หน่วยที่ 8 การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

ตอนที่

8.1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
8.2 ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
8.3 เทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล


แนวคิด


1.การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลอย่างเป็นระบบเป็นสิ่งที่ควรกระทำ เพราะจะช่วยให้บุคคลสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ที่จะต้องทำได้เป็นอย่างดี สามารถจัดเก็บสารสนเทศที่จำเป็นเพื่อการค้นหาได้ทันทีที่ต้องการ และนำพาไปสู่ความสำเร็จในการทำงานและการดำรงชีวิต
2.ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล ประกอบด้วย ฟังก์ชันการทำงานหลักสามฟังก์ชันหลัก ได้แก่ ฟังก์ชันนัดหมาย ฟังก์ชันติดตามงาน และฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร
3.เทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่ดีจะต้องเป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการกับสารสนเทศส่วนบุคคลได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และประหยัด โดยไม่มีข้อจำกัดใดๆ


วัตถุประสงค์


1. อธิบายความสำคัญและความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล ตลอดจนพัฒนาการองค์ประกอบ ประเภท และเกณฑ์การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลได้
2. อธิบายการใช้งานและประโยชน์ของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
3. อธิบายคุณลักษณะ จุดเด่น ช่องทางการสื่อสาร และมาตรฐานสำคัญของเทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่สำคัญได้


ตอนที่ 8.1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล


เรื่องที่ 8.1.1 ความสำคัญและความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
1.ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
แนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับบุคคลเป็นแนวคิดใหม่ที่ต้องอาศัยทักษะหลายด้านโดยเฉพาะอย่างยิ่งทักษะด้านการจัดการ ทั้งนี้เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประกอบกิจการงานและการดำรงชีวิตในยุคการเปลี่ยนแปลงดังเช่นปัจจุบัน แนวคิดนี้เรียกว่า การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลให้ประสบความสำเร็จมีขั้นตอนการดำเนินการ ดังนี้
1.1 วิเคราะห์ความต้องการด้านสารสนเทศของตนเอง
1.2 สำรวจและทดลองระบบ
1.3 พัฒนาความรู้และทักษะที่จำเป็นเพื่อให้สามารถกำหนดระบบที่เหมาะสมที่สุด
1.4 นำระบบที่ได้กำหนดแล้วมาใช้งาน
1.5 ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ
2. ความหมายของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล เป็นแนวคิดที่อาศัยทักษะหลายด้านในการดำเนินการกับสารสนเทศทุกประเภทที่แต่ละบุคคลได้รับ ทั้งที่เกี่ยวกับการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิต เพื่อให้สามารถนำสารสนเทศที่สำคัญหรือจำเป็นต่อบุคคลนั้นออกมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่องที่ 8.1.2 พัฒนาการของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
1. ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปกระดาษ ที่มีมาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
2. ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีความหลากหลายทั้งด้านรูปลักษณ์ ระดับความสามารถในการทำงาน และราคา ซึ่งแนวโน้มว่าในอนาคตจะมีความผกผันระหว่างขนาดของฮาร์ดแวร์และความสามารถในการทำงานของระบบ
3. ระบบจัดการสารสนเทศของกลุ่ม ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงสารสนเทศส่วนบุคคลของกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมกันเข้าด้วยกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ 8.1.3 องค์ประกอบและประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
1. องค์ประกอบของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
1.1 ส่วนรับเข้า ประกอบด้วย ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้ และข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
1.2 ส่วนประมวลผล
1.3 ส่วนแสดงผล
2.ประเภทของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
2.1 ประเภทรูปลักษณ์ ได้แก่ โปรแกรมสำเร็จรูป และอุปกรณ์เฉพาะ เช่น เครื่องพีดีเอ
2.2 ประเภทฟังก์ชันการทำงาน เช่น ประเภทพื้นฐาน ประเภทกึ่งซับซ้อน และประเภทซับซ้อน
เรื่องที่ 8.1.4 เกณฑ์การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
การเลือกระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลมีเกณฑ์ที่ควรคำนึงถึงทั้งด้านผู้ที่ใช้ระบบและตัวระบบ ดังนี้
1. ด้านผู้ที่จะใช้ระบบ ควรพิจารณาถึงเป้าหมาย ความต้องการด้านสารสนเทศ และสภาพแวดล้อมในการทำงาน
2. ด้านตัวระบบ ควรพิจารณาถึงความสามารถในการทำงาน ราคา ความยากง่ายในการใช้และการเรียนรู้ การสนับสนุนด้านเทคนิค การรับฟังความคิดเห็น ตลอดจนการทดลองใช้ระบบก่อนการตัดสินใจเลือกระบบใดระบบหนึ่ง


ตอนที่ 8.2 ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล


เรื่องที่ 8.2.1 ระบบนัดหมาย
1. ระบบนัดหมายส่วนบุคคล
ระบบนัดหมายส่วนบุคคล หรือปฏิทินการทำงานส่วนบุคคลเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลโดยทั่วไป ระบบนี้มีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายส่วนบุคคลที่เป็นกระดาษที่ทุกคนคุ้นเคยกันดี
2. ระบบนัดหมายกลุ่ม
ระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม หรือที่เรียกว่าระบบนัดหมายกลุ่ม จัดเป็นพัฒนาการที่เกี่ยวเนื่องกับระบบนัดหมายบุคคล การใช้งานของระบบนัดหมายกลุ่มจะบังเกิดผลหรือไม่ขึ้นอยู่กับปัจจัยสองประการ ประการแรก สมาชิกทุกคนในกลุ่มต้องใช้ระบบนัดหมายส่วนบุคคลในการบริหารเวลาของตนเอง และระบบนัดหมายส่วนบุคคลนั้นควรเป็นระบบเดียวกัน หากเป็นคนละระบบก็ต้องใช้รูปแบบของข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้สามารถแสดงผลพร้อมกันได้ และอีกประการหนึ่งคือ ระบบนัดหมายส่วนบุคคลที่สมาชิกทุกคนใช้จะต้องสามารถเข้าถึงได้โดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ 8.2.2 ระบบติดตามงาน
1. ระบบติดตามงานส่วนบุคคล
ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์ประเภทหนึ่งเช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกและเครื่องคิดเลข ที่มักเป็นส่วนเสริมอยู่ในระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลแทบทุกระบบ ระบบติดตามงานบุคคลหมายถึง บัญชีรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ
ระบบติดตามงานส่วนบุคคลมีระบบช่วยเตือนความจำ 3 รูปแบบ ได้แก่
- ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ เพราะระบบทั้งสองเชื่อมโยงกัน
- มีหน้าต่างเตือนความจำ แสดงขึ้นที่หน้าจอเมื่อมีการเปิดเครื่อง
- ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ถึงผู้ใช้
2. ระบบติดตามงานกลุ่ม
บุคลากรทุกคนต้องใช้ระบบติดตามงานส่วนบุคคลในการบริหารงานและเวลาของตนเองและระบบที่ใช้ควรเป็นระบบเดียวกัน เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ สำหรับระบบนัดหมายกลุ่ม คือมาตรฐานวี-กาเล็นดาร์
เรื่องที่ 8.2.3 ระบบติดต่อสื่อสาร
1. ระบบติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐาน
ระบบติดต่อสื่อสารแบบพื้นฐานมีลักษณะคล้ายสมุดจดที่อยู่ที่เป็นกระดาษ แต่การค้นหาข้อมูลมีการจัดเรียงลำดับในลักษณะต่างๆตามวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้งาน เช่น เรียงตามชื่อสกุล ชื่อหน่วยงานที่สังกัด
2. ระบบติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อน เช่น ระบบโทรศัพท์ และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์


ตอนที่ 8.3 เทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล


เรื่องที่ 8.3.1 เทคโนโลยีพีดีเอ
พีดีเอ (Personal Digital Assistant, PDA) เป็นเทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เฉพาะที่รวมฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ไว้ด้วยกัน และได้รับการพัฒนาขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะในการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลแต่เพียงอย่างเดียว
1. คุณลักษณะของพีดีเอ
1.1 การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ มีการพิมพ์ การถ่ายโอนข้อมูล การเขียน การแปลงข้อมูล การพูด
1.2 การจัดเก็บสารสนเทศ
1.3 การสื่อสาร อาจเป็นได้ทั้งแบบมีสายและไร้สาย
1.4 การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
1.5 การถ่ายโอนและแลกเปลี่ยนข้อมูล
2. ช่องทางการสื่อสารของพีดีเอ
2.1 เทคโนโลยีเซลลูลาร์
2.2 เทคโนโลยีอินฟราเรด
เรื่องที่ 8.3.2 ระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
1. จุดเด่นของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
1.1 การไม่มีข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่
1.2 การแสดงสารสนเทศในลักษณะมัลติมีเดีย
2. มาตรฐานสำคัญของระบบจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลบนเว็บ
ในปัจจุบันมาตรฐานที่กำลังเป็นที่นิยมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างระบบติดต่อสื่อสาร คือ มาตรฐานวี-การ์ด เช่น การนำมาใช้ประโยชน์ด้านนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับมาตรฐานในการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลระหว่างระบบนัดหมายและระหว่างระบบติดตามงาน คือ มาตรฐานวี-กาเล็นดาร์


บรรณานุกรม


Barreau.D. Context as a Factor in Personal Information Management System. Journal of the American Society for Information Science . 46(5),327-329.1995.
http://wirless.jhsph.edu/tech.html
http://www.imc.org/pdi/vcaloverview.html