หน่วยที่ 12 การวางแผนและพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ


ตอนที่

12.1 การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
12.2 การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
12.3 เออร์กอนอมิกส์ในสำนักงานอัตโนมัติ


แนวคิด


1. การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติในองค์การใดๆก็ตาม จำเป็นต้องมีการวางแผนการดำเนินงานไว้ก่อนล่วงหน้าอย่างระมัดระวังและรอบคอบ ทั้งนี้เพื่อให้การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่องค์การกำหนดไว้
2. การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การจัดทำหรือสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติขึ้นมาโดยดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกิจกรรมต่างๆ ที่ได้มีการกำหนดไว้แล้วในแผนการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ โดยมีวัตถประสงค์เพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบันให้กลายเป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการปฏิบัติงานของบุคลากรในสำนักงานนั้นๆ
3. เออร์กอนอมิกส์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นการศึกษาเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในสำนักงาน อาทิ อุณหภูมิ แสง เสียง เฟอร์นิเจอร์ ฯลฯ รวมทั้งอุปกรณ์เทคโนโลยีต่างๆ ภายในสำนักงานอัตโนมัติว่ามีผลอย่างไรต่อสุขภาพด้านร่างกายและจิตใจของบุคลากรภายในสำนักงานได้


วัตถุประสงค์


1. อธิบายขั้นตอนการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติได้
2. อธิบายขั้นตอนการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติได้
3. อธิบายลักษณะของเออร์กอนอมิกส์ภายในระบบสำนักงานอัตโนมัติได้


ตอนที่ 12.1 การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 12.1.1 ความหมายและความสำคัญของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ความหมายของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบันเพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฏิบัติที่เหมาะสม
2. ความสำคัญของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ช่วยกำหนดทิศทางขององค์การให้มีจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนชัดเจน
2.2 ทำให้การดำเนินงานมีระเบียบแบบแผนและมีระบบ
2.3 องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้เป็นอย่างดี
2.4 ผู้บริหารมีการตัดสินใจได้ดีขึ้น
2.5 ทำให้การวิเคราะห์ปัญหาต่างๆเป็นไปโดยรอบคอบระมัดระวัง
2.6 ทำให้การประสานงานระหว่างบุคลากรดีขึ้นลดการขัดแย้ง
2.7 สามารถควบคุม ติดตามและประเมินผลความก้าวหน้าของระบบงานได้
2.8 ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
2.9 ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และแนวความคิดใหม่ๆ
3. คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี
1.1 การครอบคลุมงาน
1.2 การประมาณ
1.3 การยอมรับ
1.4 การนำไปใช้
1.5 การเปลี่ยนแปลง
เรื่องที่ 12.1.2 องค์ประกอบของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. บุคลากรหรือทีมงานวางแผน ประกอบด้วย ผู้บริหาร ผู้ชำนาญการ ผู้ใช้ระบบ และผู้ดำเนินการ
2. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน ซึ่งเป็นเอกสาร และวิธีการดำเนินงานในปัจจุบัน
3. วัตถุประสงค์ของการวางแผน ซึ่งพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้
3.1 วัตถุประสงค์ของระบบ
3.2 ขอบเขตของงาน
3.3 งานที่ต้องดำเนินการ
3.4 ขั้นตอนการดำเนินการ
3.5 เวลา กำลังคน และทรัพยากรต่างๆ
4. วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์
4.1 เครื่องมือหรือเทคนิคในการวางแผน
4.2 ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น เช่น เงิน เวลา อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ
เรื่องที่ 12.1.3 กระบวนการในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ขั้นตอนของการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.1 การจัดเตรียมทีมงานวางแผน
1.2 การศึกษาความเป็นไปได้ ทั้ง 5 ด้าน คือ เทคโนโลยี เงินลงทุน การปฏิบัติงาน เวลา และกฎหมาย กฎระเบียบต่างๆ
1.3 การนำเสนอผลการศึกษาความเป็นไปได้
1.4 การปรึกษากับผู้บริหารระดับสูง
1.5 การศึกษาสำรวจเบื้องต้น 3 ประการ คือ ระบบปัจจุบัน ความต้องการของบุคลากร และเทคโนโลยีใหม่ๆ
1.6 การจัดทำแผน
2. ปัจจัยที่ควรคำนึงในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ข้อจำกัดอื่นๆ เช่น สภาวะแวดล้อม สังคม เศรษฐกิจ และปริมาณทรัพยากรต่างๆ
2.2 ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน
2.3 บทบาทขององค์การ


ตอนที่ 12.2 การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 12.2.1 องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ทีมงานพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.1 คณะกรรมการบริหารโครงการ มีหน้าที่ กำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ ขอบเขตการทำงาน จัดตั้งคณะทำงาน ฯลฯ
1.2 กลุ่มที่ปรึกษา มีหน้าที่ ให้คำปรึกษาแนะนำ ให้ข้อมูลรายละเอียด
1.3 กลุ่มผู้สนับสนุน มีหน้าที่ และข้อเสนอแนะและแนวทาง ให้การสนับสนุนด้านต่างๆ
1.4 กลุ่มคณะทำงาน ซึ่งเป็นบุคลากรผู้ใช้และเจ้าของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2. แผนงานการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 แผนกลยุทธ์ เป็นแผนงานระยะยาวครอบคลุมระยะเวลา 3-5 ปี
2.2 แผนดำเนินการ แผนระยะสั้นใช้ระยะเวลา 1 ปี โดยกำหนดรายละเอียดของสิ่งเหล่านี้
2.2.1 เป้าหมาย วัตถุประสงค์ และโครงสร้างขององค์การ
2.2.2 รายละเอียดความสามารถของระบบปัจจุบัน
2.2.3 การคาดการณ์ถึงเทคโนโลยีและวิทยาการที่จะมีผลกระทบต่อแผน
2.2.4 รายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำทั้งแผนระยะยาวและระยะสั้น
3. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการศึกษาและวิเคราะห์ระบบ มักจะใช้จากรายงานการศึกษาความเป็นไปได้มาประกอบการดำเนินการศึกษาและวิเคราะห์ระบบฯ
4. เครื่องมือหรือเทคนิคในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
4.1 การเขียนโฟลว์ขาร์ต เป็นเทคนิคการเขียนแผนภาพแสดงขั้นตอนการทำงานของระบบสำนักงาน ช่วยทำให้ทีมงานพัฒนาระบบฯ เกิดความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้น
4.2 การประมาณการ มีอยู่ 4 ชนิดคือ การมองภาพรวม การต่อรอง การใช้ประสบการณ์ และการระดมความคิด
4.3 การทำระบบต้นแบบ เป็นเทคนิคที่ใช้ช่วยในการออกแบบระบบฯ โดยการสร้างระบบต้นแบบหรือระบบจำลองขึ้นมา เพื่อตรวจหาข้อบกพร่องและปัญหาต่างๆ
4.4 การทำระบบเพื่อนำร่อง เป็นเทคนิคที่ค่อยๆสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติจริงๆขึ้นมาทีละส่วน
4.5 การเขียนแบบแปลน
5. วิธีการหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
5.1 กลยุทธ์ทรีพี มี 3 ขั้นตอนย่อย การทำต้นแบบ การติดตั้งระบบเพื่อนำร่อง และการจัดทำระบบจริง
5.2 วัฏจักรพัฒนาระบบ ประกอบด้วย 6 ขั้นตอนย่อยดังนี้
5.2.1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
5.2.2 การออกแบบระบบ
5.2.3 การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร
5.2.4 การดำเนินการติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ
5.2.5 การทดสอบระบบ
5.2.6 การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
6. ทรัพยากรอื่นๆ เช่น เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในระบบ ค่าใช้จ่ายหรือเงินลงทุน
เรื่องที่ 12.2.2 วิธีการในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ในที่นี้จะกล่าวถึงวิธีวัฏจักรพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle,SDLC)
1. วัฏจักรพัฒนาระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
1.1 การสัมภาษณ์ จากกลุ่มผู้บริหาร กลุ่มพนักงานปฏิบัติการ
1.2 การตอบแบบสอบถาม
1.3 การสังเกตการณ์
1.4 การสำรวจ
1.5 การจัดทำรายงาน
ขั้นตอนที่ 2 การออกแบบระบบ
2.1 การศึกษาเอกสารรายงานวิเคราะห์ระบบปัจจุบัน
2.2 การดำเนินการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ
- รูปแบบของสำนักงานอัตโนมัติ
- ประเภทของสำนักงานอัตโนมัติ
- อุปกรณ์ที่จำเป็น
- ระบบสื่อสารเครือข่าย
- ระเบียบวิธีปฏิบัติ
- ระบบรักษาความปลอดภัย
2.3 จัดทำรายงานออกแบบระบบ
ขั้นตอนที่ 3 การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร
3.1 การสำรวจและศึกษาข้อมูลเพื่อจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์และเทคโนโลยี
3.2 การดำเนินการจัดซื้อ จัดหา หรือจัดจ้าง
3.3 การจัดเตรียมสถานที่
3.4 การจัดฝึกอบรมบุคลากร
- การฝึกอบรมก่อนการทำงาน
- การฝึกอบรมแบบชี้แจงแนะนำ
- การฝึกอบรมระหว่างทำงาน
- การฝึกอบรมงานเฉพาะอย่าง
- การฝึกอบรมในชั้นเรียน
- การฝึกอบรมโดยบริษัทผู้แทนจำหน่าย
ขั้นตอนที่ 4 การทดสอบระบบ
4.1 การทำงานของระบบ
4.2 การปฏิบัติงานของบุคลากร
4.3 ความมั่นคงปลอดภัยของระบบ
ขั้นตอนที่ 5 การติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ
5.1 ติดตั้งฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์
5.2 ติดตั้งระบบซอฟต์แวร์
5.3 ติดตั้งระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 6 การปรับเปลี่ยนระบบ มีหลายวิธี แบบคู่ขนาน แบบทันทีทันใด และแบบทีละส่วนงาน
6.1 การกำหนดขั้นตอนในการปรับเปลี่ยนระบบ
6.2 การซักซ้อมความเข้าใจกับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง
6.3 การควบคุม กำกับ ติดตามปรับเปลี่ยนระบบ
6.4 การแปลงเอกสารข้อมูล
ขั้นตอนที่ 7 การประเมินผล ปรับปรุง และบำรุงรักษาระบบ
7.1 การประเมินผลระบบ 3 ด้าน คือ การปฏิบัติงาน เศรษฐกิจ และผลกระทบ
7.2 การปรับปรุงระบบ
7.3 การบำรุงรักษาระบบ
2. ประโยชน์ของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 มีคุณภาพและมาตรฐาน
2.2 ได้รับการอำนวยความสะดวก
2.3 ลดค่าใช้จ่าย
2.4 ประหยัดเวลา
2.5 ลดความผิดพลาด
2.6 มีความยืดหยุ่น
2.7 มีการควบคุม ดูแล และบำรุงรักษาอุปกรณ์
2.8 มีภาพพจน์ที่ดี


ตอนที่ 12.3 เออร์กอนอมิกส์ในสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 12.3.1 ความหมายและประโยชน์ของเออร์กอนอมิกส์
1. ความหมายของเออร์กอนอมิกส์
เออร์กอนอมิกส์ เป็นวิทยาศาสตร์ที่ศึกษาเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของมนุษย์กับปัจจัยและสิ่งแวดล้อมต่างๆภายในสำนักงาน เช่น เครื่องมืออุปกรณ์ เทคโนโลยี อุณหภูมิ แสง สี เสียง ฯลฯ ว่ามีผลกระทบต่อผู้ใช้ไปในทางบวกหรือลบ การออกแบบหรือจัดรูปแบบสำนักงานอัตโนมัติให้เป็นสถานที่ที่สะดวก สบายน่าอยู่ และปลอดภัยจึงถือเป็นหน้าที่สำคัญที่หน่วยงานหรือองค์การจะต้องดำเนินการ
2. ประโยชน์ของเออร์กอนอมิกส์
2.1 พนักงานรู้สึกสะดวกสบายและพึงพอใจในการทำงาน
2.2 ลดปัญหาสุขภาพต่างๆของพนักงาน
2.3 มีความยืดหยุ่นสูงในการเปลี่ยนแปลงแก้ไข
2.4 ประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ
2.5 เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน
2.6 สร้างภาพพจน์ที่ดีให้กับองค์การ
2.7 ช่วยเอื้อประโยชน์ในการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน
2.8 เอื้อให้องค์การไปสู่ผลสำเร็จ บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
เรื่องที่ 12.3.2 สิ่งแวดล้อมในสำนักงานอัตโนมัติ
1. ตัวอาคาร
1.1 มีการวางแผนการใช้พื้นที่อย่างละเอียดรอบคอบ คุ้มค่าและเป็นประโยชน์
1.2 มีระบบป้องกันและรักษาความปลอดภัยจากวินาศภัยต่างๆ
1.3 เป็นการใช้พื้นที่ที่ประหยัดพลังงานและใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ
1.4 การออกแบบตัวอาคารมีความยืดหยุ่นมากที่สุด
2. พื้นที่ทำงาน
ควรได้รับการออกแบบให้มีลักษณะที่เหมาะสมต่อประโยชน์การใช้สอยและมีความปลอดภัยมากที่สุด และส่งผลเสียหรือผลกระทบน้อยที่สุดต่อผู้ทำงาน หลักการออกแบบพื้นที่ทำงานที่ดี คือ
2.1 มีอากาศถ่ายเทได้สะดวกและปราศจากกลิ่นรบกวน
2.2 ไม่มีเสียงดังทำลายสมาธิ ก่อให้เกิดความน่ารำคาญ
2.3 จัดสัดส่วนของพื้นที่กับจำนวนผู้ทำงานเหมาะสม
2.4 จัดพื้นที่ให้โปร่งสบายตา มีการจัดวางของเป็นระเบียบเรียบร้อย
2.5 มีการจัดระบบสายไฟต่างๆเท่าที่จำเป็น
2.6 อุปกรณ์ต่างๆที่ผู้ทำงานทุกคนจำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน ควรจัดไว้ในบริเวณพื้นที่ที่เป็นศูนย์กลาง สะดวกและง่ายต่อการนำไปใช้สอย
2.7 ควรแบ่งพื้นที่ของหน่วยงานแต่ละหน่วยงานแยกออกจากกันเป็นสัดส่วน ไม่ปะปนกัน
3. อุณหภูมิและความชื้น
มีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมการทำงานของระบบปรับอากาศ ฟอกอากาศและระบายอากาศแบบอัตโนมัติ โดยอาจมีการปรับการทำงานของระบบเองในกรณีที่ระดับอุณหภูมิ คุณภาพอากาศ และปริมาณความชื้น มีค่าแตกต่างไปจากโปรแกรมที่ตั้งไว้
4. สี ควรจัดโทนสีให้เกิดความรู้สึกเย็นสบาย ผ่อนคลาย เช่น สีฟ้าหรือเขียว ในขณะที่ห้องที่ต้องการกระตุ้นให้เกิดความกระฉับกระเฉง ควรจัดสีโทนน้ำตาล ส้ม และเหลืองเพราะเป็นสีที่เร่งเร้า
5. เสียง
5.1 ควรเป็นห้องที่มีการจัดสภาพแวดล้อมห่างแหล่งกำเนิดเสียงรบกวนอย่างต่อเนื่อง
5.2 ควรเลือกใช้วัสดุบุดูดซับเสียง
5.3 ควรแยกเครื่องมืออุปกรณ์ที่ส่งเสียงรบกวนหรือน่ารำคาญแยกไปไว้ในอีกบริเวณต่างหาก เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
5.4 มีการลดระดับเสียง
5.5 มีเครื่องมือป้องกันเสียง
6. แสงสว่าง
6.1 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ เช่น ดวงไฟทุกดวงควรมีฝาครอบ ไม่ติดไฟในบริเวณที่แสงสว่างไปถึงเพียงพอ เป็นต้น
6.2 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่มีคอมพิวเตอร์ เช่น พยายามจัดวางตำแหน่งจอภาพไม่ให้เกิดแสงสะท้อนของหน้าต่าง ดวงไฟ หรือสิ่งอื่นๆที่มีผิวสว่าง ตำแหน่งหน้าต่างควรจัดอยู่ด้านขวามือของพนักงาน ตำแหน่งดวงไฟ ควรส่องลงมาที่ทำมุม 45 องศากับแนวตั้ง เป็นต้น
เรื่องที่ 12.3.3 เฟอร์นิเจอร์และเครื่องมืออุปกรณ์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. โต๊ะ
1.1 โต๊ะทำงาน ควรมีความสูงพอเหมาะกับรูปร่าง ไม่มีปัญหาในการวางพักเท้า เป็นต้น
1.2 โต๊ะประชุม ควรมีพื้นที่เหมาะสมกับปริมาณผู้เข้าร่วมประชุม มีความสูงพอเหมาะ จัดระยะห่างระหว่างผู้เข้าประชุมให้สบายไม่อึดอัด
2. เก้าอี้ ควรให้ความรู้สึกสบายแก่ผู้นั่ง พนักเว้าแนบแผ่นหลังผู้นั่ง มีความสูงพอเหมาะและมีที่พักวางแขน
3. การดูแลบำรุงรักษาอุปกรณ์ในสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 คอมพิวเตอร์
3.1.1 การจัดหาสถานที่ที่เหมาะสม
- ไม่ตั้งในที่ที่ถูกแสงแดดส่องถึง
- ไม่ตั้งในบริเวณที่มีฝุ่นละอองหรือควันไฟ
3.1.2 ทำความสะอาดฟลอปปี้ดิสก์ไดร์ฟด้วยน้ำยาและแผ่นทำความสะอาด
3.1.3 ใช้ผ้าสะอาดชุบน้ำยาทำความสะอาดแป้นพิมพ์
3.1.4 ใช้ผ้าสะอาดนุ่มๆและน้ำยาเช็ดกระจกเช็ดจอภาพ
3.1.5 มีระบบอนุรักษ์จอภาพ
3.2 เครื่องพิมพ์
3.2.1 ศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานให้เข้าใจ
3.2.2 หมั่นทำความสะอาดให้ปราศจากฝุ่นละออง
3.2.3 เลือกใช้กระดาษให้เหมาะสมกับชนิดเครื่องพิมพ์
3.3 โทรสาร
3.3.1 หมั่นทำความสะอาดหัวอ่านและหัวพิมพ์ของเครื่อง
3.3.2 ตั้งไว้ในที่ไม่มีฝุ่นและมีอากาศถ่ายเทสะดวก
3.4 เครื่องถ่ายเอกสาร
3.4.1 อย่าตั้งในที่ที่แสงสว่างส่องถึง
3.4.2 ควรควบคุมอุณหภูมิความชื้นในห้อง
3.4.3 พยายามตั้งเครื่องให้ได้ระดับระนาบ
3.5 ระบบเครือข่าย
ผู้จัดการระบบเครือข่ายจะต้องหมั่นตรวจสอบปริมาณงานที่วิ่งอยู่บนระบบเครือข่ายว่า มีความหนาแน่นเกินไปและส่งผลกระทบต่อความเร็วในการทำงานหรือไม่ อีกสิ่งที่สำคัญก็คือ ระบบรักษาความปลอดภัยจากบุคคลภายนอกและจากไวรัสคอมพิวเตอร์


บรรณานุกรม


Ray, Charles,Plamer,Janet and Wohl,Amy . Office Automation : A System Approach 3rd ed. Ohio : South-Western Educational Publishing,1995.
Barcomb,David. Office Automation : A Survey of tools and Technology . 2nd ed. 1989.
Norstand,Van. “Ergonomics Design for People at Work.” Vol.1 : Eastman Kodak Company,Human Factor Section.1983.