หน่วยที่ 14 การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติ


ตอนที่

14.1 การประยุกต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงานสำนักงาน
14.2 การประยุกต์เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มในงานสำนักงาน
14.3 กรณีศึกษาในการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติ


แนวคิด


1. การประกอบกิจการธุรกิจสมัยใหม่ จำเป็นต้องสร้างองค์การเพื่อความแข็งแกร่งสำหรับการแข่งขันโดยเน้นเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพ การสร้างมูลค่าเพิ่ม การลดต้นทุน และการบริการที่ดีต่อลูกค้า
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ เป็นเทคโนโลยีที่มีส่วนช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์การ ทำให้องค์การสามารถใช้ทรัพยากรทางสารสนเทศในการดำเนินงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด
3. ระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นระบบที่สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ โดยเฉพาะการเพิ่มประสิทธิภาพ ความสะดวกสบาย การสร้างบรรยากาศ และภาพลักษณ์ที่ดี
4. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประโยชน์ในองค์การมีได้หลายรูปแบบ แต่ละองค์การจึงหันมาสนใจที่จะนำไปใช้


วัตถุประสงค์


1. บอกความจำเป็นของการนำเอาระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในองค์การได้
2. ระบุกล่าวถึงวิธีการทำให้องค์การมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วยการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ได้
3. อธิบายวิธีการและตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การได้
4. ยกตัวอย่างการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติในองค์การได้


ตอนที่ 14.1 การประยุกต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงานสำนักงาน


เรื่องที่ 14.1.1 การใช้ทรัพยากรทางด้านระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์
เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ
1.1 ระดับบุคคล ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก
1.2 ระดับกลุ่ม เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area Network, LAN)
1.3 ระดับองค์การ มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network) หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network) เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ
2. ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น
2.2 ระดับกลุ่ม ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน ซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกัน ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
2.3 ระดับองค์การ โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3. ข้อมูลข่าวสาร
ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง
4. บุคลากร
ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ
ในระดับกลุ่ม พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง
การทำงานในระดับองค์การต้องการทั้งบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในเชิงการพัฒนาและการเป็นผู้ใช้
เรื่องที่ 14.1.2 อินทราเน็ตในสำนักงานอัตโนมัติ
1. การใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ต
อินทราเน็ตเป็นเสมือนถนนของข้อมูลข่าวสารภายในองค์การที่เชื่อมโยงการใช้งานระดับบุคคล ระดับกลุ่ม ระดับองค์การ และยังเชื่อมไปยังภายนอกองค์การได้อีกด้วย การใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ตจึงเน้นให้เป็นทางด่วนข้อมูลสารสนเทศภายในองค์การ เพื่อให้การบริหารและการจัดการภายในองค์การเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น ประโยชน์ของการใช้อินทราเน็ต ดังนี้
1.1 การออนไลน์จากที่ห่างไกล จากการประยุกต์ใช้งานในองค์การอาจมีการตั้งฐานข้อมูลเพื่อให้บริการต่างๆ ในเครือข่ายอินทราเน็ต บุคลากรขององค์การสามารถเรียกใช้โดยผ่านโพรโทคอลที่ชื่อ เทลเน็ต (telnet) ทำการออนไลน์มายังสถานีบริการที่เปิดให้บริการ
1.2 การติดต่อสื่อสารระหว่างกันบนอินทราเน็ต การสื่อสารผ่านเครือข่ายอินทราเน็ตใช้หลักการเดียวกับอินเทอร์เน็ต คือ ใช้โพรโทคอลการรับส่งจดหมาย คือ เอสเอ็มทีพี (Simple Mail Transfer Protocol, SMTP) โดยส่งจดหมายระหว่างกันผ่านทางเครื่องบริการ บริการตู้จดหมายภายในองค์การ ระบบการรับส่งจดหมายอาจเรียกสั้นๆ ว่า อีเมล
1.3 การรับส่งแฟ้มข้อมูลระหว่างกัน เพื่อความสะดวกในการทำงานภายในองค์การและการโต้ตอบกันโดยการรับส่งข้อมูลจำนวนมากผ่านทางเครือข่าย วิธีการเช่นนี้จะมีโพรโทคอลเพื่อการรับส่งข้อมูลจำนวนมาก เรียกว่า การส่งไฟล์ระหว่างกันหรือเอฟทีพี (File Transfer Protocol, FTP)
1.4 การใช้เบราเซอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้บนเครื่องบริการมีมาตรฐานกลางที่เรียกว่า ข้อความหลายมิติ หรือไฮเปอร์เทกซ์ (hypertext) ผู้ใช้ใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเองในลักษณะที่เรียกว่า ไคลเอนต์ โปรแกรมที่เรียกใช้ทางฝั่งผู้ใช้เรียกว่าเบราเซอร์ ส่วนการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้กับเครื่องบริการใช้โพรโทคอลในการรับส่งข้อมูลที่เรียกว่า เอชทีทีพี (Hypertext Transport Protocol, HTTP)
เรื่องที่ 14.1.3 ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับงานสนับสนุนผู้บริหาร
โครงสร้างการทำงานภายในองค์การที่เกี่ยวกับสารสนเทศที่จะมีบทบาทเข้าสู่การทำงานภายในองค์การและผู้บริหาร แบ่งแยกระดับของงานที่เข้ามามีส่วนช่วยในการบริหารตามโครงสร้างสารสนเทศได้ดังนี้
1. ระบบรายการย่อย
ระบบรายการย่อย (transaction base) คือข้อมูลข่าวสารที่ใช้ในการดำเนินการในองค์การ ในเกือบทุกองค์การจะมีการดำเนินการต่างๆ อยู่มากมายในทุกกิจกรรม เช่น การส่งของ การรับวัสดุการผลิต การส่งสินค้าสำเร็จรูป เป็นต้น ทุกอย่างเกี่ยวข้องกับรายการย่อยที่ต้องเข้ามามีส่วนในการดำเนินการภายในองค์การ การดำเนินการระบบอัตโนมัติในองค์การ กับรายการย่อยนี้มีระบบดำเนินการได้สองรูปแบบ คือ แบบออนไลน์และแบบแบทช์
1.1 แบบออนไลน์ เป็นแบบที่ต้องการโต้ตอบทันทีแบบอัตโนมัติ เช่น เมื่อผู้ซื้อสินค้าต้องการซื้อสินค้าโดยใช้บัตรเครดิต การนำบัตรเครดิตให้พนักงานขายเพื่อตรวจสอบสถานะของบัตร และตรวจสอบวงเงินเครดิตก็กระทำแบบออนไลน์ ลักษณะเช่นนี้จึงเท่ากับว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และอัตโนมัติ
1.2 แบบแบทช์ เป็นแบบที่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นแฟ้มก่อน เมื่อจดได้จำนวนหนึ่งก็จะนำไปป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อการประมวลผล
ข้อมูลรายการย่อยเหล่านี้จะเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลเพื่อการใช้งานในระดับบริหาร และจัดการในองค์การได้มาก เพราะข้อมูลรายการย่อยที่เก็บเป็นฐานข้อมูลสามารถเก็บและเรียกใช้ผ่านทางอินทราเน็ตขององค์การได้เป็นอย่างดี
2. งานระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
งานระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารในระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้เรียกว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือเอ็มไอเอส (Management Information System, MIS) เป็นการดำเนินการเพื่อสร้างข้อมูลข่าวสารในลักษณะรายงานสรุปให้ผู้บริหารใช้ประโยชน์ จึงต้องขยายผลจากงานรายการย่อย เพราะเมื่อเก็บรายการย่อยไว้เป็นแฟ้มเป็นระบบฐานข้อมูลแล้วย่อมสามารถสร้างรายงานย่อหรือสรุปผลการดำเนินการต่างๆ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพในเชิงการบริหาร
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือดีเอสเอส (Decision Support System, DSS) จึงเป็นระบบที่ใช้เสริมในระบบสำนักงานอัตโนมัติได้ดี ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลต่างๆ ภายในองค์การแบบออนไลน์จากเอ็มไอเอสแล้วนำมาวิเคราะห์ทางสถิติ มีการคำนวณการหาจุดเหมาะสม
4. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร
ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงหรืออีเอสเอส (Executive Support System, ESS) เป็นระบบที่ดึงข้อมูลข่าสารทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์การ มาทำรายงานสรุปให้ทันสมัย เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลที่ผู้บริหารได้มาจากระบบทั้งหมดในองค์การย่อมทำให้การดำเนินในองค์การมีลักษณะเป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น ผู้บริหารระดับสูงต้องการข้อมูลในด้านต่างๆ ที่ดูได้ง่าย เป็นข้อมูลสรุป อาจจัดให้อยู่ในรูปแผนภูมิ รูปภาพ ข้อมูลสถิตและรายงานต่างๆ


ตอนที่ 14.2 การประยุกต์เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มในงานสำนักงาน


เรื่องที่ 14.2.1 ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added) เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้ การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง
2. การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
2.1 ระดับบุคคล ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น มีการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว โดยเฉพาะงานต่างๆ ดังนี้
2.1.1 งานด้านเอกสาร
2.1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ
2.1.3 การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ
2.1.4 การจัดการข้อมูล
2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร
2.2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น งานทางด้านบัญชี การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้
2.2.1 งานติดต่อสื่อสาร
2.2.2 การใช้ทรัพยากรร่วมกัน
2.2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน
เรื่องที่ 14.2.2 การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล (electronic mail,e-mail) เป็นระบบสื่อสารข้อความที่มีลักษณะเหมือนการส่งจดหมายทั่วไป แต่ข้อความหรือจดหมายนั้นเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ และส่งผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการรับส่งอย่างอัตโนมัติ
1. ลักษณะการใช้งานอีเมลในองค์การเพื่องานสำนักงานอัตโนมัติ
การใช้งานอีเมลในองค์การมี 2 วิธี คือ แบบออนไลน์และออฟไลน์ ดังนี้
1.1 วิธีการแบบออนไลน์ ผู้ใช้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ต่ออยู่กับเครือข่าย โดยมีโปรแกรมเชื่อมโยงไปยังเครื่องบริการที่มีตู้จดหมายของตนเองเก็บไว้ ทำการเรียกหยิบจดหมายออกมาดู มาเขียนโต้ตอบ หรือดำเนินการใดๆ กับจดหมายของตนได้
1.2 วิธีการแบบออฟไลน์ ผู้ใช้จะทำการใช้งานบนพีซีของตนเอง โดยมีโปรแกรมเมลสำหรับเครื่องรับบริการทำงานอยู่ เมื่อต้องการอ่านเมลจะมีการเชื่อมต่อไปยังเครื่องบริการ เพื่อคัดลอกจดหมายจากเครื่องบริการมาไว้ที่เครื่องรับบริการ ผู้ใช้จะทำการโต้ตอบจดหมายเฉพาะทางฝั่งเครื่องบริการเท่านั้น การเชื่อมต่อจะเชื่อมต่อชั่วขณะเพื่อดำเนินงานคัดลอกหรือส่งจดหมายจากนั้นจะเลิกติดต่อ
2. การใช้ประโยชน์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเพิ่มมูลค่าให้องค์การ
ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์มีส่วนช่วยเพิ่มให้กับการดำเนินในองค์การมากมาย ดังนี้
2.1 ความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร
2.2 การบริการทางอีเมล เป็นช่องทางที่ทำให้บริการขององค์การกว้างขวางขึ้น
2.3 การลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
2.4 การบริหารงานในองค์การใช้หลักการไม่ประสานเวลาได้ดีขึ้น
2.5 ความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์การดีขึ้น
เรื่องที่ 14.2.3 การจัดลำดับงานและการนัดหมาย
โปรแกรมสำเร็จรูปในเรื่องการจัดลำดับงาน และการนัดหมายใช้งานบนเครือข่ายภายในองค์การ โปรแกรมเหล่านี้เน้นใช้งานได้ตั้งแต่ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือใช้ร่วมกันทั้งองค์การ โปรแกรมสามารถทำได้ทั้งการเก็บรวบรวมกำหนดการนัดหมายต่างๆ ของบุคคลเอาไว้ มีปฏิทินให้ใช้งาน และสามารถแสดงสมุดวางแผนงานประจำวัน ช่วยให้มีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและร่วมงานกับผู้อื่นได้ดี
1. การสร้างและตรวจสอบการนัดหมาย
2. การกำหนดการและเชิญประชุม
3. การเตือนกำหนดการนัดหมาย
4. การจัดลำดับความสำคัญของงาน
เรื่องที่ 14.2.4 การประกาศแจ้งข้อความด้วยกระดานข่าว
กระดานข่าวเป็นกระดานที่เปิดให้ผู้อื่นสามารถเข้ามาอ่านข่าวสารได้ รูปแบบของกระดานข่าวที่ใช้ในองค์การมีหลายรูปแบบ มีโปรแกรมในลักษณะกระดานข่าวหลากหลายแบบ แต่ทุกแบบมีลักษณะในการแจ้งข่าวและรับข่าวสารจากผู้ที่จะนำมาประกาศแจ้งข้อความ
1. กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์
กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์ เป็นกระดานข่าวที่มีผู้พัฒนามานานแล้ว พัฒนาขึ้นมาใช้กับอินเทอร์เนต แต่ต่อมามีผู้นำมาใช้เป็นกระดานข่าวในองค์การของตนในรูปแบบที่ใช้เฉพาะกับอินทราเน็ต คือใช้เฉพาะในองค์การของตนเท่านั้น การใช้กระดานข่าวนี้มีประโยชน์ต่อองค์การมาก เพราะบางองค์การพนักงานอยู่กันคนละที่หรือต้องปฏิบัติภารกิจนอกที่ทำงานทุกวัน สามารถติดต่อเข้ามาทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อดูข่าวสารต่างๆ ได้ตลอดเวลา
2. กระดานเว็บหรือเว็บบอร์ด
จุดอ่อนของยูสเน็ตนิวส์คือ มีความยุ่งยากในการเขียนข่าวในลักษณะที่เป็นภาพ หรือมีลักษณะมัลติมีเดีย จึงมีผู้พัฒนาระบบกระดานที่ผู้ติดข่าวสามารถให้ข่าวสารในลักษณะข้อความ พร้อมรูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่นร่วมก็ได้ โดยการแจ้งความข่าวสารนี้กระทำบนโปรแกรมค้นผ่านหรือเบราเซอร์ (browser) เพื่อส่งข่าวสารไปเก็บไว้ยังเว็บของเครื่องบริการ ข่าวสารที่เขียนลงไปบนเว็บบอร์ดนี้ เป็นข่าวสารที่ใช้ร่วมกันบนเครือข่ายเวิรลด์ ไวล์ เว็บจึงทำให้ผู้เรียกใช้ง่ายและสะดวกในการเรียกดูข่าวสาร
3. ประโยชน์ที่ได้จากกระดานข่าว
- ใช้กระดานประกาศ แจ้งข้อความสาธารณะ
- ใช้เป็นเวทีแสดงความคิดเห็น แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือรับฟังความคิดเห็น
- ช่วยให้ผู้ทำงานที่อยู่ห่างไกลสามารถส่งข้อความถึงกัน และช่วยกันดำเนินการบางอย่างได้
- เพิ่มคุณค่าการใช้งานให้กับองค์การ
เรื่องที่ 14.2.5 การใช้ข้อความหลายมิติในงานสำนักงานอัตโนมัติ
เว็บเพจ คือข้อมูลที่เก็บด้วยหลักการของข้อความหลายมิติ และเชื่อมโยงข้อมูลเป็นเครือข่าย เรียกเครือข่ายข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตนี้ว่า เวิรลด์ ไวล์ เว็บ (World Wide Web, WWW)
1. การใช้ข้อความหลายมิติเป็นโฮมเพจส่วนบุคคล
การสร้างโฮมเพจส่วนตัวเป็นวิธีการที่จะทำให้บุคลากรทุกคนสามารถหาที่อยู่ภายในไซเปอร์สเปซ เพื่อประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจต่างๆ ผ่านทางโฮมเพจ และเป็นการแนะนำตัวเอง
2. การใช้โฮมเพจหน่วยงานแนะนำองค์การและประชาสัมพันธ์
โฮมเพจขององค์การจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์การที่เรียกว่า ข้อมูลย่อขององค์การ (company profile) มีการให้รายละเอียดสินค้าที่ผลิตหรือข้อมูลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์องค์การ
3. การใช้โฮมเพจในการโฆษณาขายสินค้าและรับส่งสินค้า
ปัจจุบันมีการทำธุรกิจผ่านทางด้านโฮมเพจเหล่านี้เป็นจำนวนมาก เกิดสภาพการทำธุรกิจบนเครือข่ายที่แพร่หลายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
เรื่องที่ 14.2.6 การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล
1. การประยุกต์สื่อสารทางเสียง
ระบบสื่อสารทางเสียงที่รู้จักกันดีคือ ระบบโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ จะมีระบบสื่อสารภายในที่เป็นตู้สาขาอัตโนมัติหรือพีเอบีเอกซ์ (Private Automatic Branchch Exchange, PABX) เป็นชุมสายโทรศัพท์ภายในองค์การ ปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านตู้สาขาอัตโนมัติพัฒนาไปมาก ใช้เทคนิคทางด้านดิจิทัลทำให้สามารถเชื่อมโยงกับชุมสายโทรศัพท์สาธารณะได้อย่างดี
การติดต่อทางเสียงมีแนวโน้มที่จะพัฒนาให้ก้าวหน้า และสะดวกยิ่งขึ้น ดังจะเห็นได้จากการที่มีระบบโทรศัพท์ไร้สายส่วนบุคคลหรือพีซีที (Personal Communication Telephone, PCT) ระบบโทรศัพท์เคลื่อนที่แบบรังผึ้งหรือเซลลูล่า
โฟน (cellular mobile phone) หรือระบบโทรศัพท์มือถือ
2. การเชื่อมโยงระบบโทรศัพท์กับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
การพัฒนาการทางเทคโนโลยีสามารถนำสัญญาณเสียงที่ใช้ในระบบโทรศัพท์ให้เป็นกลุ่มข้อมูล (package) ขนาดเล็กและใช้งานร่วมกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ การใช้สัญญาณเสียงเป็นกลุ่มข้อมูลเล็กๆ นี้ จะทำให้ระบบการสื่อสารด้านโทรศัพท์ใช้งานบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำให้การผนวกกันระหว่างข้อมูลกับเสียงเป็นไปได้มาก
3. การประชุมและระบบการประชุมทางวีดิทัศน์
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในลักษณะการประชุมทางวีดิทัศน์และการประชุมบนเครือข่ายทำให้เกิดสภาพการเปลี่ยนแปลงการทำงานในองค์การได้มาก เพราะสามารถลดระยะเวลาในการทำงาน และลดระยะทางขององค์การลงได้มาก สภาพการดำเนินงานในองค์การจึงต้องปรับเปลี่ยนการบริหารและการจัดการ โดยเน้นโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารที่จะเข้ามามีส่วนช่วยในการดำเนินการ เพื่อการแข่งขันที่นับวันจะต้องแข่งขันกันมากขึ้นและรุนแรงขึ้น


ตอนที่ 14.3 กรณีศึกษาในการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 14.3.1 ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติในงานด้านธุรกิจ
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติในงานด้านธุรกิจ มีการพัฒนาระบบการทำงานและสร้างระบบเครือข่ายต่างๆ ภายในองค์การให้เชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ หรือกองกลาง เพื่อทำให้กระบวนการทำงานและกระบวนการรับส่งเอกสารระหว่างกันภายในองค์การเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การได้ นอกจากนั้นองค์การสามารถผนวกและเพิ่มเติมระบบงานต่างๆ เช่น การรับส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลภายในองค์การ การแจ้งข้อความภายในองค์การ การติดต่อกับหน่วยงานภายนอกองค์การ เป็นต้น เพื่อทำให้เกิดระบบสำนักงานอัตโนมัติในองค์การที่สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น
เรื่องที่ 14.3.2 กรณีศึกษาเรื่องการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรืออีดีไอ (Electronic Data Interchange, EDI) เป็นการดำเนินการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีเป้าหมายที่จะรับส่งข้อมูลระหว่างองค์การ โดยข้อมูลทั้งหมดจะรับส่งกันทางสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่ต้องมีการแก้ไขระบบการจัดการข้อมูลภายในของตน
การส่งผ่านข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ให้ข้อดีมากมาย เพราะในปัจจุบันองค์ส่วนใหญ่หันมาใช้ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดการข้อมูลภายในองค์การ ดังนั้น ข้อมูลที่อยู่ในระบบสามารถส่งออกได้ทันที โดยไม่ต้องป้อนหรือพิมพ์ออกมาใหม่ อีกทั้งยังไม่ต้องเสียเวลาในการจัดส่งเพราะส่งเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ไม่ต้องส่งแบบที่เป็นกระดาษ ผู้รับข้อมูลก็นำข้อมูลไปประมวลผลอย่างอัตโนมัติได้เช่นกัน
ตัวอย่างการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดซื้อสินค้า
พิจารณาองค์การหนึ่งมีแผนกจัดซื้อที่ต้องการติดต่อกับร้านค้าหรือผู้ขายสินค้า การดำเนินการแบบเดิมจะมีการเตรียมเอกสารต่างๆ หลายขั้นตอน มีการส่งเอกสารระหว่างกันที่เกิดขึ้นคงต้องใช้เวลาหลายวัน หากเปลี่ยนรูปแบบการทำงานโดยหันมาใช้ระบบข้อมูลที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ และจัดแลกเปลี่ยนข้อมูลกับแบบอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินการเชื่อมต่อกันระหว่างผู้ซื้อ และผู้ขายสามารถทำให้วงรอบการดำเนินการเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว


บรรณานุกรม


Laudon, Kenneth, Carol, Traver and Laudon, Jane. Information Technology. Danvers : Boyd and Fraser Publishing, 1995.
Laudon, Kenneth, Laudon, Jane. Management Information Systems. 4th ed. New Jersy : Prentice Hall, 1996.
________. Information Systems and the Internet. Orlando : The Dryden Press, 1998.
Lucas, Henry. Information Technology for Management. 6th ed. New York : McGraw-Hill, 1977.
McLeod, Raymond. Management Information Systems. New Jersy : Prentice Hall, 1998.
O'Brien, James. Management Information Systems : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. New York : McGraw-Hill, 1999.
Stair, Ralph and Reynolds, George. Principles of Information Systems : A Managerial Approach. 3rd ed. Cambridge : Course Technology, 1998.
Turban, Efraim, Mclean, Ephraim and Wetherbe, James. Information Technology for Management. New York : John Wiley & Son, 1996.