หน่วยที่ 2 บทบาทและการใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ


ตอนที่


2.1 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติ
2.2 การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ


แนวคิด


1. สำนักงานอัตโนมัติมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานของหน่วยงานต่างๆ ทั้งในภาครัฐและเอกชน สำนักงานอัตโนมัติมีบทบาทในการทำให้หน่วยงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มีบทบาทในการทำให้ผู้บริหารมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้น และมีคุณภาพที่ดีขึ้นกว่าเดิม การจัดสำนักงานอัตโนมัติจะต้องพิจารณาหาเครื่องมือและปัจจัยต่างๆ ที่จะสนับสนุนผู้ใช้ให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. การช่วยให้ผู้ใช้ระดับต่างๆ ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเป็นหน้าที่ของสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งต้องทำงานทั้งในแบบอิสระ เป็นกลุ่มหรือทีมงาน และใช้ในการปฏิบัติงานข้ามสำนักงาน ดังนั้น การพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติจะต้องพิจารณาจัดหาเครื่องมือให้ผู้ใช้ระดับต่างๆทำงานได้
3. ระบบอินทราเน็ตและเอกซ์ทราเน็ตเป็นระบบเครือข่ายที่ใช้เทคโนโลยีแบบเดียวกับระบบอินเทอร์เน็ตและสามารถช่วยเป็นกรอบสำหรับสร้างสำนักงานอัตโนมัติ

 

วัตถุประสงค์


1. บอกความหมายของการจัดการสารสนเทศได้
2. อธิบายบทบาทของสำนักงานอัตโนมัติที่มีต่อหน่วยงาน ผู้บริหาร และการจัดการได้
3. ระบุเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับสนับสนุนงานของผู้ใช้ กลุ่มงาน และการเชื่อมโยงสำนักงานอัตโนมัติระหว่างหน่วยงานได้
4. อธิบายแนวทางการใช้คอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ กลุ่มงาน และผู้ใช้คอมพิวเตอร์ระหว่างสำนักงานได้


ตอนที่ 2.1 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 2.1.1 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการสารสนเทศ
1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไป
งานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน อาจจำแนกได้ดังนี้
1.1 งานรับข้อมูลและสารสนเทศ
1.2 การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ
1.3 การประมวลผลข้อมูล
1.4 การจัดทำเอกสารธุรกิจ
1.5 การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ
2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ
ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
เรื่องที่ 2.1.2 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการสื่อสาร
1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงาน
การสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์
2. บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
2.1 การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน
2.2 การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก
2.3 การประชาสัมพันธ์
2.4 การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร
3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
3.1 การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้
3.1.1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง
3.1.2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม
3.1.3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร
3.2 เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน
4.1 การประชาสัมพันธ์
4.2 การสื่อสาร
4.3 การทำงานทางไกล
เรื่องที่ 2.1.3 บทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการจัดการทั่วไป
1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไป
การจำแนกบทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการบริหารจัดการทั่วไป อาจทำได้หลายประเด็น
1.1 คุณภาพของการจัดการ
1.1.1 การวางแผน
1.1.2 การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร
1.1.3 การบริหารงบประมาณ
1.1.4 การบริหารงานโครงการ
1.1.5 การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน
1.1.6 การทำรายงาน
1.2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน
1.2.1 การประสานงาน
1.2.2 สารสนเทศ
1.2.3 การตัดสินใจ
1.3 การทำงานเป็นทีม
เทอร์บัน (Turban 1996) กล่าวว่าเป็นการทำงานถาวรหรือชั่วคราวที่คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปใช้วัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำงาน โดยกล่าวประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม ไว้ดังนี้
- กลุ่มงานเข้าใจปัญหาได้ดีกว่าคนเพียงคนเดียว
- บุคคลจะรับผิดชอบหากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
- กลุ่มงานค้นหาความผิดพลาดบกพร่องได้ดีกว่า
- กลุ่มงานมีสารสนเทศและความรู้มากกว่า
- ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกและกระบวนการทำงานดีขึ้น
- แต่ละคนมีพันธะผูกพันในข้อที่ร่วมกันตัดสินใจ
- แต่ละคนจะลดความรู้สึกที่จะต่อต้านสิ่งที่กลุ่มได้ตัดสินใจไปแล้ว
1.4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน
1.4.1 ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม
1.4.2 ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น
2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง
2.2 ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง
2.3 การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่
2.4 การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง
2.5 การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข


ตอนที่ 2.2 การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 2.2.1 การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับบุคคล
1. ประเภทของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับบุคคล
เมนชิง (Mensching 1991) แบ่งระดับผู้ใช้คอมพิวเตอร์เป็น 4 ระดับ
ประเภทผู้ใช้ คำอธิบาย
ผู้ใช้โดยตรง เขียนโปรแกรมและวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมือช่วยสร้างโปรแกรม
ผู้ใช้โดยอ้อม ใช้สารสนเทศที่สร้างจากสารสนเทศ แต่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ หรือทำงานเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์โดยตรง
ผู้ใช้โดยไม่เขียนโปรแกรม มีปฏิสัมพันธ์กับระบบด้วยการบันทึกข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์และผลลัพธ์จากระบบ
นักคอมพิวเตอร์อาชีพ เป็นผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ออกแบบระบบ และเขียนโปรแกรม

2. เครื่องมือที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 เครื่องมือประมวลผลข้อความ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร
2.2 เครื่องมือประมวลผลข้อมูล เช่น โปรแกรมสถิติ ฐานข้อมูล เครื่องคิดเลข
2.3 เครื่องมือกราฟิก เช่น เครื่องอ่านพิกัด เครื่องพลอตเตอร์
2.4 เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรสาร โทรศัพท์
2.5 เครื่องมือประมวลผลภาพกราฟิก เช่น ระบบค้นคืนสารสนเทศ จานบันทึกด้วยแสง
2.6 เครื่องมือบริหารเวลา เช่น ระบบรายชื่อ ระบบเตือนความจำ
2.7 เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ เช่น ส่วนต่อประสานภาษาธรรมชาติ ระบบพูดโต้ตอบ
2.8 เครื่องมือสนับสนุนสมรรถนะการทำงาน เช่น ระบบช่วยเหลือแบบออนไลน์ ระบบฝึกอบรมด้วยคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ 2.2.2 การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับกลุ่ม
1. การสร้างกลุ่มงานในสำนักงาน
1.1 เงื่อนไข
1.1.1 ปริมาณและคุณภาพ
1.1.2 ประสบการณ์
1.1.3 กระบวนการทางสังคม
1.2 ปัจจัย
1.2.1 ความพยายาม
1.2.2 ทักษะ
1.2.3 กลยุทธ์
1.3 ลักษณะกลุ่มงาน
1.3.1 ความเชี่ยวชาญ
1.3.2 ขนาดของกลุ่ม
1.3.3 การสื่อสาร
1.3.4 ความสมดุล
2. กรุ๊ปแวร์
2.1 ความหมายของกรุ๊ปแวร์ ระบบกลุ่มงาน เป็นซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่มของผู้ปฎิบัติงานซึ่งใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่าย
2.2 หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์กรุ๊ปแวร์
2.2.1 การแบ่งกันใช้สารสนเทศ
2.2.2 การเขียนเอกสาร
2.2.3 การจัดการข่าวสาร
2.2.4 การประชุมทางคอมพิวเตอร์
2.2.5 การจัดทำตารางนัดหมายกลุ่ม
2.2.6 การจัดการโครงการ
2.2.7 การสนับสนุนการสร้างทีมงาน
3. ข้อควรพิจารณาในการนำกรุ๊ปแวร์มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ
3.1 การคัดเลือกซอฟต์แวร์
3.2 การฝึกอบรม
3.3 การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรม
เรื่องที่ 2.2.3 การใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติในระดับองค์การ
1. วัตถุประสงค์ในการใช้คอมพิวเตอร์เชื่อมโยงระหว่างสำนักงาน
1.1 เพื่อการสื่อสารมีประสิทธิภาพ
1.2 การแลกเปลี่ยนข้อมูลมีมากขึ้น
1.3 การประสานงานระหว่างกันดีขึ้น
1.4 การลดค่าใช้จ่ายในงานเอกสาร
1.5 การเพิ่มสมรรถนะของพนักงาน
1.6 การติดตามสถานภาพการทำงาน
2. ระบบอินทราเน็ต
ระบบเครือข่ายภายในสำนักงานที่จัดทำขึ้นด้วยเทคโนโลยีเดียวกับอินเทอร์เน็ต เพื่อเป็นตัวกลางสำหรับส่งข้อมูล เพื่อเชื่อมโยงข้อความในเอกสารไปยังหน่วยงานต่างๆ ผู้ใช้จะเข้าทำงานในระบบโดยการใช้หมายเลขผู้ใช้และรหัสผ่านของแต่ละบุคคลติดต่อกับระบบ
3. ระบบเอกซ์ทราเน็ต
ระบบเครือข่ายที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ ซึ่งอาจเป็นพันธมิตรทางการค้าหรือลูกค้า เพื่อทำธุรกรรม หรือติดต่อสื่อสารระหว่างกัน โดยเฉพาะการสื่อสารด้วยเอกสารธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์


บรรณานุกรม


Turban,Efraim,McLean,Ephraim dand Wetherbe ,James. Information Technology for Management. New York : John Wiley & Sons, 1996.
Gonzales,Jennifer . The 21-st Century Intrenet. Nj :Prentice-Hall.1998.
Hackman,Richard and Oldham. Greg. Work Redesign. Addison-Wesley,MA, 1980.