หน่วยที่ 11 การจัดการโครงการ


ตอนที่

11.1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการโครงการ
11.2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ
11.3 ตัวอย่างการใช้โปรแกรมเพื่อการจัดการโครงการ


แนวคิด


1.งานใดๆก็ตาม หากได้มีการกำหนดและบริหารงานในลักษณะของโครงการ มีกระบวนการการจัดการโครงการที่ชัดเจน โครงการเหล่านั้นย่อมสามารถควบคุมและดำเนินการให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ ล้วนเป็นการสนับสนุนให้งานต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการดำเนินไปด้วยดีและบรรลุผลสำเร็จ
3. งานด้านต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการสร้างตารางกำหนดการของงาน การกำหนดทรัพยากรย่อยต่างๆให้กับงาน การจัดทำรายการแบบต่างๆ รวมถึงการปรับกำหนดการ และการประเมินเพื่อติดตามความก้าวหน้าของโครงการนั้น สามารถจัดทำโดยใช้โปรแกรมการจัดการโครงการได้


วัตถุประสงค์


1. บอกความหมายความสำคัญ ประโยชน์และกระบวนการของการจัดการโครงการได้
2. อธิบายหน้าที่ ความเป็นมา และลักษณะของซอฟต์แวร์ เพื่อการจัดการโครงการได้
3. อธิบายการใช้โปรแกรมเพื่อการจัดการโครงการในการทำงานลักษณะต่างๆได้


ตอนที่ 11.1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการโครงการ


เรื่องที่ 11.1.1 ความหมายและความสำคัญของการจัดการโครงการ
1. ความหมายของงานที่จัดเป็นโครงการ
ลักษณะของงานที่เหมาะสมในการดำเนินงานในรูปโครงการ คือ
1.1 มีวัตถุประสงค์ชัดเจน
1.2 มีผู้ดำเนินงานจากผู้เชี่ยวชาญต่างสาขาวิชา
1.3 งานพิเศษที่ไม่เคยได้มีการกระทำมาก่อน ไม่สามารถกำหนดแนวทางการทำงานที่มีรูปแบบที่ชัดเจนได้จากงานครั้งก่อน
1.4 มักเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีใหม่ๆ
1.5 งานเฉพาะกิจชั่วคราว มีกำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานชัดเจน
1.6 มีวงรอบการดำเนินงานเป็นแนวทาง ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆกัน
2. การจำแนกงานโครงการ
2.1 ระดับความซับซ้อน
2.2 ระดับความไม่แน่นอน
3. ความหมายของการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการ เป็นศาสตร์ในการอำนวยการที่ผสมผสานการใช้ทรัพยากรมนุษย์และวัสดุเครื่องมือเครื่องใช้ ตลอดระยะโครงการโดยอาศัยหลักวิชาการเทคนิคสมัยใหม่ เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายทั้งด้านขอบเขตของงาน ภายใต้งบค่าใช้จ่ายที่ประมาณการ ในระยะเวลาที่กำหนดพร้อมด้วยคุณภาพและทำให้ผู้ร่วมงานพึงพอใจ
4. ความสำคัญของการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการมีความสำคัญ เพราะว่ารูปแบบการทำงานในปัจจุบัน เปลี่ยนไปเป็นการจัดตั้งหน่วยงานหนึ่งขึ้นมาดูแลและรับผิดชอบโครงการ โดยมีผู้จัดการโครงการ เป็นผู้รับผิดชอบและกำกับดูแลการจัดการโครงการภายใต้ข้อจำกัด 3 ประการ คือ ค่าใช้จ่าย เวลา และผลงานตามวัตถุประสงค์ ถ้าบริหารได้อย่างเหมาะสมก็กล่าวได้ว่า การจัดการโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่องที่ 11.1.2 ประโยชน์ของการจัดการโครงการ
1. การสร้างประสิทธิภาพในการสั่งการ
2. การสร้างความอิสระในการบริหารโครงการ
3. การลดความขัดแย้งและทำให้เกิดความร่วมมือจากทุกส่วน
4. การเพิ่มโอกาสในความสำเร็จของงาน
5. การสร้างเป้าหมายที่ชัดเจนของตนเอง
6. การสร้างผลงานจากโครงการ
7. การสร้างประสิทธิภาพในการติดตามงาน
8. การประหยัดต้นทุนในการดำเนินโครงการ
9. การนำเทคนิคการจัดการใหม่เข้ามาปรับใช้ในโครงการ
10. การสร้างความต่อเนื่องของงาน
11. การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อสาธารณชน
เรื่องที่ 11.1.3 กระบวนการในการจัดการโครงการ
1. หลักการในการจัดการโครงการ
1.1 การวางแผน ประกอบด้วย การจัดทำวัตถุประสงค์ การจัดทำแผนงานหลัก การจัดทำลำดับขั้นตอนของงาน การจัดทำตารางเวลา การจัดหาทรัพยากรมาสนับสนุน
1.2 การจัดโครงสร้าง ประกอบด้วย การสร้างโครงสร้างของโครงการการกำหนดมอบหมายหน้าที่ การจัดทำแนวนโยบาย การสร้างมาตรฐานในส่วนที่รับผิดชอบ
1.3 การสร้างแรงจูงใจ ประกอบด้วย การพิจารณาความต้องการของสมาชิก การจัดหารางวัลตอบแทนการจัดให้มีการเข้าพบปรึกษา
1.4 การอำนวยการ ประกอบด้วย การกำหนดขอบเขตอำนาจตัดสินใจ การพัฒนาส่งเสริมบทบาทผู้นำ การเพิ่มพูนทักษะการสร้างความสัมพันธ์ในหมู่คณะ
1.5 การติดตามควบคุม ประกอบด้วย การกำหนดมาตรฐานด้านค่าใช้จ่าย การจัดการสารสนเทศ การประเมินความก้าวหน้าเป็นระยะ
2. ขั้นตอนในการพัฒนาโครงการ
วงรอบการพัฒนาระบบ แบ่งเป็น 4 ระยะ
ขั้นที่ 1 การรวบรวมหลักการ โดยการ ตั้งต้นโครงการ ศึกษาความเป็นไปได้
ขั้นที่ 2 การกำหนดขอบเขต นิยามโครงการ นิยามระบบ โดยพิจารณาความต้องการของผู้ใช้และระบบที่ต้องการ
ขั้นที่ 3 การจัดหา ประกอบด้วยการออกแบบ การผลิต โดยการประกอบ การทดสอบ การนำมาใช้ มีการฝึกอบรม ทดสอบการยอมรับ และการติดตั้ง
ขั้นที่ 4 การปฏิบัติการ การบำรุงรักษาและประเมินระบบ เมื่อจะทำการปรับปรุงระบบ ก็ย้อนกลับไปขั้นที่ 1 อีกครั้ง


ตอนที่ 11.2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ


เรื่องที่ 11.2.1 แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ
1. หน้าที่ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ
บทบาทหลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ มีดังนี้
1.1 ช่วยจัดการด้านการวางแผนงาน
1.2 การจัดทำงบประมาณ
1.3 ช่วยกำหนดทรัพยากรที่ต้องใช้ในแต่ละงานย่อยของโครงการ
2. โครงสร้างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ
เอฟ แอล แฮริสัน ได้จัดโครงสร้างของระบบในการจัดการโครงการ เป็น 8 ระบบย่อย คือ
2.1 ระบบแบ่งแยกงานเป็นชิ้นงานย่อยๆ
2.2 ระบบจัดโครงสร้างคณะทำงาน
2.3 ระบบจัดตารางกำหนดการของโครงการ
2.4 ระบบจัดทำงบประมาณ
2.5 ระบบบัญชีค่าใช้จ่าย
2.6 ระบบการจัดการข้อมูลสารสนเทศ
2.7 ระบบนำเสนอรายงานผล
2.8 ระบบช่วยกำกับการจัดการ
เรื่องที่ 11.2.2 การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการจัดการโครงการ
1. การใช้คอมพิวเตอร์ในการเขียนผังข่ายงาน
แผนภูมิแกนต์ มีลักษณะกรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าเพื่อแสดงระยะเวลาในการดำเนินโครงการ และแสดงการก้าวหน้าหรือล่าช้าของโครงการเพื่อเปรียบเทียบผลกระทบในงานขั้นต่อๆไป ต่อมาการพัฒนาของแผนงาน เป็นแผนผังข่ายงาน เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้ต่ำที่สุด วิธีนี้เรียกว่า ซีพีเอ็ม (Critical Path Method,CPM) เพื่อช่วยในการคำนวณหาหนทางในการดำเนินโครงการให้เสร็จเร็วที่สุด ต่อมามีเทคนิคในการวางแผนโครงการขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนจำเป็นต้องหาหนทางที่ให้ผลดีที่สุดตามหลักการคำนวณวิจัยปฏิบัติการ โดยนำเอาความสัมพันธ์ของงานต่างๆมาพิจารณาอย่างชัดเจน สามารถระบุได้ว่างานใดมีความสำคัญลำดับก่อนหลัง เรียกว่า เพิร์ท (Program Evalution and Review Technique, PERT)
2. การใช้คอมพิวเตอร์ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ
คอมพิวเตอร์นำมาประยุกต์ใช้กับการจัดการโครงการด้านจำกัดความซับซ้อนของงาน การจัดตารางกำหนดการของโครงการ การจัดทำงบใช้จ่าย การวางแผนทรัพยากรที่ต้องใช้ การติดตามงาน การจัดทำรายงานความก้าวหน้าของโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถใส่ข้อมูลรายละเอียดในระดับงานย่อย แล้วใช้คอมพิวเตอร์รวมข้อมูลจำนวนมากขึ้นมาเป็นผลรวมระดับโครงการ
3. ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการจัดการโครงการ
3.1 คอมพิวเตอร์สามารถรองรับงานจำนวนมากๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.2 ความถูกต้องแน่นอน เหมาะกับโครงการที่มีความซับซ้อน
เรื่องที่ 11.2.3 ซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการโครงการ
1. หน้าที่ของซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวควรมีขีดความสามารถดังนี้
? สร้างและแก้ไขแฟ้มข้อมูลโครงการ เพื่อจัดทำเอกสารประกอบโครงการ
? นำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์อื่นๆมาจัดเก็บในฐานข้อมูลระบบ
? รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานย่อย ต้นทุนค่าใช้จ่าย เวลาที่ใช้ในงานย่อยเข้าด้วยกัน
หน้าที่ของซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการโครงการ อาจสรุปได้ดังนี้
1.1 การวางแผนกำหนดการและผังข่ายงาน
1.2 การจัดการทรัพยากร
1.3 การทำงบประมาณ
1.4 การควบคุมค่าใช้จ่ายและวิเคราะห์ประสิทธิภาพ
1.5 การทำรายงานและแผนภูมิ
1.6 การติดต่อกับผู้ใช้ความยืดหยุ่นและความง่ายในการใช้
2. ตัวอย่างซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการโครงการ
2.1 ไทม์ไลน์ แสดงผลในรูปแผนภูมิแกนต์ และผังข่ายงานเพิร์ท และรายงานสรุปทั้งด้านค่าใช้จ่าย การใช้ทรัพยากร และรายละเอียดชิ้นงาน
2.2 ไมโครซอฟต์โปรเจกต์


ตอนที่ 11.3 ตัวอย่างการใช้โปรแกรมเพื่อการจัดการโครงการ


เรื่องที่ 11.3.1 การสร้างและจัดการตารางกำหนดการ
1. การเตรียมแฟ้มข้อมูล
2. การจัดหัวข้อของงาน
3. การบันทึกงาน
4. การกำหนดตารางและปฏิทินการทำงาน
5. การกำหนดความสัมพันธ์ของงานย่อย
6. การกำหนดสภาวะข้อจำกัด
เรื่องที่ 11.3.2 การจัดทรัพยากรให้กับงานย่อย
กิจกรรมสำคัญที่ใช้ในการจัดแบ่งทรัพยากร
1. การสร้างรายการทรัพยากรของโครงการ
2. การกำหนดทรัพยากรให้กับงานและการถอดทรัพยากรออกจากงาน
3. การกำหนดปฏิทินเวลาทำงานของทรัพยากร
เรื่องที่ 11.3.3 การจัดพิมพ์รายงาน
ระบบจะมีรายงานให้เลือกหลากหลายรูปแบบให้เหมาะสมกับความต้องการ ดังนี้
- รายงานสรุปรวมของโครงการและข้อมูลพื้นฐาน
- รายงานเกี่ยวกับงานย่อยต่างๆ ในแผนภูมิแกนต์
- รายงานเกี่ยวกับทรัพยากร กำหนดเวลาของทรัพยากร
- รายงานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายต่างๆ
- รายงานติดตามความก้าวหน้า รายงานย่อยที่ล่าช้ากว่ากำหนด
เรื่องที่ 11.3.4 การประเมินและปรับตารางกำหนดการและการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ
1. การประเมินและปรับตารางกำหนดการ เพื่อให้เข้าใจถึงความเกี่ยวข้องสัมพันธ์ของงานย่อย เวลาที่เหลือเผื่อในกำหนดเวลา ข้อจำกัดของงานบางอย่าง เป็นต้น โดยมีขั้นตอน คือ
1.1 การตรวจสอบความสัมพันธ์ของงาน
1.2 การระบุ Critical Path
1.3 เวลาที่เหลือเผื่อในกำหนดเวลา
1.4 ข้อจำกัดพิเศษของงาน
1.5 การค้นหาทรัพยากรที่ถูกจัดสรรงานให้มากเกินไป
1.6 ต้นทุนค่าใช้จ่ายของงานย่อย
2. การติดตามความก้าวหน้าของโครงการ
ขั้นตอนหลักที่ต้องทำเพื่อติดตามความก้าวหน้า คือ
2.1 สร้างแผนงานชุดเบื้องต้น ตามตารางกำหนดการที่มีในขั้นต้น
2.2 ปรับตารางเวลาของงานย่อยเป็นระยะตามที่สะท้อนจากความก้าวหน้าของโครงการ
2.3 เปรียบเทียบกำหนดการที่แก้ไขแล้ว กับแผนงานชุดเบื้องต้น เพื่อพิจารณาว่าโครงการยังดำเนินการอยู่ในแผนงานที่กำหนด มีความเบี่ยงเบนจากแผนเดิมมากน้อยอย่างไรจะได้เตรียมแก้ไขปัญหาล่วงหน้า


บรรณานุกรม


Cleland,David. Project Management Strategic Design and Implementation. : New York : McGraw Hill,1995.
Microsoft. Microsoft User Guide for Microsoft Project for Windows 95 and Windows 3.1., 1995.
Nicholus,John. Managing Business & Engineering Project : Concept and Implementation. : USA : Prentice-Hall,1990.