริการสายด่วน เป็นต้น


บรรณานุกรม


Green,G.H. Automation Your Office-How to DoItHow to Justify It. : McGraw Hill,1984.
Hirschheim, R.A. Office Automation : A Social and Organization Perspective. John Wiley & Sons, 1985.
Kendall,K.E. and J.E. Kendall. System Analysis and Design. : 3rd ed. Prentice-Hall,1995.